1.1.2. Документування операцій з обліку основних засобів

Документування основних засобів на підприємство оформлюється первинними документами, що визначені наказом Міністерства статисти­ки України „Про затвердження типових форм первинного обліку" №352 від 29.12.1995р.

Документування господарських операцій здійснюється за допомогою таких форм:

• ОЗ-1 „Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних за­собів";

• ОЗ-2 „Акт приймання-здач і відремонтованих, реконструйованих та моде­рнізованих об'єктів";

• 03-3 „Акт списання основних засобів";

• 03-4 „Акт на списання автотранспортних засобів";

• ОЗ-5 „Акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машини";

• ОЗ-6 ,,Інвентарна картка обліку основних засобів";

• 03-7 „Опис інвентарних карток по обліку основних засобів";

• 03-8 „Картка обліку руху основних засобів'";

• 03-9 „Інвентарний список основних засобів";

• ОЗ-14 „Розрахунок амортизації основних засобів" (для промислових під­приємств);

• ОЗ-15 „Розрахунок амортизації основних засобів" (для будівельних орга­нізацій);

• 03-16 „Розрахунок амортизації по автотранспорту".

Акт прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф, 03-1) застосовується для оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об'єктів, для обліку введення їх в експлуатацію, при оформленні внут­рішнього переміщення, а також для виведення із складу основних засобів, вна­слідок їх передачі іншому підприємству. Він оформляється комісією в одному примірнику в момент надходження чи вибуття основних засобів. Після цього акт прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф. 03-1) з доданою технічною документацією передається в бухгалтерію, підписується ке­рівником та головним бухгалтером.

Акт здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів (ф. 03-2) підписується відповідальним працівником відділу та представником організації (відділу), що проводила ремонт чи модернізацію основних засобів, та передається в бухгалтерію. В технічну документацію об'єкта основних засо­бів вносяться необхідні зміни в характеристику об'єкта, що пов'язані з ремон­том, реконструкцією чи модернізацією. Документ складається в двох екземпля­рах: один передається організації, що здійснює ремонт; інший — в бухгалтерію.

Акт прийому-передачі основних засобів (форма 03-1) при безоплатній пере­дачі основних засобів іншому підприємству складається в двох екземплярах (обом сторонам). При продажу акт складається в трьох примірниках: перші два — зали­шаються у продавця, а третій — передається покупцеві.

Акт на списання основних засобів (форма 03-3) використовується при офор­мленні вибуття основних засобів, при повному чи частковому їх списанні. Акт складається в двох примірниках (один — в бухгалтерії, інший — матеріально-відповідальній особі). В акті вказуються затрати на списання, а також вартість матеріальних цінностей, отриманих внаслідок ліквідації.

Акт на списання автотранспортних засобів (форма ОЗ-4) застосовується для оформлення списання легкового чи вантажного автомобіля, причепа тощо вна­слідок їх повної ліквідації.

Реєстри аналітичного обліку основних засобів, що вибули, додаються до документів, якими оформлені факти вибуття основних засобів.

В бухгалтерії на кожен об'єкт основних засобів відкривається інвентарна картка обліку основних засобів (ф. 03-6) на підставі акту прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф. ОЗ-1), технічної та іншої документації. Аналітичний облік основних засобів та їх зносу ведеться за кожним об'єктом окремо з розподілом на: власні, отримані на умовах фінансової оренди, виробничі, невиробничі.

В інвентарній картці записуються тільки основні якісні та кількісні характе­ристики основного засобу (назва підприємства, місце знаходження, рахунок, суб­рахунок, код аналітичного обліку, первісна вартість, норма амортизаційних від­рахувань, рік випуску, сума зносу, дата введення в експлуатацію, номер техпаспорту тощо). Всі зміни, що відбуваються з основними засобами, обов'язко­во реєструються в інвентарній картці.

Для аналітичного обліку та забезпечення спостереження за використанням у місцях експлуатації основних засобів кожному об'єкту присвоюється інвента­рний номер.

Якщо частина (компонент) основних засобів визнана підприємством окре­мим об'єктом основних засобів, то їй також присвоюється інвентарний номер.

Інвентарний номер закріплюється за об'єктом основних засобів на весь час його знаходження на даному підприємстві. Інвентарні номери об'єктів основних засобів, що вибули, не присвоюються іншим об'єктам основних засобів, які на­дійшли на підприємство, протягом періоду, який забезпечує виключення ідентифі­кування нових об'єктів з тими, що вибули (наприклад, протягом строків зберіган­ня документів). Орендовані об'єкти основних засобів можуть залишатися з інвентарним номером орендодавця (якщо таких інвентарних номерів орендарем не присвоєно об'єктам основних засобів).

Для реєстрації інвентарних карток використовують опис інвентарних карток обліку основних засобів (ф. ОЗ-7), записи в якому ведуться в розрізі класифіка­ційних груп (видів) основних засобів.

Для пооб'єктного обліку основних засобів за місцями їх знаходження мате­ріально відповідальна особа веде інвентарний список основних засобів (ф. 03-9). Дані цього інвентарного списку повинні відповідати даним інвентарних карток, які ведуться в бухгалтерії.

Наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000 р. № 356 затвер­джені Методичні рекомендації щодо застосування реєстрів бухгалтерського об­ліку, у яких даються і форми 8 журналів, що замінили звичні для бухгалтера журнали-ордери.

Для узагальнення інформації про наявність і рух основних засобів їх знос, а також капітальні інвестиції призначений Журнал 4.

Записи в Журналі 4 ведуться на підставі первинних і зведених документів (акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф. ОЗ-1)), акта списання, розрахунку амортизації та ін.).

Вибуття основних засобів відображається у графі 4 розділу І Журналу 4 у результаті їх продажу, безоплатної передачі, неможливості отримання підприємс­твом надалі економічних вигід від їх використання або невідповідності критеріям визнання активом.

Сума нарахованої амортизації основних засобів відображається у графі 6 Журналу 4.

Капітальні інвестиції у зв'язку з уведенням у дію основних засобів та вибут­тя внаслідок продажу відображаються в розділі II Журналу 4.

Для ведення обліку по дебету рахунку 15 „Капітальні інвестиції" призначе­на Відомість 4.1.

У ній також відображаються аналітичний облік інвестицій у розрізі затрат капітального характеру (будівельні, монтажні, проектні роботи, собівартість придбаного обладнання, яке потребує і яке не потребує монтажу тощо) та опе­рації, пов'язані з розподілом інвестицій у капітальне будівництво, виконане підря­дним і господарським способом.

У цій Відомості відображаються затрати на проведення модернізації, моди­фікації, дообладнання (субрахунок 152), реконструкції, добудування (субрахунок 151) об'єкта, які приводять до збільшення первісно очікуваних від його викорис­тання майбутніх економічних вигід. Для визначення фактичної вартості кожного об'єкта капітального будівництва, реконструкції, добудування, модернізації, мо­дифікації, здійснюваної в декількох звітних періодах, застосовується вкладний листок із зазначенням назви об'єкта.

У Відомості 4.1 відокремлюється сума податкового кредиту, що визнається законодавством у зв'язку з попередньою оплатою (авансом) вартості необоротних активів, обладнання І будівельно-монтажних робіт. Після отримання (приймання) необоротних активів, обладнання, що потребує монтажу, і будівельно-монтажних робіт сума податкового кредиту методом „сторно" відображається (у Відомості 4.1 і Журналі 3) по дебету рахунку 15 і кредиту субрахунку 644 „Податковий кредит" і не включається до первісної вартості побудованих (змонтованих, уведе­них в експлуатацію) основних засобів.

У тих випадках, коли необхідну аналітичну деталізацію показників за об'єк­тами обліку на окремих рахунках безпосередньо в журналах забезпечити немож­ливо, то заздалегідь дані первинних документів в необхідному аналітичному роз­різі групуються (накопичуються) у допоміжних відомостях (листах-розшифровках), з яких підсумки записуються до журналів.