2. Основні методи підприємця для здійснення планів особистої діяльності. Планування дня за допомогою методу «Альпи»

Планування, як уже відзначалося, означає підготування до реалізації цілей. У цьому зв'язку говорять також про цільові плани. Можна зовсім по-іншому сприймати навколишній світ, якщо знаєте, чого Ви хочете і коли (чому), тобто якщо Ви маєте конкретний план витрати часу.

Принципово важливо складати план дня в письмовому виді.

1) Плани дня, що тримають у голові, легко відхиляються.

2) Письмові плани дня забезпечують розвантаження пам'яті.

3) План, що фіксується письмово має психологічний ефект самомотивації до роботи. Ваша ділова активність стає більш цілеспрямованою й орієнтованою на суворе дотримання програми дня.

4) У результаті Ви менше відволікаєтеся і більше побуждаетесь займатися тільки наміченими задачами.

5) Завдяки контролю результатів дня у Вас «не губляться» незроблені справи (перенос на наступний день).

П'ять стадій методу "Альпи"

1) упорядкування завдань;

2) оцінка тривалості дій;

3) резервування часу (у співвідношенні 60:40);

4) прийняття рішень по пріоритетах і передорученню;

5) контроль (урахування незробленого).

Перша стадія: упорядкування завдань

Запишіть під відповідними рубриками формуляра «План дня» усе те, що Ви хочете або повинні зробити наступного дня. Задокументуйте і перевірте ще раз те, як і на що Ви використовуєте (транжирите) свій час.

Друга стадія: оцінка тривалості акцій.

Проставте проти кожного завдання приблизний час для його виконання, просумуйте і визначте орієнтовно загальний час.

Ви можете заперечити в тому змісті, що тривалість окремих справ неможливо оцінити достатньо точно. Це вірно. Проте після накопичення досвіду Ви зможете покласти його в основу планування свого часу.

Майте також у виді, що робота найчастіше потребує стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Так що встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу. Ви змушуєте себе укладатися саме в цей час.

Ви працюєте значно зосередніше і більш послідовно позбуваєтеся від перешкод, якщо під визначену задачу Ви відвели визначений час.

Третя стадія: резервування часу про запас.

При упорядкуванні плану дня притримуйтеся основного правила планування часу, відповідно до якого планом повинно бути охоплено не більш 60 % Вашого часу і приблизно 40 % повинно бути залишене в якості резервного часу для несподіваних справ.

Події, що важко передбачити, відволікаючі моменти («поглиначі» часу), а також особисті інтереси і потреби не можуть бути заплановані цілком без залишку. Відповідно свій час треба розподілити між трьома блоками.

- 60 % - запланована активність

- 20 % - непередбачена активність (резерви часу і неплановані дії)

- 20 % - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість) )

Четверта стадія: прийняття рішень по пріоритетах, скороченню і передорученню.

Вчіться відрізняти найважливіше від термінового і рятуйтеся від «тиранії» нагальних справ.

З самого початку встановлюйте у своїх планах, яку роботу Ви повинні виконувати особисто, а яку можна передоручити (делегувати) Ціль: скоротити час, відведений на виконання завдань дня, до 5-6 годин.

Встановити однозначні пріоритети для своїх справ, наприклад за допомогою аналізу АБВ, і уточнити відповідно до них задачі дня.

Розгляньте кожну дію з погляду можливості її передоручення і раціоналізації.

Сама термінова (нагальна) справа не завжди буває найважливішою, проте саме нагальні і «невідкладні» справи займають часто більшу частину нашого дорогоцінного часу. «Тиранія» нагального корениться в забутті пріоритетів, у превазі поганого важливому, і тільки лише тому, що внаслідок недостатності планування погані справи стають терміновими.

П'ята стадія: контроль і перенос незробленого

Як показує досвід, не всі задачі удасться виконати і не всі телефонні розмови можуть відбутися. Тому їх припадає перенести на наступний день.

Якщо ту саму ж справу Ви переносите багаторазово, то вона стає для Вас тягарем, і тоді існують дві можливості:

а) Ви накінець-то рішуче за нього беретеся і доводите до кінця;

б) Ви відмовляєтеся від цієї справи, тому що іноді проблема вирішується сама собою.