2.Внемашинная организация экономической информации

Информационная база АИС состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.

Внемашинная – та часть ЭИ, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств.

Внемашинная часть представлена различными документами. Документы классифицируют по:

• сфере деятельности – плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.

• отношению к объекту управления – входящие, исходящие, промежуточные, архивные;

• содержанию хозяйственных операций –материальные, денежные, расчетные;

• назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные;

• способу использования – разовые и накопительные;

• способу заполнения – заполняемые вручную или при помощи технических средств.

В документе выделяется:

• заголовочная часть, которая включает: наименование объекта, характеристику документа (индекс), наименование документа, зону для проставления кодов, постоянных реквизитов-признаков;

• содержательная часть, которая представлена обычно в виде таблицы, где располагаются показатели;

оформляющая часть, в которой содержатся подписи лиц, ответственных за правильность его составления, а также дата составления.

1.Экономическая информация

Экономическая информация (ЭИ) – это совокупность различных сведений экономического характера, используемых для планирования, учета, контроля, анализа и управления народным хозяйством и его звеньями.

Виды экономической информации

• по функциям управления – учетная, плановая, статистическая, оперативного управления и др.;

• по месту возникновения – внутренняя и внешняя;

• по стадиям образования – первичная и вторичная;

• по способу представления – цифровая, алфавитно-цифровая, графическая;

• по стабильности – переменная, условно-постоянная, постоянная;

• по полноте – недостаточная, достаточная, избыточная;

• по истинности – достоверная, недостоверная;

• по временному периоду возникновения – периодическая и непериодическая.

Структурные единицы ЭИ – реквизиты, показатели, документы, массивы.

Реквизиты выражают определенные свойства объекта и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизит-признак характеризует качественные свойства объекта..

Реквизит-основание дает количественную характеристику объекта, выраженную в определенных единицах измерения.

Реквизиты имеют наименования и значения. Область значений описывается форматом. Формат определяет тип и максимальную длину значений. Тип может быть числовым, символьным, логическим и дата/время. Для записи формата используются определенные символы. Н-р, в формате цифра 9 означает позицию десятичной цифры, А – буквы, Х – любого символа, В – двоичной цифры (0 или 1).

Совокупность реквизита-основания и реквизитов-признаков, имеющих экономический смысл, образует показатель. На основе показателей строятся документы.

Документ – материальный объект, содержащий информацию, оформленную в установленном порядке, и имеющий правовое значение в соответствии с действующим законодательством. Экономические объекты широко применяют различные документы для отражения своей деятельности. Совокупность документов одного вида, объединенных по определенному признаку, образует массив. Пример массива – множество финансовых отчетов предприятий некоторой отрасли.

Автоматизированная информационная система (АИС) – это совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств, а также специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Важнейший элемент АИС – информационное обеспечение (ИО). Это информация, характеризующая состояние управляемого объекта и являющаяся основой для принятия управленческих решений. Одним из компонентов ИО является информационная база. Информационная база включает внутреннюю и внешнюю информацию, хранящуюся на различных носителях. Внутренняя – финансово-хозяйственное состояние экономического объекта в различные временные интервалы. Внешняя – состояние рынка и конкурентов, процентные ставки и цены, налоговую политику и др.