Уделите особенное внимание вступлению и заключению.

Обычно уровень внимания аудитории наиболее высок в начале презентации. Затем он падает, в определенных интервалах колеблется и к концу презентации повышается снова. Эта кривая зависит от аудитории, с которой вы имеете дело, а также от раскрываемой темы и таланта докладчика.

В некоторых случаях первое, что должен сделать докладчик, — завоевать доверие. Один из способов сделать это — пригласить человека, который смог бы представить докладчика с благоприятной стороны перед началом презентации. Кроме того, можно прибегнуть к перечислению источников информации перед презентацией.

Подготовьте вступительные слайды для длительной презентации.

Используйте заголовок, который привлечет к себе внимание.

Объявите главный вывод нейтральной или дружелюбной аудитории. Такой прямолинейный подход может быть использован для создания «шокового эффекта».

Обращаясь к враждебной аудитории, говорите только о теме презентации или задавайте вопросы таким образом, чтобы подтолкнуть людей к вашему главному выводу.

Поясните цель презентации.

Поясните, чего аудитория может ожидать и что она от этого получит. Это также оказывается полезно, если вы хотите уточнить, что НЕ является вашей целью.

Обеспечьте необходимую сопровождающую информацию.

Третий шаг. Разработка схемы презентации.

Подготовьте схему презентации, чтобы было видно, как она организована.

Существует хорошо известное правило общения: «Говорите о том, что вы хотите сказать, о том, что вы говорите и о том, что только что сказали».

Схема показывает структуру вашей презентации с самого начала:

• используйте диаграммы для иллюстрации разных разделов;

• обратите внимание на те разделы, которые вы собираетесь представлять.

Используя прямолинейный подход, упомянутый выше, огласите свои выводы по каждой из секций презентации в самом ее начале.

При косвенном подходе схема высвечивает ваши выводы шаг за шагом.

При косвенном подходе используйте схему, чтобы докладывать свои выводы по каждому разделу последовательно.

Схема:

• в самом начале объясняет, на какие разделы разбита презентация и объявляет первый раздел;

• подводит итог каждого раздела путем суммирования всего сказанного. Затем объявляет следующий раздел;

• подводит итог всей презентации путем резюмирования выводов всех трех разделов;

• заключение должно быть нацелено на достигнутые результаты.

Подведите итог всей презентации.

Закончите презентацию так, чтобы она запомнилась. Резюмируйте презентацию с помощью схемы с целью обзора выводов по каждому разделу.

Предложите последующие действия.

Начните обсуждение (после презентации), предложив какие–либо решения или действия. Это поможет сконцентрировать внимание аудитории и ориентирует дебаты на результат. Последним слайдом должен быть:

• список обсуждаемых вопросов и ваши рекомендации;

• план дальнейших действий.

Последующие действия — это, фактически, то, что презентер хочет добиться от аудитории. Как говорится в пословице: «Если ты чего–то хочешь — попроси об этом».

Сделайте обзор всех выводов, чтобы презентация стала более последовательной и логичной.

Убедитесь, что выводы на каждом слайде согласуются с соответствующей информацией. Если в слайд включено несколько диаграмм, проверьте, чтобы они поддерживали один и тот же вывод. Если по каждой диаграмме нужны детальные пояснения, подготовьте вспомогательные слайды для каждого графика.

Убедитесь, что каждый вывод логически вытекает из предыдущего. Если это не так, вам придется либо поменять их последовательность, либо переделать некоторые выводы, либо вставить новые слайды, чтобы заново связать всю логическую цепочку.

Используйте маркировку, чтобы идентифицировать положение каждого слайда в презентации.

Ваш слушатель похож на путешественника в дороге. Даже если он знает путь, ему нужны какие–то вехи, чтобы он мог проверить свое местонахождение. Аналогично, маркировка напоминает, какое место в структуре презентации занимает каждый слайд. Графически маркировка может быть миниатюрной версией схемы, расположенной в правом верхнем углу слайда. Текущий раздел выделяется цветом, а краткая надпись говорит нам о названии раздела.

Рекомендации для простых презентаций.

Для коротких презентаций используйте упрощенную схему.

Короткая презентация (около 10 слайдов) требует меньше слайдов для структурирования. Здесь хватит вступления, одной схемы и заключения.

Для простых презентаций постройте схему в виде «горизонтального листа».

Разделите лист формата А4 или А5 на несколько прямоугольников. Каждый прямоугольник — это слайд. Однако, у этого метода есть недостатки: очень трудно изменить последовательность слайдов или вставить новые.

Законченная схема — это макет для изготовления слайдов.

Окончательная схема, как правило, отличается от первоначального варианта.

Не обязательно, чтобы схема была полностью закончена перед тем, как начать изготовление слайдов. Вы можете сэкономить время, начав производство уже подготовленных слайдов. В этом случае поместите готовые слайды на стену, но будьте готовы изменить их или вообще убрать в процессе анализа.

Четвёртый шаг. Разработка слайдов.

Определите графический фон и стиль слайда.

Все ваши слайды должны быть выдержаны в одном стиле. Предварительные заготовки можно получить вместе с программным обеспечением. Однако, избегайте стиля и фоновой графики, которые будут отвлекать внимание от самой презентации. Полезно будет запомнить несколько правил:

Выберите горизонтальное расположение страниц (альбомная).

Создайте графическую рабочую область (с помощью рамок, границ или заливки), чтобы сфокусировать внимание там, где будет расположена сопровождающая информация.

Определите стиль:

• например, расположение, шрифт и ту информацию, которая будет повторяться от слайда к слайду;

• выводы должны быть заметными (например, жирный шрифт 24 размера);

• шрифт текстов должен быть, по крайней мере, 18 размера;

• расположите несущественную информацию (логотип, ссылки и т.д.) внизу страницы.

Презентация — это не доклад, перенесенный на экран.

Текст на слайде выполняет две задачи:

• он фокусирует докладчика на предмете разговора;

• он заставляет аудиторию сосредоточиться и предоставляет вспомогательную информацию, если внимание аудитории рассеялось. С другой стороны, если текст слишком длинный и детальный, аудитория также отвлекается, так как подобное «чтение» мешает презентации.

Таким образом, текст должен быть кратким и ограничен тремя пунктами.