Глава I: «Учет денежных средств» Тема№1. «Порядок ведения кассовых операций».

План:

1. Общие положения;

2. Прием, выдача наличных денег и оформление первичных кассовых документов;

3. Ведение кассовой книги и хранение денег в кассе;

4. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины. Штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины.

5. Бухгалтерский учет кассовых операций.

1. Предприятия независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить деньги в банке на расчетном счете.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу.

Прием наличных денег от населения, производиться с обязательным применением ККМ ( контрольно-кассовых машин).

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимита, установленных банками по согласованию с руководителем предприятия. Лимиты могут пересматриваться. Сверхлимитные остатки должны быть сданы в банк. Лимит наличных денег утверждают на год. Для этого составляют Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающих в его кассу. Этот документ поступает в банк, который обслуживает предприятие. Если предприятие работает с несколькими банками, то расчет представляется в любой из них, но в каждую кредитную организацию посылается уведомление.

В расчете указывается желаемая сумма лимита. Она устанавливается в большем размере, чем разница между средней дневной выручкой и среднедневным расходом.

Предприятиям, имеющим постоянную выручку, разрешено расходовать ее на следующие цели:

− на заработную плату;

− на командировочные расходы;

− на покупку канцтоваров, ГСМ, инвентаря;

− на срочный ремонт;

− на закупку сельскохозяйственных продуктов.

Эти цели отражаются в расчете. Расчет составляются в двух экземплярах, оба подписываются руководителем и главным бухгалтером, и заверяется печатью. Один экземпляр направляется в банк, в котором принимается решение об установлении лимита, подписываемое руководителем банка.

Если в течении года у предприятия увеличится выручка или открываются новые филиалы, лимит может быть пересмотрен, по согласованию с банком, для чего в банк предоставляется письмо, где указываются причины увеличения лимита. Подавая новый расчет, можно установить другие сроки и время сдачи выручки.

2. Документальное оформление кассовых операций осуществляет в соответствии с

«Порядок ведения кассовых операций».

Прием наличных денег кассами предприятий производиться по «Приходным кассовым ордерам» («ПКО»). Это бланк типовой формы и заполняется в организациях любой формы собственности. Выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или лицом уполномоченном на это. О приеме денег выдается квитанция к «ПКО» с подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью, (штампом) кассира.

С 1998г. в «ПКО» включены дополнительные строки

– по строке « в том числе» указывается сумма НДС.

− в графе Д (дебет), указывается счет - куда приходуются наличные средства;

− у всех росписей должны быть расшифровки.

Выдача наличных денег производится по «Расходному кассовому ордеру» («РКО»), выписываемым в одном экземпляре, подписываемым главным бухгалтером и руководителем. Если к «РКО» прикладываются документы (заявления, счета и др.) на которых имеется разрешительная подпись руководителя, то его виза в «РКО» не обязательно.

«РКО» и «ПКО» исправлению не подлежат, а переписываются заново.

Выдача заработной платы, премий и т.д., осуществляется по платежной ведомости. На общую сумму выданной заработной платы выписывается «РКО», дата и номер которого проставляется в платежной ведомости.

При выдачи денег по «РКО» отдельному лицу, не состоящему в штате необходимо указать данные документа, удостоверяющие личность. В «РКО», получающий деньги, пишет полученную сумму прописью и цифрами, расписывается и ставит дату (при получении денег по платежной ведомости сумма прописью не пишется).

Деньги, полученные в банке на выплату заработной платы могут храниться сверхлимитно в кассе предприятия в течении трех дней, считая день, получения денег в банке ( на Крайнем Севере 5 дней).

Если выдача денег производиться по доверенности, то в «РКО» после «ФИО» получателя денег бухгалтер указывает «ФИО» лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производиться по платежной ведомости, то перед распиской в получение денег бухгалтер делает надпись – «По доверенности»

Против лиц, не получивших заработную плату, бухгалтер делает отметку «депонировано». На общую депонированную сумму составляется реестр депонированных сумм и выписывается «РКО».

«РКО» и «ПКО» подписывается кассиром и погашается штампом « оплачено». «ПКО» и «РКО» регистрируется в «Журнале регистраций приходных и расходных кассовых ордеров».

3. Учет денег в кассе ведется кассиром в «Кассовой книге». Она на предприятии одна, заводится на один год. Книга должна быть прошнурована (прошита), листы пронумерованы, опечатана мастичной печатью. Количество листов книги заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Листы в книге называются отчетом кассира, который составляется ежедневно в двух экземплярах под копирку. Второй экземпляр отрывной вместе с приложенными первичными документами передается под расписку бухгалтеру. Исправления в отчетах допускаются корректурным способом. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. К конце каждого дня подсчитывается конечный остаток. (остаток на начало +приход – расход). Помещение кассы должно быть изолировано, снабжено сигнализацией, на окнах должны быть решетки. Дверь в кассу во время совершения операций должна быть заперта со внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам не имеющим отношения к кассе воспрещается. Кассы предприятия могут быть застрахованы. Все наличные деньги хранятся в сейфе или металлических шкафах, которые по окончанию рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи и печати хранятся у кассира, которому запрещено оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам и изготавливать дубликаты. Дубликаты ключей в пропечатанном пакете (шкатулке) находятся у руководителя. Не реже 1 раза в квартал проводится их проверка комиссией назначаемой руководителем, составляется акт.

При обнаружении утраты ключа руководитель немедленно сообщает ОВД и принимает меры для сохранности сейфа замка. Хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и сейфа кассир должен проверить сохранность замков и печатей и если есть повреждение сообщить руководителю, а руководитель в ОВД. После сообщения создается комиссия, пересчитываются наличные деньги, составляются акт в 4 экземплярах:

1. экз. ОВД;

2. экз. Страховую компанию;

3. экз. Вышестоящую организацию;

4. экз. У предприятия.

4. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель должен ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций, а затем заключить с ним договор о полной материальной ответственности. Если кассир временно заменяется, издается новый приказ о назначении исполняющего обязанности (создается комиссия, производится пересчет денег, составляется акт)

В сроки, установленные руководителем, а также при смене кассиров, проводится внезапная ревизия кассы.

При этом проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности. Расписки на выданные суммы наличными не оформленные «РКО» комиссией не принимаются.

Хранение в кассе денег не принадлежащих предприятию запрещается, они считаются излишками. Результаты ревизии оформляются актом.

Штрафные санкции:

Банк должен проверять лимит кассы не реже 1 раза в 2 года. В соответствии с Кодексом РФ об административных нарушениях за сверхлимитные остатки предприятие штрафуется на сумму от 40 до 50 тыс. руб. Одновременно штрафуется должностные лица на 4-5 тыс.руб. Штраф взимает налоговая инспекция, в которую банк предоставляет справку о нарушении лимита.

Однако оштрафовать предприятие и должностных лиц налоговая инспекция может лишь в течении двух месяцев после того, как было совершено нарушение.

5. Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используются активный, денежный счет 50 . К нему открываются следующие субсчета:

50/1 «Касса организации»;

50/2 – «Операционная касса»;

50/3 – «Денежные документы»;

50/4 – «Касса в иностранной валюте».

Сальдо по дебету показывает наличие денежных средств в кассе на начало и конец отчетного периода.

Оборот по Д (дебету) – поступление денег в кассу, оборот по К - расход, выбытие денег из кассы.

№	Содержание операции	Д	К
1.	Поступили наличные деньги с расчетного счета в кассу.	50	51
2.	Внесен в кассу неиспользованный остаток подотчетных сумм	50	71
3.	Внесена МОЛ недостача в кассу	50	73/2
4.	Поступили наличными платежи от покупателей.	50	62
5.	Поступила выручка от продажи товаров, готовой продукции.	50	90
6.	Поступила выручка от продажи ТМЦ (не основ. деят.)	50	91
7.	Поступила в кассу выручка ранее сданная через инкассатора, на почту	50	57
8.	Погашена дебиторская задолженность	50	76
9.	При инвентаризации выявлены излишки в кассе.	50	91
10.	Поступил в кассу взнос от учредителя.	50	75/1
11.	Выдана из кассы з/п, премии, стипендии и т.д	70	50
12.	Выданы из кассы пособия.	69	50
13.	Выданы из кассы алименты и депонированная з/п.	76	50
14.	Выданы деньги из кассы в подотчет.	71	50
15.	Выдана из кассы материальная помощь	91	50
16.	Сданы деньги из кассы на расчетный счет.	51	50
17	При инвентаризации в кассе установлена недостача.	94	50

Кассовые операции, произведенные за месяц, записываются в журнал – ордер №1.

(кредит счета 50) и ведомости к нему (дебет счета 50)

Основанием для заполнения ж/о служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка. Если при инвентаризации установлена недостача или излишек на составленный акт также отводится строка.