Пишите кратко…

Короткие фразы привлекают внимание и легче запоминаются:

• удалите ненужную информацию и лишние слова. Например: «повышается степень восприятия и понимания» (понимание включает процесс восприятия);

• используйте формы, призывающие к действию. Заместите существительные глаголами;

• выражайте свои идеи в одном стиле. Например: используйте фразы или предложения, одинаковые по форме (например, все начинаются с глаголов).

… но не теряйте идею.

Краткий текст не должен превращаться в заголовок, его цель — выразить какую–либо идею.

Ограничьтесь тремя пунктами, когда группируете факты.

Опыт показывает, что, если в презентации присутствует пять выводов, то в первый момент люди могут запомнить не более трех. Более того, все запоминают разные выводы. Сфокусируйте внимание аудитории на наиболее важных идеях — ограничьте себя тремя пунктами. Часто, если список длинный, то некоторые пункты являются подпунктами других.

… или выбирайте наиболее важные факты.

Графики — диаграмма более информативна, чем цифры.

Цель графика — поддержать вывод.

Чтобы создать эффективные графики:

Идентифицируйте (однозначно и чётко сформулируйте) вывод.

Из набора данных можно сделать много выводов. График же зависит от того, какой вывод вы хотите проиллюстрировать. Итак, первый шаг — идентифицировать вывод, который необходимо получить из массива данных.

Выберите правильную форму графика.

Существует много видов диаграмм. Каждая диаграмма выражает информацию в виде, свойственном только ей. Лучшая диаграмма — та, которая поддерживает и поясняет определенный вывод.

Подчеркните вывод.

Сфокусируйте внимание аудитории на самом главном. Этого можно достигнуть с помощью творческого подхода к использованию цвета, штриховки, шрифтов, стрелок, линий и т.д.

Из нейтральных диаграмм можно сделать различные выводы.

Создайте диаграмму, которая поддержит вывод.

Пятый шаг. Выполнение презентации.

Хорошая презентация — нечто большее, чем доклад, сопровождаемый картинкам.

Хороший оратор не является автоматически хорошим докладчиком. Презентация со слайдами требует различных навыков устной речи. Будучи неправильно использованы, слайды скорее мешают, чем помогают.

Практика (опыт, тренировки) и планирование — вот способы получения максимальной отдачи от презентации.

Эффективный докладчик:

• репетирует;

• готовит план.

Добросовестный докладчик отрепетирует презентацию, по крайней мере, три раза

Уверенность произрастает из практики. Это означает, что необходимо отрепетировать презентацию, по крайней мере, 3 раза:

Изучите содержание.

Просмотрите каждый слайд и повторите, как вы будете комментировать его содержимое.

Поддерживайте непрерывный ход презентации. Используйте незаметные переходы между слайдами. Для этого придерживайтесь двух простых методик. Идентифицируйте (обозначьте) связь с последующим слайдом (например, «в отличие от вышесказанного»…) или выдвиньте риторический вопрос, который бы представил следующую тему/вывод.

Третья репетиция — это модель презентации, проводимая (если это возможно) перед ненастоящей аудиторией. Это также позволяет вам проверить, успеете ли вы закончить презентацию вовремя.

Сделайте место встречи пригодным для проведения презентации.

Не воспринимайте место проведения презентации как нечто заданное и неизменное. Докладчик должен изменить неподходящие условия

Рассадите зрителей в форме буквы U, если это возможно. Это облегчит общение со всей аудиторией. Кроме того, экран не должен заслоняться никакими помехами.

Удалите ненужные сооружения (например, стол, кафедра), который являются физическим барьером между докладчиком и аудиторией. Пространство перед аудиторией не должно быть загромождено. Используйте маленький стол как подставку для проектора и презентационных материалов.

Проверьте все оборудование и материалы (например, маркеры, указки…). Вы не должны прерывать презентацию для установки/настройки аппаратуры или поиска материалов — это раздражает аудиторию.

Выберите место, где вы будете стоять, обдумайте свои движения.

Позиция.

Стойте рядом с экраном, поясняя что–либо на слайде, используйте при этом указку или руку. Но не поворачивайтесь при этом спиной к аудитории. Некоторые предпочитают проводить пояснения на самом проекторе. Если вы так делаете — не смотрите на проектор. Рассказывая что–либо, положите ручку на проектор и сдвигайте ее по мере необходимости так, чтобы аудитория могла видеть экран.

Движение.

Для того чтобы подчеркнуть что–либо, ответить на вопрос или начать общение, передвиньтесь в центр аудитории.

Ознакомьте аудиторию со всеми слайдами.

Охарактеризуйте слайд перед тем, как показать его.

В нескольких словах объясните связь с предыдущим слайдом или задайте риторический вопрос, предвосхищающий следующую тему (например, «Что же нужно сделать для решения выявленных проблем оказания помощи детям–сиротам?»). Таким образом, аудитория знает, чего ожидать, а это подготовит ее к восприятию нужного вам вывода.

Покажите слайд.

Дайте аудитории некоторое время для ознакомления со слайдом (например, пока вы идете к экрану).

Систематически комментируйте слайд.

Огласите вывод так, как он представлен на слайде или немного измените формулировку.

Дайте краткое объяснение графиков.

Подчеркните наиболее важные моменты. Наиболее распространенная ошибка — быстрый переход к деталям.

Меняйте ритм и средства показа для поддержания интереса.

Выключайте проектор, чтобы привлечь внимание к себе, когда вы не объясняете что–либо на слайде (например, во время вступления или ответов на вопросы).

Маскируйте часть слайда. Обычно аудитории не нравятся подобные действия, так как людям интересна именно «спрятанная» часть. Чтобы эффективно использовать эту технику, сначала покажите весь слайд целиком, а потом частично закрывайте его.

Умейте заинтриговать аудиторию, когда это нужно:

• меняйте средства показа (диаграммы, видео фрагменты, выборки данных);

• делайте неожиданные перерывы;

• спровоцируйте обсуждение или дайте аудитории какое–нибудь задание;

Выберите подходящее средство показа презентации.

Мультимедиа презентации многофункциональны, но могут отвлекать зрителей

В настоящее время применяются компьютерные мультимедиа презентации с использованием жидкокристаллических панелей и проекторов.

Используя их, помните следующее:

• не позволяйте вниманию аудитории фокусироваться на средствах показа;

• используйте больше графики. Текст труднее читать из–за более низкого разрешения и яркости проецируемого изображения;

• заранее проверяйте работоспособность оборудования.

Подготовьте проспект презентации для аудитории.

Многие слушатели могут попросить копию вашей презентации. Однако не раздавайте копии до ее окончания. Имея на руках проспект презентации, люди смогут просмотреть ее содержимое и скорее будут читать, чем слушать. Однако авторефераты могут оказаться полезными, когда аудитория представляет собой маленькую группу, работающую над сложным вопросом.