Приложение а Технология подготовки и выполнения презентаций (по материалам лекций проф. Керри Чауна)

Первый шаг. Разработка плана подготовки презентации.

Планирование имеет несколько преимуществ. Оно заставляет вас:

Организовывать идеи. План позволяет в любой момент получить представление о презентации. С его помощью легко оценить структуру и попытаться использовать новые подходы в повествовании.

Контролировать развитие (динамику) презентации. План показывает, как развивается презентация. Сразу же становится очевидным, что еще надо сделать.

Работать как единая команда, если презентация коллективная. План обеспечивает единую задачу для команды. Его можно использовать для просмотра презентации по частям, можно разделить ответственность за подготовку различных частей презентации между членами команды, и быть уверенным, что эти части подойдут друг другу идеально.

Основной принцип планирования гласит, что презентацию надо продумать заранее, постепенно выстраивая ее повествование. Докладчику не следует ждать до самого последнего момента, пока его не «озарит», в каком виде представить выводы. Планирование облегчит вам поиск информации, поможет аудитории проникнуться вашими идеями.

Самый лучший способ начать — это представить себе конечный результат.

Определите, каким, скорее всего, будет ваш главный вывод, даже если вы не обладаете всей необходимой для этого информацией. Это поможет вам идентифицировать факты, поддерживающие или опровергающие вашу гипотезу.

Продумайте схему или сценарий, который наилучшим образом проиллюстрирует ваш главный вывод. Другими словами, попытайтесь представить, как вам разделить всю презентацию на три части.

Второй шаг. Планирование формы презентации (продолжительность, количество слайдов, распределение слайдов, визуальная последовательность слайдов).

1. Продолжительность.

Продолжительность презентации — это не время, которое необходимо вам, а время, которое аудитория согласна потратить на ваш доклад. Распределите время, отведенное вам, на саму презентацию и обсуждение.

Если вам предстоит убедить аудиторию в неочевидных вещах, оставьте достаточное количество времени (примерно 2/3 общего времени презентации) для последующего обсуждения. Подготовьте дополнительные «дублирующие» слайды для последующего детального обсуждения.

Если вы просто хотите проинформировать дружелюбную аудиторию, сконцентрируйтесь на самой презентации, оставив примерно 1/3 общего времени для обсуждения. Всегда планируйте закончить презентацию вовремя. Вряд ли кто пожалуется, что презентация оказалась слишком короткой.

2. Количество слайдов.

Количество слайдов, приходящихся на определенную продолжительность презентации, зависит от сложности докладываемой темы и от выбранного докладчиком стиля повествования. В соответствии с «правилом большого пальца», запланируйте, в среднем, от 1 до 1,5 минут на один слайд. Такая скорость может показаться слишком большой, но:

• она подталкивает докладчика к использованию простых слайдов;

• презентация становится более динамичной, так как каждый новый слайд «возрождает» внимание аудитории.

Три слайда, содержащие по три пункта, полезнее, чем один с девятью пунктами.

Докладчик может пропустить некоторые слайды, чтобы сократить презентацию.

Когда докладчик отводит более трех минут на слайд, видео презентация превращается в речь.

3. Распределение слайдов.

Оставьте 3 или 4 слайда для вступления и заключения.

Разделите оставшиеся слайды на три раздела. Если один раздел будет заметно длиннее остальных, пересмотрите структуру.

Для дипломной или диссертационной работы — разделите оставшиеся слайды на группы по каждой главе или по каждой научной задаче.

Часто к концу презентации у вас оказывается больше слайдов, чем вы можете использовать за отведенное время. В этом случае придется сохранить то, что абсолютно необходимо, а остальные слайды использовать при обсуждении.

4. Установите визуальную последовательность вашей презентации.

При длительной презентации, подготавливаемой группой людей, разумно будет разместить ее план на стене. Это позволит каждому следить за ее ходом и участвовать в ее разработке.

Прикрепите необходимое количество листов формата А4 или А5 на стену. Каждый лист — это слайд. Каждая строка — это раздел:

• вступление;

• схема;

• заключение.

Поставьте в правом верхнем углу каждого листа тему, о которой пойдет речь (например, структура системы управления или объект управления и т.п.), даже если не уверены, что обладаете всей доступной информацией по этой теме.

Если это единоличная презентация — те же действия можно выполнить за рабочим столом на листе бумаги.

Перейдите к определению последовательности показа слайдов, как только вы закончите «наполнение» слайдов.

План — это очень гибкая структура.

Как только вы закончите наполнение, заполните каждый лист соответствующей информацией. Если вам необходимо сократить презентацию — удалите лишние листы. Подготовьте дополнительные слайды, если ожидаете детального обсуждения презентации.

Подготовьте вывод для каждого слайда и напишите его в верхней части последнего. Затем проанализируйте все выводы «в целом». Будьте готовы к тому, что вам придется изменить последовательность слайдов, перефразировать выводы или добавить/убрать слайды, чтобы добиться большей логичности повествования.

Сделайте резюме для каждого раздела. Напоследок сформируйте общий вывод для всей презентации.