17. Особливості використання займенників у діловому мовленні

Переважна більшість документів пишеться від імені установи, підприємства, організації (тобто від І особи множини). Проте займенник ми в цій ситуації, як правило, пропускається; Наприклад: ділові листи часто починають дієсловом у І особі множини (Просимо…, Повідомляємо…, Рекомендуємо…).

Паралельною до розглянутої є форма ІІІ особи однини (Дирекція просить…, Банк повідомляє…).

Займенник Вам у деяких конструкціях теж опускається, що й створює загальне враження строгої об’єктивності викладу, типової для ділового стилю (Надсилаємо для ознайомлення…)

Проте бувають ситуації, в яких наявність чи відсутність займенника Вам, Вас, Вами змінює спрямування й тональність висловлювання. Так, звороти типу пропоную з’явитись…, вимагаю притягти до… виражають безапеляційну вимогу, а введення особового займенника Вам, Вас, Вами пом’якшує категоричність вимоги.

Вживання займенника І особи однини Я також обминається; розпорядження й накази розпочинаються дієсловом у І особі однини (Наказую…, Пропоную…) Ця займенникова форма можлива лише в особистих паперах і в деяких видах документів (автобіографія, доручення).

Як відомо, форма однини особового займенника Я не вживається не лише в діловому стилі, а й у науковому і, частково, публіцистичному. У цих стилях переважає так зване авторське ми, за яким автор ніби приховує свою особу, залучаючи читача до участі в міркуваннях.

У діловому стилі авторське ми застосовується в тих випадках, коли є потреба пом’якшити категоричність тону (ми приходимо до таких висновків).

Займенник свій часто буває зайвим у діловому документі, він дублює вже наявне в тексті слово (свої завдання трест виконав).

Слово окремий іноді вживається замість неозначеного займенника деякий. (окремі підприємства, окремі студенти). Не треба забувати, що основне значення окремий – це “незалежний”; бувають випадки, коли це значення виходить на перший план, тоді текст документа стає двозначним (студент виконував окремі завдання). Такої двозначності слід уникати.

18. Узгодження підмета і присудка

При складанні документів слід звернути увагу на правила узгодження підмета з присудком у ділових паперах:

1. Якщо підмет має у своєму складі числівник, який закінчується на одиницю (21, 81), то присудок ставиться в однині: Двадцять один працівник об'єднання подав заяву про звільнення з роботи. Вісімдесят один студент взяв участь у конференції.

2. Якщо числівник у підметі закінчується на два, три, чотири, присудок ставиться у множині, були переведені три працівники, чотири студенти пропустили заняття.

3. Підмет зі словами більшість, меншість, ряд, частина, багато, кілька в діловому стилі вимагають від присудка форми однини: Ряд пропозицій буде враховано. Більшість студентів буде зарахована на стипендію. Частина товару буде реалізовано. Кілька промовців буде запрошено до роботи конференції. Але, якщо головні члени речення розділені підрядним реченням, або коли головні члени речення є однорідними, то присудок ставиться у множині: Ряд питань, які внесені на обговорення, будуть поставлені на голосування. Кілька пунктів і параграфів будуть змінені.

4. Однорідні підмети із означенням, наприклад, значна частина, велика кількість, цілий ряд вимагають від присудка однини. Значна частина верстатів і механізмів відповідає сучасним вимогам.

5. При підметі, вираженому займенниками хто, дехто, ніхто, ніщо та ін. присудок ставиться у формі однини: Усі, хто пройшов реєстрацію, повинні з'явитися.

6. Якщо до складу підмета входить прикладка, виражена іменником іншого, ніж підмет, роду, присудок узгоджується в роді з підметом, а не з прикладкою: Виставка-продаж відбулася... Школа-інтернат відкрита з ініціативи... Недалеко від вокзалу знаходиться вагон-лабораторія, який веде контроль за станом повітря та води.

7. Присудок ставиться в однині, коли однорідні підмети розділені протиставними сполучниками не - а, не лише -а й: Не лише економічного, а й юридичного обґрунтування, потребує...8. Коли підмет - символічна або умовна назва, присудок узгоджується із загальною, родовою назвою: Об'єднання «Світанок» уклало угоду... Фірма "Світоч" допомогла... Банк "Аваль" надав пільги...

9. Якщо підмет абревіатура - присудок узгоджується в роді, числі, що й головне слово в словосполученні, від якого утворено абревіатуру: УАН (Українська академія наук) була заснована в 1918 році. ЗДУ (Запорізький державний університет) провів... У1999 році ПДВ (податок на додану вартість) становив...