Создание таблицы

5. Начиная с клетки А1, создайте следующую ЭТ (рис. 1.1). Названия столбцов таблицы и фамилии сотрудников, числа и формулы вводите с первой позиции. Обратите внимание, что числа автоматически будут выровнены по правой гра­нице, а текст — по левой. В столбце D запишите формулы. На рис. 1.1 в строке формул показана формула для ячейки D2, в которой находится курсор.

6. Диапазон D3:D8 заполняют копированием формулы из ячейки D2. Для этого нужно выделить ячейки, начиная с ячейки D2 и до D8 включительно, мышью или при помощи клавиатуры (Shift и стрелка вниз) и через меню вызвать опе­рацию Правка — Заполнить — Вниз. Аналогичный результат можно получить, перетаскивая мышью маленький квадрат¹ в правом нижнем углу ячейки D2. Просмотрите формулы для всех сотрудников. Обратите внимание на автоматичес­кое изменение адресов в столбце D, которые при копировании формулы последовательно увеличены на единицу.

7 . Ячейка В9 рассчитывается по формуле |=СУММ(В2:В8)|. Ее можно ввести, набрав по буквам на клавиатуре, а можно выделить диапазон ячеек В2:В8 и нажать на инструмент сознаком суммирования ∑.

8. В простых случаях можно поступить наоборот — сначала установить курсор в ту ячейку, где должна быть получена сумма (например, В9), затем нажать на инструмент сумми­рования — программа предложит определенный диапазон,а пользователь либо подтвердит выбор, либо выделит иной диапазон ячеек. Опробуйте и этот метод.

9. В ячейки С9 и D9 формула суммирования копируется (вы­деление диапазона, а затем — пункт Правка — Заполнить —Вправо) или с использованием мыши перетаскивается вправо квадрат в правом нижнем углу ячейки. Опробуйте оба спо­соба копирования формулы.

Сохранение таблицы

10. Сохраните таблицу в вашей папке под именем Задача1. Для этого воспользуйтесь пунктом меню Файл — Сохранить. Не дописывайте расширение имени файла xls — оно будет до­бавлено табличным процессором автоматически.

11. Поменяйте у нескольких сотрудников заработную плату. Для редактирования содержимого ячеек используйте клавишу F2 или дважды щелкните мышкой на соответствующей ячейке. Обратите внимание на автоматическое изменение всех вы­числяемых ячеек.

12. Сохраните таблицу под прежним именем Задача1-

13. Внесите еще несколько изменений в таблицу и постарайтесь их запомнить.

14. Закройте таблицу без сохранения ее в папке (пункт меню Файл — Закрыть).

Открытие существующей таблицы

15. Откройте созданную вами таблицу (пункт меню Файл — От­крыть или инструментпапочка. Обратите внимание: ваши из­менения, сделанные при выполнении пункта 13 текущего задания, в таблице отсутствуют.

16. Закройте таблицу.

Задание №2

Приемы работы с электронной таблицей

Цели: знакомство с абсолютной адресацией ячеек, изучение способов добавления, удаления строк, столбцов и ячеек, редактирования формул, сортировки данных, изучение функции ЕСЛИ.

Теоретическая часть

В простейшем случае электронная таблица выполняет регистраци­онную функцию в ней удобно фиксировать совершившиеся события либо полученные результаты. В экономической деятельности подоб­ные таблицы имеют немалый удельный вес. И все же принципиальное отличие электронных таблиц от обычных таблиц состоит в том, что ЭТ представляет собой объекты, реализующие определенный алгоритм ре­шения задачи. Алгоритмы могут быть простыми и очень сложными — это зависит от задачи, но если они присутствуют, то именно алгоритмы и составляют основное содержание ЭТ, так как без реализации алго­ритма она перестает выполнять свою функцию. Важным для пользо­вателя моментом является то, что для создания таких таблиц не нужно знать алгоритмические языки программирования.

Тем не менее разработка ЭТ требует алгоритмического мышле­ния, что становится все более очевидным по мере усложнения задачи. Поэтому очень простые таблицы можно сделать в течение нескольких минут, а над некоторыми таблицами приходится очень и очень долго трудиться. Иногда создание ЭТ и вовсе оказывается пользователю не по плечу, поскольку не хватает именно алгоритмической подготовки.

В задании №2 в неявной форме излагаются приемы реализации линейных и ветвящихся вычислительных процессов в электронных таблицах. Основу для этого создают формулы, правила записи которых были рассмотрены в задании №1. Следует запомнить, при разработке таблиц нужно стремиться, чтобы вычислительный процесс протекал в порядке «слева—направо» и «сверху—вниз». Это рекомендация, а не обязательное требование. Иногда от нее целесообразно отступить, но без необходимости делать это не следует, поскольку восприятие реали­зованного в таблице алгоритма при этом усложняется.

В любой ЭТ можно четко выделить исходные данные, промежуточ­ные и окончательные результаты. Исходные данные вводит пользова­тель, а результаты вычисляются по формулам и помещаются в ячейки электронной таблицы. Использование адресов ячеек в формулах свя­зывает их в единый вычислительный процесс, ведущий от исходных данных к результату, т.е. реализующий алгоритм решения задачи.

Точно так же, как невозможно написать программу для компью­тера всю сразу, а приходится делать это оператор за оператором в соответствии с алгоритмом, и ЭТ не создается целиком, она строится постепенно, ячейка за ячейкой. Пользователь должен владеть набором приемов, которые позволяют достичь желаемого результата.

Выполнив данное задание, вы получите минимальный набор знаний для реализации линей­ных и ветвящихся вычислительных процессов в таблицах и, надеемся, преодолеет определенный психологический барьер, который всегда есть у каждого начинающего разработчика ЭТ.

Пример взят из реальной практики, он самым непосредственным образом затрагивает интересы всех, кто является наемным работником, поэтому включение в расчет некоторых деталей не является лишним и с познавательной точки зрения. Разбирайтесь с алгоритмом до пол­ной ясности, ведь, возможно, вы лучше будете понимать, как начисля­ется и ваша заработная плата.

Практическая часть

1. Откройте таблицу Задача 1 и сразу сохраните ее в своей папке под именем Задача2.

2. В рассматриваемом задании внешнему виду таблицы не придается значение, все внимание концен­трируется на построении формул и выполняемых операциях. Внешний вид будет темой следующего задания. Однако для удобства анализа целесообразно выделить полужирным шрифтом итоговую строку, а названия столбцов записать шрифтом размером 8 или 9 пунктов^..

3. Вставьте три строки перед строкой заголовка таблицы. Для этого установите курсор в ячейку А1 и используйте пункт меню Вставка — Строки. В ячейку А1 введите текст «Рас­ четная ведомость», в ячейку А2 — текст «Ставка НДФЛ²», в ячейку A3 — «Процент премии», в ячейку В2 — число 13%,в ячейку ВЗ — число 25%.

4. Создайте новые столбцы «Налог на доходы» и «К выплате». При этом для столбца «Налог на доходы» задайте формулу, в которой используйте значение ячейки В2, поставив знак доллара перед обозначением столбца и перед номером строки ($В$2) Это будет абсолютная ссылка на ячейку. При копировании формулы для всех со­трудников адрес этой ячейки останется без изменения

5. Для закрепления материала самостоятельно задайте фор­мулы для вычисления премии. Пусть она вычисляется как процент (ячейка ВЗ) от оклада.

6. Формулы для вычисления столбца F и итоговых сумм создайте самостоятельно, руководствуясь смыслом задачи