Формирование системы защиты конфиденциальных документов

Конфиденциальное делопроизводство не имеет строгой нормативной документации, т.к.:

• Режим защиты и статус информации устанавливается собственником информационных ресурсов;

• Учитывается специфика деятельности конкретной организации. Учитываются виды угроз;

• Соотносятся затраты на ЗИ с возможным ущербом от потери этой конфиденциальной информации;

Конфиденциальное делопроизводство занимается управленческими документами или техническими, описывающие какой-либо технический процесс. Конфиденциальный документооборот работает не только с подписанными документами, но и с проектами документов, черновиками, эскизами, рабочими записями и т.д. ведется поэкземплярный и полистный расчет.

Задачи системы защиты конфиденциальных документов

Задачи:

1. Документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности. За время доставления информации до пользователя, информация должна быть актуальной;

2. Защиты документированной информации, образующийся в процессе конфиденциальной деятельности.

Организационные, технологические особенности системы защиты конфиденциальных документов

Организационные и технологические особенности:

1. Письменное или нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

2. Регламентирования состава содержащийся в готовых документах конфиденциальной информации.

3. Обязательный поэкземплярный и полистный учет всех документов, проектов и черновиков;

4. Максимально необходимая полнота данных о каждом документе;

5. Выделение помещения, его оснащение техническими средствами защиты и технологическими приспособлениями для работы с конфиденциальными документами;

6. Построение технологии документирования;

7. Разработка, оформление, изготовление, уничтожение конфиденциальных документов;

8. Создание постоянно действующей экспертной комиссии;

9. Определение порядка доступа к документу, проведение мероприятий по обучению персонала навыкам работы с конфиденциальными документами и контроль выполнения требований работы с конфиденциальными документами;

Конфиденциальный документооборот

1. Учет конфиденциальных документов (создание и его оформление):

   1. Назначение должностного лица, ответственного за учет, хранение и использование КД;

   2. Порядок подготовки и размножение документов;

   3. Отдельная регистрация документов;

   4. Формирование дел;

   5. Организация выдачи и хранения документов;

   6. Проверка наличия КД;

   7. Архивное хранение и порядок уничтожения;

Меры, применяемые при составлении документа: в верхнем правом углу первого листа документа, проставляется гриф ограничения доступа КОНФИДЕНЦИАЛЬНО, КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА и количество экземпляров или их порядковые номера (№1, №2). На экземпляре, который подшивается в дело, на обороте, проставляются фамилии/должности, допущенных к работе с документами, подпись и дата. Черновики, варианты документов, файлы уничтожаются путем помещения их в корзину, раз в год/полгода корзина вскрывается, документы просматриваются и по решению уничтожаются.

2. Размножение конфиденциальных документов производится:

   1. С разрешения руководства предприятия;

   2. С ограниченным количеством копий (каждая копия – адресно);

   3. В специально выделенном помещении;

   4. В присутствии должностного лица, ответственного за документ;

   5. С немедленным уничтожением бракованных копий;

3. Контроль исполнения конфиденциальных документов: регистрируются отдельно, листы журнала регистрации::

   1. Нумеруются;

   2. Прошиваются;

   3. Опечатываются;

   4. Указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе;

Столбцы регистрационного журнала:

1. Номер записи;

2. Дата регистрации документа;

3. Дата и номер документа (для входящих);

4. Откуда поступил или куда направляется;

5. Краткое содержание документа (заголовок);

6. Количество листов;

7. Количество экземпляров;

8. Исполнитель;

Все поступающие документы скрываются специально обученным человеком и проверяет:

1. Количество листов;

2. Количество экземпляров, наличия приложений к документу;

В случае недостачи или отсутствие в пакете конфиденциального документа, составляется акт в 2 экземплярах, второй экземпляр отправляется к отправителю.

4. Формирование и хранение дел, содержащих конфиденциальные документы;

Дело должно иметь:

1. Гриф ограничения доступа,

2. Список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом;

3. Нумерацию листов;

4. Внутреннюю опись документов;

5. Заверительный лист;

Хранение дел, содержащих КД, производится в опечатываемом сейфе или выделенном помещении, оснащенным специальными техническими средствами защиты.

5. Выдача и возврат КД: регистрируется в соответствующем журнале «выдача и возврат КД». Количество колонок – 9:

   1. Номер документа;

   2. Дата выдачи;

   3. Краткое содержание;

   4. Количество листов;

   5. Количество экземпляров;

   6. Кому выдан (ФИО);

   7. Подпись за полученный документ;

   8. Примечание;

При выдаче документа сверяется номер документа с номером в журнале регистрации, кол-во листов, экземпляров, ставится подпись и т.д. возврат КД осуществляется в тот же день. С разрешения руководство, КД могут выдаваться на срок, необходимый для работы с ними, при условии, что у исполнителя имеются условия, необходимые для хранения КД.

При возврате документа сверяется номер документа с номером в журнале учета выдачи документов, кол-во листов, ставится дата возврата и подпись лица, ответственного за документ. Передача документа или дела, осуществляется только сотрудником, ответственным за работу с КД, при обязательной записи в журнале. Запрещается:

1. Изъятие КД из дел;

2. Перемещение документа из одного дела в другое;

3. Несанкционированное копирование и вынос КД за пределы специально выделенного помещения;

5. Проверка наличия КД.

Экспертная комиссия проводит проверку наличия КД ежегодно (периодичность устанавливается нормативными документами). Заключается в сверке документов с регистрационными формами.

При установлении факта утраты КД:

1. Ставится в известность руководитель предприятия;

2. Ставится в известность Служба безопасности;

3. Применяются меры к розыску документа;

В случае, если утерянный документ не найден: составляется акт и вносится соответствующая запись в журнал регистрации.

Экспертная комиссия ежегодно производит отбор документов для архивного хранения или уничтожения. При передаче КД в архив, составляется отдельная опись и акт передачи документов. Архивное хранение производится в специально выделенном помещении или в опечатанных коробках.

5. Уничтожение КД

Уничтожение документов производится:

1. С обязательным составлением акта, утверждаемого руководителем;

2. В присутствии комиссии;

3. С помощью специальных устройств или способам, исключающие восстановление документа;

Для подготовки к контрольной, необходимо знать:

1. КИ, коммерческая тайна, служебная и т.д.;

2. Формирование системы защиты КД;

3. Конфиденциальный документооо