Тема №1. Планування особистої діяльності управлінського персоналу.

1. Планування особистої діяльності управлінського персоналу.

2. Основні методи підприємця для здійснення планів особистої діяльності:

• метод Паретто;

• метод Альпи;

• аналіз АБВ

1. Планування особистої діяльності управлінського персоналу.

Планування покликане забезпечити «хазяйське» використання, мабуть, самого цінного надбання – часу, як-от:

аби наявний час ужити для плідної й успішної діяльності (максимальний критерій);

аби досягти поставлених цілей із можливо меншою витратою часу (мінімальний критерій).

Чим краще ми розподілимо (читай: сплануємо) свій час, тим краще ми зможемо використовувати його своїх особистих і фахових інтересах. Планування як складова частина задач і правил само менеджменту означає:

Підготування до реалізації цілей + структурування

(Упорядкування) часу

Так само як будь-яка фірма планує або повинна планувати свою збутову і виробничу діяльність, кожна людина повинна думати і працювати, заглядаючи в майбутнє, і не віддаватися у владу подій.

Станьте у своїй діловій сфері самі для себе підприємцем і плануйте використання свого обмеженого часу досягнення своїх цілей!

Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, складається в тому, що планування часу приносить виграш у часі.

Загальний практичний досвід на виробництві свідчить про те, що збільшення витрат часу на планування призводить до скорочення часу на виконання й у кінцевому рахунку до економії часу в цілому.

Від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) треба максимально 1% часу витрати на планування (для розробки плану дня потрібно 5-10 хвилин)

Отже, планування праці управлінських працівників вносить в їх діяльність систему, націлює їх на вирішення головних і найбільш невідкладних виробничо-господарських питань, виробляє звичку бережно відноситись до фактору часу.

Крім того, планування виявляє невикористані резерви часу, що дозволяє включати в план додаткові задачі або виявити нехватку часу, що вказує на необхідність пошуку економії часу, способів раціоналізації праці, передачі окремих повноважень іншим працівникам.

Планування роботи дозволяє здійснювати самоконтроль за трудовою діяльністю.

Основними помилками, які ми допускаємо при складанні планів і їх виконанні знайомі і до нескінченності повторювані:

• ми робимо роботу, коли «прижме», а не тоді коли потрібно.

• справи, як сніжний обвал: ми не знаємо з чого розпочати, з якої сторони підійти і… нічого не робимо.

• ми не вміємо розділяти головне і другорядне.

• наші плани не пластичні.

• наші плани нереальні, тобто далекі від досягнення.

• у нас відсутній контроль за виконанням часу.

У діловому житті виправдали себе такі планові періоди:

1) довгострокові цілі = 3-5 років (або більше) - плани на декілька років;

2) середньсрокові цілі = 1-3 роки – річні плани;

3) поточні цілі = 1 тиждень 3 місяці – місячні, декадні плани.

Декадний план.

Декадний план передбачає ще більш детальний, більш точний прогноз майбутнього періоду. Виходячи зі свого місячного плану складіть на тиждень розпорядок усіх своїх справ і задач відповідно до їхнього обсягу і необхідний для їхнього виконання час.

Допоміжні питання для планування роботи протягом тижня:

1) На чому я повинний сконцентруватися в першу чергу на цьому тижні (центральна задача)?

2) Яка задача на цьому тижні сама істотна і потребує найбільших витрат часу?

3) Які інші справи на цьому тижні необхідно завершити, підготувати до завершення або почати (обов'язкові задачі)?

4) Яку рутинну роботу (писанина, телефонні розмови, наради і т.п.) я повинен виконати?

5) До яких невирішених питань варто було б приступити (можливі задачі)?

6) Що було б ще доцільно, бажано або доречно зробити?

7) Які події можуть бути передбачені?

Денний план.

Денний план будується на базі декадного плану. У ньому встановлюється, які задачі і справи повинні бути виконані протягом відповідного робочого дня, причому до передбачених раніше, запланованим додаються , непередбачені.

Денний план являє собою останній й одночасно найважливіший щабель у системі планування часу, конкретне втілення (реалізацію) поставлених цілей!

Планування робочого дня проводиться з врахуванням терміновості важливості і стану справ на виробництві можливості виникнення тих, чи інших ситуацій. Перелік повинен бути невеликим. В план не включають текучі щоденно повторювальні роботи. Для них резервується 35-40% часу.