[18.09.2012]

Обзорная лекция по документоведению

Документ – информация, закрепленная на материальном носителе, в соответствии с определенными требованиями.

Классификация документов:

1. По происхождению:

   1. Личные;

   2. Официальные;

2. По способу документирования:

   1. Рукописные;

   2. Фото, кино- документы;

   3. Созданные с помощью компьютерной техники;

3. По месту составления (документопотоки):

   1. Входящие;

   2. Исходящие;

   3. Внутренние;

4. По количеству отражаемых вопросов:

   1. Простые;

   2. Сложные;

5. По ограничению доступа:

   1. Общедоступные;

   2. Секретные;

   3. Конфиденциальные;

6. По способу изложения материала:

   1. Индивидуальные;

   2. Трафаретные;

   3. Типовые;

7. По форме представления:

   1. Подлинник (оригинал) – первый, или единственный экземпляр документа, обладающий юридической силой;

   2. Копия – воспроизведение оригинала тем или иным способом, обладает такой же юридической силой, как и оригинал;

   3. Дубликат – копия документа, с надписью «дубликат», обладающая той же юридической силой, что и оригинал;

8. По степени подлинности:

   1. Подлинные;

   2. Подложные;

9. По срокам хранения:

   1. Постоянного;

   2. Долговременного (свыше 10 лет);

   3. Временного (менее 10 лет);

10. По сфере употребления:

    1. Управленческие:

       1. Организационные;

       2. Распорядительные;

       3. Организационно-справочные;

Документация – совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных, по признаку происхождения, назначения, вида, сфер употребления, единых требований к их оформлению.

Реквизит

Реквизит – обязательный элемент официального документа.

Официальный документ – документ, созданный с соблюдением требований, нормативно правовой базы.

Реквизит состоит из двух частей – постоянные и переменные.

Перечень реквизитов:

1. Герб РФ;

2. Герб субъекта РФ;

3. Эмблема организации или товарный знак;

4. Код организации (ОКУД);

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

6. Идентификационный номер налогоплательщика/под причинной постановки на учет;

7. Под форма документа;

8. Наименование организации;

9. Справочные данные об организации;

10. Наименование вида документа;

11. Дата документа;

12. Регистрационный номер документа;

13. Ссылка на регистрационный номер и дату;

14. Место составления или издания документов;

15. Адресат;

16. Гриф утверждения документа;

17. Резолюция (наносится от руки, содержит либо разрешение, либо запрещение):

    1. Поручение;

    2. Кому поручается;

    3. Срок;

18. Заголовок к тексту;

19. Отметка о контроле;

20. Текст документа;

21. Отметка о наличии приложения;

22. Подпись;

23. Гриф согласования документа (СОГЛАСОВАННО);

24. Визы согласования (подпись, расшифровка подписи, дата);

25. Оттиск печати;

26. Отметка о заверении копии;

27. Отметка об исполнителе;

28. Отметка об исполнении и направлении в дело;

29. Отметка о поступлении документа в организацию;

30. Идентификатор электронной копии документов;

ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Требования к оформлению документов».

Документооборот в организации, предприятии

Принципы организации документооборота в организации:

1. Централизация операций (прием, обработка и т.д.);

2. Максимальное сокращение инстанций прохождения документов и возвратных действий;

3. Маршрутизация отдельных видов документов (схемы движения документов);

4. Однократность регистрации документов;

5. Организация предварительного рассмотрения, распределения документов;

6. Внесение конкретных резолюций;

7. Исключения необоснованных согласований;

8. Снижение уровня подписания документов;

Документооборот:

1. Создание документа (поступление документа в организацию);

2. Согласованность;

3. Подписание документа руководителем;

4. Регистрация (документу присваивается номер и дата);

5. Исполнение:

   1. Контроль за исполнением документа;

   2. Исполнение документа;

6. Использование документа в информационно-справочной работе;

7. Формирование документа в дела;

8. Направление в архив или уничтожение;

Электронные документы

Электронный документ – информация, зафиксированная на материальной носителе, в виде набора символов, звукозаписей или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи, с целью хранения и общественного использования.

Электронный документ – форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения, с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитом диске или другом материальном носителе.

Функции электронного документооборота:

1. Управление документами в хранилище (добавление, изъятие, поддержание архива и т.д.);

2. Поиск документов;

3. Движение и контроль исполнения документов;

4. Формирование отчетов;

5. Администрирование;

[2.10.2012]