4. Контролінг організаційних комунікацій і організаційної культури

Своєчасний аналіз організаційних комунікацій дозволяє:

• виявити найбільше (найменше) навантажені у інформаційному відношенні підрозділи й визначити характер взаємодії, що зумовив встановлений рівень інтенсивності;

• оцінити ступінь оптимальності інформаційного обміну підрозділів усередині свого блоку й поза ним;

• виявити неформалізовані відносини керівництва й підлеглих;

• оцінити ступінь автономності діяльності кожного підрозділу;

• оцінити ефективність зворотного зв’язку між елементами структури управління;

встановити ефективність комунікаційно-інформаційних процесів тощо.

Організаційні комунікації – це процес і результат обміну інформацією між елементами структури управління, що забезпечує координацію дій окремих елементів системи управління, досягнення взаємоузгодження функціонування її частин.

Основними категоріями процесу організаційної комунікації є категорії комунікаційного процесу: відправник, повідомлення, канал, код, контекст, одержувач, шуми (перешкоди), зворотній зв'язок.

Організаційні комунікації характеризуються напрямком, статусом каналу передачі інформації, ступенем завантаженості, відкритості, часом виникнення, можливістю здійснення управлінського впливу, способом організації передачі інформації.

Можна виокремити наступні види організаційних комунікацій (табл. 5.3), синтезування яких впливатиме в цілому на якість організаційних зв’язків. Найбільше дослідженим аналітиками є вид організаційних комунікацій залежно від напрямку інформаційного потоку.

Таблиця 5.2

Види організаційних комунікацій

Класифікаційна ознака	Вид організаційної комунікацій
Залежно від напрямку інформаційного потоку	горизонтальні: між підрозділами одного рівня (рекомендації, розв’язання проблем усередині відділу, координація роботи); вертикальні: знизу догори (проблеми, пропозиції, скарги, оперативні питання, звітність) і від верху до низу (регламентні документи, вказівки, вселяння, правила)
За статусом каналу передачі інформації	формальні (офіційні) неформальні (неофіційні)
Залежно від напрямку по відношенню до системи управління	вхідні; вихідні
Залежно від завантаженості потоку передачі інформації	інтенсивні; неінтенсивні
За ступенем складності	прості; складні
За часом виникнення	регулярні; періодичні; оперативні
За можливістю здійснення управлінського впливу	керовані; некеровані
За ступенем відкритості	відкриті; закриті (призначені конкретній особі)
За способом організації передачі інформації	особисто; письмово; по телефону, телеграфу, радіо та телебаченню; електронною поштою; кур’єром тощо

Основними об’єктами і параметрами контролінгу організаційних комунікацій є:

1. відповідність організаційних комунікацій місії, стратегії та сучасному стану компанії;

2. оптимальність організації комунікаційних потоків;

3. ефективність зворотного зв’язку;

4. якість інформаційного забезпечення.

Під час здійснення контролінгу організаційних комунікацій, треба звернути увагу на основні бар’єри на їх шляху:

• викривлення повідомлень (ненавмисно, свідомо, в результаті фільтрації, через статусні відмінності, через острах перед покаранням або відчуття безглуздості комунікацій);

• інформаційні перевантаження – перевищення реальних можливостей системи та осіб, що входять до неї, обробляти інформацію;

• неефективна структура організації – чим вище в компанії вертикаль влади (кількість ієрархічних рівнів), тим більше ймовірність викривлення інформації;

• некомпетентність персоналу – комунікативна, професійна та методологічна;

• неефективний спосіб організації робіт та розподілу задач;

• конфлікти як між підрозділами, так і між особами.

Основними рекомендаціями за результатами здійснення контролінгу щодо підвищення якості організаційних комунікацій та елімінування впливу бар’єрів на їх шляху є:

• формування системи зворотного зв’язку, що дозволить контролювати своєчасність та адекватність засвоєння інформації, прискорить реакцію керівництва на вхідні інформаційні потоки;

• регулювання інформаційних потоків;

• використання внутрішньокорпоративних інформаційних систем (періодичні видання, Інтернет, стенди, скринька скарг тощо);

• використання сучасних інформаційних технологій для забезпечення інформаційно-комунікаційних процесів;

• розміщення «фільтрів» під час руху інформації (адресація інформації, обмеження доступу);

• систематичний аналіз зовнішньої інформації про діяльність компанії, що дозволить побачити проблеми ззовні, встановити витік конфіденційної інформації;

• розробка адекватних засобів передачі інформації для кожної керуючої ланки;

• вдосконалення культури міжособистісного спілкування тощо.

Контролінг організаційної культури як складової частини загальної якості системи управління підприємством дозволяє:

• виявити основні проблеми «напруженості» організаційної культури та причини, що їх зумовили;

• оцінити вплив організаційної культури на якість системи управління та розробити заходи щодо її вдосконалення;

• підвищити координацію взаємодії керуючої та керованої системи;

• встановити ступінь якості організаційної культури з метою позитивного впливу на економічну та соціальну сфери діяльності підприємства;

• створити передумови для максимального використання потенційних можливостей суб’єкта господарювання.

Організаційна культура – це сукупність морально-етичних цінностей, переконань, правил, що організують поведінку працівників з метою забезпечення ефективного функціонування підприємства в межах даної організаційної структури. Таким чином, ключовим аспектом організаційної культури є саме організаційний, що має за мету підвищення ступеня організованості відносин між працівниками та досягнення максимальних результатів через подолання «проблем зовнішньої адаптації та внутрішньої інтеграції».

Найбільше значущими об’єктами і параметрами контролінгу організаційної культури пропонуємо вважати:

1. Відповідність організаційної культури місії, стратегії та сучасному стану компанії.

2. Ефективність системи мотивації і розвитку персоналу.

3. Належність умов праці.

4. Дієвість трудової дисципліни.

5. Ступінь культурної інтеграції структурних підрозділів.