6.6. Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітні особи – це працівники підприємства, яким видані грошові кошти під звіт. Список осіб, які мають право отримувати в касі готівку під звіт, затверджується керівником підприємства. Під звіт видається готівка на операційні, господарські та витрати, пов'язані з відрядженням, на визначений термін і мету.

Видача грошових коштів під звіт оформляється видатковим касовим ор­дером на підставі наказу керівника, акта, заяви, при умові, що за працівником немає заборгованості по раніше одержаних авансах. Підзвітна особа зобов'язана надати звіт про витрачання цих коштів за призначенням і пред'явити підтверджувальні документи, а також внести до каси невикористану суму в такі терміни:

• при відрядженні — не пізніше трьох робочих днів після повернення з відря­дження;

• по сумах на закупівлю сільськогосподарської продукції — не пізніше десяти робочих днів з дня їхньої видачі;

• по інших сумах — не пізніше наступного робочого дня після видачі під звіт.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпоряджен­ням керівника підприємства на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Скерування працівника у відрядження оформляється наказом (розпоряджен­ням) керівника по підприємству з випискою посвідчення про відрядження, яке має бути оформлене належним чином. Підприємство, яке скеровує працівника у від­рядження, повинне зареєструвати факт видачі посвідчення про відрядження тако­му працівникові у спеціальному журналі.

Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати в межах України — 30 календарних днів, за кордон — 60 календарних днів. Фак­тичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи.

Після документального оформлення відрядження відрядженому працівникові перед від'їздом необхідно видати грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житла і добові.

Відрядженому працівникові виплачуються добові у межах норм, встановле­них постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. № 663 „Про норми відшкодування витрат па відрядження в межах України і за кордон". Встановле­но такі граничні норми добових витрат для відряджень у межах України для дер­жавних підприємств:

а) у разі коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не вклю­чаються витрати на харчування, для відряджень у межах України — 18 гривень, для відряджень за кордон — 280 гривень;

б) у разі коли до рахунків вартості проживання у готелях включаються ви­грати на:

• одноразове харчування, для відряджень у межах України —14 гривень 40 коп., для відряджень за кордон — 224 гривні;

• дворазове харчування, для відряджень у межах України — 10 гривень 80 коп., для відряджень за кордон — 154 гривні;

• триразове харчування, для відряджень у межах України — 7 гривень 20 коп., для відряджень за кордон — 98 гривень.

Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відря­дження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин.

Власник (або уповноважена ним особа) відповідно до підпункту 5.4.8 пунк­ту 5.4 статті 5 Закону України „Про оподаткування прибутку підприємств" може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, па побутові послуги, транспортні та інші витрати. Вказані обмеження запроваджуються нака­зом (розпорядженням) власника (або уповноваженої ним особи). Розмір добових витрат, що виплачуються працівникам, скерованим у відрядження підприємства­ми усіх форм власності, не може бути нижчим, ніж норми добових витрат, устано­влених працівникам, які скеровуються у відрядження підприємствами, що повні­стю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, залежно від країни відрядження,

З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відря­дженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від працівни­ка) за наявності підтвердних документів в оригіналі. При цьому загальний термін відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не випла­чується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найман­ня житлового приміщення та інші витрати.

Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному субрахунку 372 „Розрахунки з підзвітними особа­ми". По дебету даного субрахунку відображаються суми, видані праців­никам підприємства під звіт у кореспонденції з рахунками обліку кош­тів: 30 „Каса", 31 „Рахунки в банках", 33 „Інші грошові кошти". По кредиту субрахунку 372 відображаються:

• витрачені підзвітними особами суми коштів у межах встановлених норм — у кореспонденції з рахунками обліку витрат: для підприємств, які використо­вують в обліку рахунки класу 8, — 84 «Інші операційні витрати» (з наступ­ним списанням на один з рахунків: 23 „Виробництво", 91 „Загальновироб-ничі витрати", 92 „Адміністративні витрати", 93 „Витрати на збут"), для підприємств, які не використовують рахунки класу 8, списання проводиться безпосередньо на рахунки 23, 91, 92, 93;

• витрати на відрядження, пов'язані з придбанням або заготівлею запасів у межах встановлених норм, — у кореспонденції з рахунками обліку запасів: 20 „Виробничі запаси", 21 „Тварини на вирощуванні та відгодівлі", 22 „МШП", 28 „Товари";

• повернені працівниками залишки невикористаних грошових коштів, вида­них на відрядження, — в кореспонденції з рахунком 30 „Каса";

• списані витрати на відрядження понад встановлені норми — у кореспонденції з рахунками обліку витрат 92, 93, 94, з наступним списанням на фінансовий результат (субрахунок 791 „Результат операційної діяльності").

При використанні журнальної форми обліку для обліку розрахунків з підзві­тними особами призначений Журнал № 3, в якому поєднується синтетичний і ана­літичний облік по субрахунку 372. Журнал № 3 ведеться в аналітичному розрізі, тобто по кожній підзвітній особі. У кожному окремому рядку відображаються сума виданого авансу, сума витрат на підставі затвердженого авансового звіту, повернена сума невикористаних грошових коштів, відшкодовувана сума перевитрат, сума підзвітних коштів, щодо яких не подано авансовий звіт і які не повернуто до каси підприємства.

Для одержання необхідних синтетичних даних по субрахунку 372 суми, по­казані в авансових звітах, і суми повернення невикористаних авансів відобража­ються в Журналі № 3 у кореспонденції з рахунками, що дебетуються. Після закін­чення місяця по кожній підзвітній особі визначають сальдо на кінець місяця, яке переноситься до Журналу наступного місяця, а також підсумки кредитових обо­ротів у цілому по субрахунку 372 і по дебету кореспондуючих рахунків перено­сять до Головної книги.

Сальдо на субрахунку 372 може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебе­тове сальдо вказує на залишки одержаних під звіт авансів, по яких ще не подано звіти, тобто заборгованість підзвітних осіб перед підприємством. Кредитове саль­до відображає величину перевитрат по авансовому звіту, тобто заборгованість підприємства підзвітній особі. При цьому в балансі підприємства залишки субра­хунку 372 відображаються розгорнуто:

• дебетове сальдо відображається у складі оборотних активів у рядку 210 „Інша поточна дебіторська заборгованість" балансу;

• кредитове — у складі зобов'язань підприємства по рядку 610 „Інші поточні зобов'язання".

При відображенні розрахунків із підзвітними особами характерна така ти­пова кореспонденція рахунків:

№ з/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
1	Видано під звіт грошові кошти	372	30
2	Придбання підзвітною особою матеріальних цінностей на підставі авансового звіту та відповідних первинних документів	20, 22, 28	372
3	Відображено суму податкового кредиту щодо ПДВ (за наявності податкової накладної)	641	372
4	Списано витрати на відрядження
	а) працівників, зайнятих постачанням підприємства запасами	20,22	372
	б) працівників апарату управління цехами, дільницями	91	372
	в) адміністративно-управлінського персоналу	92	372
	г) працівників відділу збуту	93	372
	д) персоналу обслуговуючих виробництв і соціально-культурної сфери	949	372
5	Повернено до каси підприємства не використані кошти, видані під звіт	30	372
6	Утримано із заробітної плати суми, неповернені своєчасно підзвітними особами	661	372
7	Повернено перевитрату грошових коштів підзвітній особі	372	30
8	Включені до фонду оплати праці суми витрат на відрядження, не підтверджених документально, добових понад установлені норми, затверджені керівником підприємства і відшкодовувані працівнику	92, 93, 949	66
9	Списано суму витрат на відрядження, не підтверджених документально, добових понад установлені норми, затверджені керівником підприємства і відшкодовувані працівнику	66	372