3. Раціональний розподіл функцій в апараті управління.

У практиці управління в організаціях застосовують дві системи розподілу прав і відповідальності або повноважень по рівнях ієрархії.

Система «ялинка» побудована так, що права і відповідальність вищого за рівнем керівника поглинають тільки частину прав і відповідальності нижчого за рівнем керівника.

На відміну від «ялинки», система «матрьошка» побудована так, права і відповідальність вищого за рівнем керівника цілком поглинають права і відповідальність усіх нижчих за рівнем керівників.

За такої системи права і відповідальність розпорошені між багатьма рівнями організації і тут практично неможливо знайти винного за те, що трапилося. Їм може стати керівник будь-якого рівня, і визначатися це буде не в межах установленої політики і процедур, а суб'єктивною думкою вищого керівника, що переслідує свої політичні цілі.

Тема №8. Техніка та форми передачі розпоряджень.

8.1. Поняття та етапи делегування

8.2. Принципи делегування повноважень

8.3. Причини небажання керівників делегувати свої повноваження та причини уникання додаткових повноважень підлеглими

1. Поняття та етапи делегування

Дослідження стилю діяльності керівників показують, що однієї із причин невдалої службової кар'єри є стремління все робити самому, за все відповідати, втручатись в вирішення всіх справ без винятку. За їх власним переконанням, вони тримають руку на пульсі життя організації, дійсно, вони добре обізнані відносно стану на підприємстві. Однак, як правило, концентруючи свою увагу на справах "біжучих", у них обов'язково випадають із поля зору справи перспективні. Даремно витрачаючи свою інтелектуальну енергію, такі керівники не можуть сповна проявити свої професійні здібності. Потопаючи в потоці справ, персонально включаючись в виконання в багатьох із них, вони часто даремно витрачають свою інтелектуальну енергію, фізично і психічно підривають своє здоров'я. Крім того, підлеглі працівники, знаючи подібну слабкість керівника брати роботу на себе, із задоволенням поступаються нею, одні - співчуваючи при цьому, інші - злорадствуючи. В результаті страждає колектив, дискредитується система управління.

Миллиардер США Франк Уолворд:

"Я стал преуспевать с того момента, когда я расстался со своим предрассудком, будто никто не может ничего сделать лучше меня самого и научился возлагать обязанности на других людей. Покуда я был, одержим идеей, что я лично должен вмешиваться во все, широкий успех был немыслим".

Отже, на допомогу керівникам повинен прийти принцип делегування.

Під делегуванням розуміють передачу підпорядкованому працівникові функції із сфери діяльності керівника. Одночасно, з обов'язками йому повинні надаватись необхідні повноваження і відповідальність в сфері переданої задачі /функціональна відповідальність/. Без надання працівникам певної самостійності і автономії, права приймати рішення і робити помилки, розкрити і реалізувати їх творчий потенціал неможливо. Зрозуміло, що міра передаваємих повноважень, відповідальності і влади не може бути однаковою в різних умовах і обставинах. Чим більш кваліфікований, досвідченіший працівник, тим більше повинен бути об'єм передаваємих йому функцій і тим меншими мають бути обмеження в діяльності.

Керівник зберігає за собою загальну відповідальність /управлінська відповідальність/, яка не може бути делегована.

Делегування – це не відхід керівника від своїх справ, не зняття ним персональної відповідальності, а продуктивний спосіб активізації підлеглих, направлені на пізнання ними своєї ролі в колективі, ефективний спосіб розкриття їхнього ділового, особистого потенціалу. Чим краще це виходить у керівника, тим вищий рівень його професіональної і управлінської майстерності.

Краще не скажеш про сутність делегування, ніж висловився Карамзін: 'Талант великих душ єсть узнавать великое в других".

Кожен керівник повинен створити собі ділову, активну, творчу, дієздатну і самостійну команду спеціалістів. Цього досягти, не використовуючи метод делегування, неможливо. Ефект "синергії" може спрацювати лише при повній довірі керівника до своїх спеціалістів.

Делегування – один із найбільш складних елементів механізму управління персоналом. Делегування являється важливою умовою формування і розвитку у працівників свідомого відчуття господаря, власника, а також підтримування його відданості компанії (япон. менеджмент). Цьому питанню в курсі "кадрового менеджменту" надається особлива увага, так як багато управлінців не готові або не здатні делегувати частину своїх функцій своїм підпорядкованим.

Передача функцій може здійснюватись на тривалий відрізок часу /генеральне делегування/ або обмежуватись разовим дорученням /разове делегування/, коли сама робота залишається в функціональній сфері керівника. Делегування являється важливою частиною діяльності керівника. Застосування цього методу дає цілий ряд переваг і вигідно як для керівника, так і для підпорядкованих співробітників: (фрагмент ділової гри, створити дві команди, завдання - переваги для керівника і підпорядкованих працівників при використанні делегування, недоліки для....., точку зору кожної команди відстоює один представник).