13. Документация хозяйственных операций, ее значение.

Документирование хозяйственных операций определено Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным документом, составленным в момент свершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах, могут утверждаться организацией самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

• личные подписи и их расшифровки;

При необходимости в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время(чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, на принтере).

Утрата первичного документа или неправильное его составление ведет к искажению и неполному отражению хозяйственной деятельности, что является недопустимым. Так как документирование хозяйственных операций стоит начальным этапом в учетном процессе, то полнота, своевременность и достоверность бухгалтерского учета напрямую зависит от качества составления первичных документов.

Классификация документов.

Документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, называются первичными.

По назначению первичные документы подразделяются на:

• организационно-распорядительные;

• оправдательные;

• комбинированные;

• документы бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные документы содержат задание или разрешение на проведение операции ( приказы, распоряжения, доверенности и др.). Состав и требования к оформлению таких документов определяются Госстандартом России. Информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения операции( накладные, приходные ордера, авансовые отчеты, акты приемки-передачи и т.п.). Информация, содержащаяся в них, заносится в регистры бухгалтерского учета.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных и оправдательных документов ( платежная ведомость, расходный кассовый ордер и др.).

Их информация также является предметом бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Это различного рода расчеты, справки, пояснительные записки. Данные этих документов заносятся в регистры учетные регистры.

Формы первичных документов унифицированы и утверждены Госкомстатом России (за исключением документов по банковским операциям, которые устанавливаются Банком России).

Унифицированные первичные документы могут быть представлены по разделам учета:

• кассовые операции (приходный кассовый ордер – КО-1, расходный кассовый ордер КО-2, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3 и т.д.);

• расчетный счет (платежное поручение- 0401060, платежное требование-0401061 и т.д.);

• расчеты по оплате труда (расчетно-платежная ведомость Т-49, расчетная ведомость Т-51, лицевой счет Т-54 и др.);

• учет товаров (акт о приемке товаров ТОРГ-1, товарная накладная ТОРГ-11 и др.);

• и другие документы.

В отдельную группу следует выделить учетные регистры бухгалтерского учета.

Схема документооборота и его организация.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов определен в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

1. По форме заполнения (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов).

2. По существу (законность и целесообразность выполненных операций).

3. Проверка арифметических подсчетов.

После проверки документ принимается к бухгалтерскому учету:

1. Проводится группировка документов – подбор однородных документов, при необходимости составляется сводный документ.

2. Проводится таксировка – подсчет денежной оценки материальных ценностей, указанных в документах.

3. Проводится контировка – запись корреспондирующих счетов по каждой операции, отраженной в документах.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь соответствующую отметку.

Например, кассовые ордера, операции по которым выполнены, должны иметь отметку «Получено» или «Оплачено», чтобы исключить возможность их вторичного использования. После обработки документов в учетных регистрах делаются соответствующие проводки, а сами документы вместе с учетными регистрами в течение года хранятся в бухгалтерии предприятия, а затем передаются в архив.

Движение документа с момента его составления или с момента поступления в организацию до сдачи его в архив называется документооборотом. А чтобы документооборот был оптимальным для предприятия, главным бухгалтером разрабатывается и составляется график документооборота, который утверждается руководителем предприятия.

В графике документооборота отражается следующая информация:

• наименование документов;

• перечень исполнителей;

• сроки поступления документов в бухгалтерию;

• сроки их обработки в бухгалтерии;

• и т.п.

Скороговорка. На каждую операцию – по документу, на каждый документ – по документообороту, документооборот к документообороту – график документооборота.