9.1. Виды систем электронного документооборота
В настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом (табл. 6.7). Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:· Средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);· Систем управления особыми видами документов (в частности PDM-систем);· Специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятия (например, SAP R/3, Baan и др.).
В каждом конкретном случае нужно исходить из особенностей целей и задач, которые ставит предприятие при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS-системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами.
* ЭА – электронный архив.
*Documentum использует для хранения документов серверный компонент, именуемый DocBase.
Тем не менее, полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного программного обеспечения может оказаться дешевле и эффективней.
У EDMS-систем имеется ряд достоинств:· практическая неограниченность размера электронного архива;· встроенная поддержка полнотекстовой индексации;· поддержка версий документов;· возможность хранения документов в архиве в исходном формате;· возможность ведения журналов действий пользователя.
10. Таможенные информационные системы и информационные системы внешнеэкономической деятельности
Для автоматизации управленческой деятельности таможенной службы исходными параметрами являются характеристики потоков информации, их объемы, временные критерии обработки и передачи информации, география и организация связи между таможенными объектами. Специфика работы таможенных учреждений связана с регулярным выполнением периодически повторяющихся задач, решение которых основано на обработке значительных объемов информации. Быстрый и постоянный рост коммерческого товарооборота внешнеэкономической деятельности (ВЭД) вызывает пропорциональный рост объемов информации, которая должна быть своевременно проконтролирована и обработана.
В связи с общей значимостью таможенных функций для национальной экономики, в частности, в связи с непосредственным влиянием результатов таможенной деятельности на бюджетные ресурсы страны особую важность имеют вопросы, связанные с поиском путей повышения эффективности обработки таможенной информации на основе использования современных информационных технологий.
Главный Научно-исследовательский вычислительный центр (ГНИВЦ) Государственного таможенного комитета (ГТК) обеспечивает создание и ведение центральной базы данных таможенной информации. Кроме того, создана сеть региональных отделов, которые проводят техническую политику ГНИВЦ по компьютеризации таможенных органов в регионах. Создана первая очередь Единой информационной автоматизированной системы (ЕИАС) ГТК России, включающую в себя тысячи рабочих станций, сотни локальных вычислительных сетей и десятки комплексов программных средств, которые эксплуатируются на всех уровнях организационной структуры ГТК: таможенных постах, таможнях, региональных таможенных управлениях и управлениях ГТК России.
Первой и основной проблемой, стоящей перед таможенными органами в части компьютеризации, является внедрение системы таможенной статистики, базирующейся на создании и эксплуатации базы данных. Вторая проблема – это осуществление контроля доставки товаров. Третья проблема – контроль таможенных платежей.
В результате эволюционного развития решения вопросов автоматизации текущих проблем в таможенных органах ГТК создан мощный технический потенциал, который позволяет приступать к решению задач комплексной автоматизации, перейти от автоматизации отдельных рабочих мест к интегрированным системам, к автоматизации таможенных технологий. Вторая очередь единой АИС ГТК России предполагает модернизацию и развитие комплекса технических средств, внедрение систем телекоммуникаций, современных операционных систем и средств управления базами данных.
Формирование ГТД (грузовых таможенных деклараций) на технических средствах таможенных органов по жестко формализованным правилам позволяет сократить время таможенного оформления до нескольких минут, устранить дублирование контроля заведомо достоверной информации.
Очень важно решить вторую проблему, поскольку огромные масштабы нашей страны, наличие различных условий перемещения грузов через границу побуждает органы власти к изданию множества документов, регламентирующих порядок пересечения грузами границы. Такая большая информационная нагрузка, а также смысловая неоднозначность формулировок позволяет инспекторскому составу таможен по разному трактовать одни и те же инструкции и законы. Участник внешнеэкономической деятельности в пределах одного таможенного региона, пересекая границу через разные таможни, сталкивается со случаями различного толкования одних и тех же таможенных правил. Это не способствует развитию внешнеэкономической деятельности. Поэтому региональным таможенным управлениям вменяется в обязанность обеспечивать правильное и единообразное применение правил и порядка таможенного оформления документов.
Решение этих проблем может быть эффективным только при построении интегрированной автоматизированной системы с централизованным ведением базы данных по таможенному региону. Однако, учитывая реальное состояние информатизации, наличие средств телекоммуникаций, предполагается децентрализовать базу данных до уровня таможен. Создание региональной автоматизированной информационной системы для каждого таможенного региона способствует совершенствованию таможенных технологий, приведению их к европейским стандартам.
На основании накопленного опыта эксплуатации первой очереди ЕАИС в каждом таможенном регионе в рамках ЕАИС ГТК РФ создается 2-я очередь автоматизированной системы, реализующая следующие таможенные функции:
1. Таможенное оформление и контроль товаров и транспортных средств, перемещаемых через таможенную границу РФ.
2. Проведение функционального контроля.
3. Создание таможенной статистики и прогнозирование объемов ВЭД.
4. Ведение и администрирование баз данных таможенной информации.
Таможенное оформление, контроль товаров и транспортных средств проектируется на уровне отдела таможенного оформления (ОТО) и таможенного поста. На этом уровне реализуются все технологические функции свойственные таможенному оформлению. Создание ИС таможенной статистики проектируется для формирования сводных и аналитических отчетов по нерегламентированным запросам. Для получения форм Государственной таможенной статистики внешней торговли РФ используется имеющаяся база данных.
Целью создания региональной ИС таможенного оформления и таможенного контроля является автоматизация работы таможенных органов, облегчение и ускорение операций таможенного оформления, упрощение административных процедур, повышение надежности и достоверности информации, создание предпосылок для более эффективной борьбы с нарушениями таможенных правил.
Проектируемая система обеспечивает выполнение таможенных задач на уровне ОТО, таможенного поста и функциональных отделов таможни. Все программные комплексы системы, функционируя в едином информационном пространстве, используют общую нормативно-справочную, оперативную и статистическую информацию. Система предназначена для автоматизации следующих задач:
· процесса сбора, обработки и хранения информации о товаре, перемещаемом через таможенную границу РФ;
· контроля и учета товаров и транспортных средств в течение всего времени нахождения под таможенным контролем;
· заполнения, контроля декларации, расчета платежей путем использования правового блока базы данных, представленного в виде закодированного законодательства;
· выборочного досмотра товаров, что приводит к существенному сокращению времени на таможенное оформление;
· контроля взимания таможенных платежей;
· формирования базы данных, предназначенной для использования в статистических и аналитических целях.
Государственные органы постоянно и активно применяют различные меры регулирования внешнеэкономической деятельности предприятий, преследуя при этом две противоположные цели: наполнение бюджета и выполнение требований МВФ по либерализации внешней торговли России. Постоянно меняющиеся механизмы таможенного регулирования приводят к затруднениям в работе и серьезным финансовым потерям предприятий из-за ошибок в планировании и ведении внешнеэкономической деятельности (ВЭД).
Участникам ВЭД требуются современные удобные инструменты для грамотного проведения внешнеторговых сделок. Эти программные системы должны обеспечивать всю технологическую цепочку прохождения товаров через таможню. Основными особенностями таможенных программ должны быть, прежде всего, их ориентация на широкий круг пользователей (от декларанта до генерального директора), оперативная информационная поддержка, удобство и простота в использовании.
На рынке таможенного программного обеспечения условно можно выделить три сектора:
1. Частные и государственные предприятия, создающие по заказу ГТК программное обеспечение для органов таможни и всех участников ВЭД.
2. Программное обеспечение, разрабатываемое для таможенной деятельности всех уровней, узкоспециализированное и создаваемое не по заказу ГТК.
3. Программное обеспечение для всех участников ВЭД по разным заказам, в том числе и ГТК.
Ведущие компании-производители ПО для ГТК и других участников ВЭД представлены в табл. 6. 8.