Основные понятия Microsoft Access
Microsoft Access – система управления базами данных (СУБД) позволяет создавать и форматировать таблицы, запросы, отчёты и формы.
В таблицу заносятся данные типа запись (т.е. данные об одном элементе, имеющие разный тип. Заносятся в одну строку). Запрос – часть таблицы (или нескольких таблиц), выделенная по заданному признаку (по названию и количеству полей в записи, по фильтру к полям и т.д.). Форма – внешнее представление запросов или таблиц со встроенными методами обработки и управления данными и приложениями.
Для того чтобы начать работу в редакторе СУБД Access выполните следующие действия:
нажмите кнопку Пуск на панели управления;
выберите пункт меню Программы, затем выберите пункт Microsoft Access ;
после запуска редактора в главном меню в пункте Файл выберите строку Создать;
дайте название Вашей базе данных (расширение файла .mdb)
Обратите внимание, что в СУБД Access процесс сохранения файла отличается от привычного способа сохранения такого, как, например, в Word или Excel.
Вы называете файл при создании и все данные после этого будут сохраняться в файле с этим именем автоматически.
Следующим действием после создания нового файла базы данных будет выбор режима работы с таблицами, запросами, отчётами или формами.
Лабораторная работа №1 Создание таблицы данных
Задание 1. Создать и заполнить три таблицы данных тремя разными способами. Первая таблица – «Студенты» содержит поля: Фамилия, Имя, Возраст, День рождения. Вторая таблица – «Об учёбе» содержит поля: Фамилия, Имя, Город, Средний балл. Третья таблица – «Стипендия» содержит поля: Фамилия, Имя, Адрес, Семейное положение, Наличие надбавок, Стипендия, Общий доход.
Указание. В трёх таблицах должны быть данные об одной группе, т.е. фамилии и имена одних и тех же студентов во всех трёх таблицах.
Выполнение.
1. Запустите СУБД Microsoft Access командой Пуск/Программы/Microsoft Access.
2. Выполните команду Файл/Создать/Новая база данных (если создаёте новую базу данных) или Файл/Открыть (если база данных уже была создана).
3. Сохраните базу данных в своей папке.
4. В появившемся диалоговом окне выберите один из трёх способов создания таблицы данных.
Создание таблицы путём ввода данных.
Выполнение.
В таблице (рис. 1) двойным щелчком левой кнопки мыши перейдите в режим редактирования названия полей.
Рис. 1
Дайте полям следующие названия: Фамилия, Имя, Возраст, День рождения.
Здесь же заполните таблицу для 15 записей.
Указание. При заполнении поля типа Дата (в данном случае поля День рождения) данные вводятся в официальном формате: число, месяц, год по две цифры, которые разделяются точкой. Например: 12.10.03.
Закройте таблицу. При сохранении дайте ей название «Студенты».
Если появится предупреждение о задании ключевых полей, то выберите ответ «Да»
создание таблицы с помощью мастера.
Выполнение.
Выберите в категории Деловые из образцов таблиц «Студенты» названия полей: Фамилия, Имя, Город. Из образца «Студенты и занятия»: Балл (Рис. 2). Для этого пользуйтесь кнопкой:
.
Переименуйте поле Балл
в поле Средний
балл.
Рис. 2.
После ввода названий полей нажмите кнопку Далее и дайте новой таблице имя «Об учёбе».
Нажимая Далее, убедитесь, что в окне Создание таблиц нет связи между созданными Вами таблицами, а также выбран пункт Ввести данные непосредственно в таблицу.
Если появится предупреждение о задании ключевых полей, то выберите ответ «Да».
создание таблицы в режиме конструктора.
Выполнение.
В столбце Имя поля задайте названия полей для третьей таблицы, а в столбце Тип данных укажите соответствующий тип данных поля. Названия и типы полей см. рис. 3. (Обратите внимание, что тип вводится автоматически выбором из представленного списка).
Рис. 3.
Закройте окно конструктора.
Сохраните таблицу под именем «Стипендия». Подтвердите создание ключевых полей.
Снова откройте таблицу «Стипендия» и внесите в неё 15 записей.
Указание. При заполнении поля логического типа (в данном случае Семейное положение и Наличие надбавок) проставленная «галочка» соответствует значению Истина (Да).