Вопрос 3: Документальное оформление операций по поступлению и выбытию( ликвидации) о.С. И других необоротных материальных активов.
Первичные документы по учету ОС утверждены приказом Министерства статистики Украины от 29.12.95г. № 352.
Кроме вышеуказанных документов в бухгалтерию могут поступать и быть использованы и другие документы, подтверждающие покупку, приобретение ОС, их передачу, продажу. Это могут быть: накладные, счета, счета фактуры, грузовые таможенные декларации и пр.
Общая схема
Приемка в эксплуатацию основных средств осуществляется комиссией, назначенной для этой цели приказом или распоряжением руководителя предприятия. Как правило, на предприятии создается постоянно действующая комиссия, в состав которой включают, например, главного механика, специалиста по строительству, инженера по технике безопасности, бухгалтера, работника, которому сдается под ответственность объект основных средств.
Ввод в действие объектов основных средств, а также их покупку комиссия оформляет актом приемки- передачи( внутреннего перемещения) основных средств по форме №ОЗ-1, в одном экземпляре на каждый объект. Можно составлять один акт на несколько принимаемых объектов основных фондов, но это допускается лишь в отношении хозяйственного инвентаря, инструментов, оборудования, если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость, принимаются одновременно и под ответственность одного и того же лица.
Акт является единственным первичным бухгалтерским документом, в котором указывается состав комиссии, подробная характеристика объекта, источник приобретения (создания), год постройки или выпуска заводом, дата ввода в эксплуатацию, краткая техническая характеристика, результаты испытаний, его соответствие техническим условиям, заключение комиссии. Указывается также, кто принял необходимые сведения для начисления износа.
В том случае, когда на предприятие поступают основные средства, бывшие в эксплуатации, в акте приемки- передачи указывают суммы износа.
Полностью оформленный акт вместе с приложенной технической документацией после утверждения руководителем предприятия передается в бухгалтерию.
Приемка законченных работ по достройке и дооборудованию объекта, производимых в порядке капитальных вложений и увеличивающих их балансовую стоимость, оформляется актом приемки- сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов( форма № ОЗ-2). Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет стороннее предприятие, акт составляется в двух экземплярах. Второй экземпляр передают предприятию, производившему капитальный ремонт, реконструкцию, модернизацию.
На основании вышеперечисленных документов бухгалтерия открывает инвентарную карточку( ОЗ-6), присваивает объекту порядковый номер, который затем проставляет в акте приемки- передачи. Инвентарные карточки являются основанием для ведения аналитического учета основных средств. На основании инвентарных карточек контролируется наличие и сохранность объектов основных средств. Хранятся карточки в бухгалтерии предприятия, в картотеке или в алфавитном порядке или в разрезе классификационных групп или по инвентарным номерам.
Если в процессе эксплуатации объекта был произведен ремонт объекта, его реконструкция, то в карточку должны быть занесены сведения о новой первоначальной стоимости.
При выбытии объекта инвентаризационные карточки изымают и хранятся они отдельно в течении установленного срока.
При размещении в одном здании нескольких структурных подразделений предприятия, по которым затраты( издержки) учитываются отдельно, следует открыть наряду с общей инвентарной карточкой на объект( здание) в целом также справочные инвентарные карточки с пометкой « Для начисления амортизации» отдельно по каждому направлению затрат в соответствии с утвержденным распределением площади и балансовой стоимости инвентарного объекта между соответствующими пользователями.
Техническая документация, относящаяся к данному инвентарному объекту , после открытия на него инвентарной карточки( записи в книгу) в бухгалтерии не хранится , а передается под расписку в соответствующие подразделения предприятия.
Заполненные инвентарные карточки регистрируются в описях( форма № ОЗ-7), которые ведутся бухгалтерией ( в 1-м экз.) по классификационным группам( видам) объектов основных средств.
Учет объектов основных средств по месту их нахождения ( эксплуатации, хранения) осуществляется в инвентарном списке( форма № ОЗ-9) у лиц, ответственных за их сохранность. Инвентарный список по местам нахождения основных средств и материально- ответственным лицам выписывается в 2-х экземплярах. Один экземпляр, подписанный работником бухгалтерии должен быть у материально- ответственного лица, чтобы работник знал , что за ним числится, за что он несет материальную ответственность. Второй экземпляр в бухгалтерии..
Предприятиям разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках, которые в этом случае выписываются бухгалтерией в двух экземплярах,- второй экземпляр передается по месту нахождения объекта.
При перемещении объекта этот экземпляр вместе с накладной на перемещение( форма № ОС-1) передается по новому месту нахождения. Накладная на внутреннее перемещение основных средств из одного подразделения в другое составляется в двух экземплярах работником подразделения- сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у подразделения- сдатчика. Аналогичная накладная выписывается при передаче основных средств в эксплуатацию из запаса.
Для контроля за движением основных средств в течение отчетного периода должна заполняться карточка учета движения основных средств ( ОЗ-8). Такие карточки могут открываться на каждую классификационную группу:
машин и оборудования
транспортных средств
хоз. инвентаря и пр.
В карточках , в течение года по месяцам отражается сведения о поступллении объекта по соответствующей группе( общей суммой), списание, выбытие объекта. Кроме того должен быть указан остаток на начало и конец каждого квартала. На карточках также отражается начисление амортизации за каждый месяц по группе. Данные этой карточки используются при составлении годовой финансовой отчетности предприятия и в частности при заполнении формы № 5 « Примечания к годовой финансовой отчетности».
На предприятиях с небольшим количеством инвентарных объектов учет основных средств может быть организован в инвентарной книге или ведомости.
Для учета движения других необоротных активов в настоящее время не разработаны типовые унифицированные формы первичных документов, поэтому для их учета можно использовать вышеперечисленные формы, а также типовые формы первичных документов по учету МБП.
Если в ходе перемещения основных средств производится разборка его фундамента или какой- либо части объекта или демонтаж всего объекта, то это оформляется актом по форме № ОС-3.
Для списания пришедших в негодность объектов основных средств, как и для приемки, создается специальная комиссия. На предъявленный к списанию объект комиссия составляет акт на списание основных средств( форма № ОС-3), а при списании грузового или легкового автотранспорта, прицепа или полуприцепа- акт на списание автотранспортных средств ( форма № ОС-4). В акте указываются: наименование объекта, его инвентарный номер, дата ввода в эксплуатацию, место эксплуатации, первоначальная стоимость, сумма начисленного износа за период эксплуатации, обоснование необходимости списания с баланса. Также в нем определяются затраты по ликвидации объекта и стоимость материалов, которые должны быть оприходованы после совершения операции. В акте делается расчет результатов от ликвидации.
При составлении акта на списание автотранспортных средств, кроме того , указывается пробег автомобиля, а при списании основных средств, выбывших в следствие аварии, к акту прилагается копия акта об аварии, а также объясняются причины, вызвавшие аварию, и указываются меры, принятые относительно виновных лиц.
Акт на списание составляется в двух экземплярах. После утверждения руководителем предприятия первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у материально- ответственного лица и служит основой для сдачи на склад полученных в результате ликвидации объекта материалов.
На принятые в аренду объекты основных средств инвентарные карточки не открываются . Регистром аналитического учета у арендатора является полученная от арендодателя копия инвентарной карточки, которая хранится в бухгалтерии арендатора отдельно.