20.Порядок видачі довіреностей на отримання цінностей та контроль за їх використанням.

Керівник підприємства призначає особу, яка виписує та реєструє видані, повернуті й використані довіреності.

Особи, які отримують довіреності, інструктуються такою призначеною особою про порядок i терміни використання та звітування про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності.

Довіреності на одержання цінностей видаються лише особам, які працюють на даному підприємстві.

Особі, яка не працює на даному підприємстві, довіреність може бути видана з дозволу керівника підприємства, якщо зазначена особа має довіреність на одержання таких цінностей у відповідній кількості від підприємства, на якому вона працює.

Довіреність підписують керівник та головний бухгалтер підприємства або їх заступники та уповноважені керівником підприємства особи*.

Довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом, рахунком, замовленням, договором, угодою або іншим документом, що їх замінює, видається довіреній особі під розписку i реєструється в журналі реєстрації довіреностей.

Строк дії довіреності встановлюється залежно від можливості одержання та вивозу відповідних цінностей за документом, на підставі якого видано довіреність, однак не більше ніж на 10 днів.

Слід зазначити, що при виписуванні довіреності перелік цінностей, які потрібно отримати за довіреністю (графа «Найменування цінностей» у бланку довіреності), наводиться обов'язково із зазначенням назви i кількості цінностей для одержання незалежно від того, чи є такі відомості у документах на відпуск цінностей. Незаповнені рядки довіреності потрібно прокреслювати. Забороняється видавати довіреності, які повністю або частково незаповнені, не мають зразків підпису осіб, на ім'я яких вони виписані**.

Слід звернути увагу, що особа, якій видано довіреність, зобов'язана не пізніше наступного дня після кожного випадку доставки на підприємство одержаних за довіреністю цінностей незалежно від того, одержано цінності за довіреністю повністю або частково, подавати відповідальному працівнику підприємства, який виписує та реєструє довіреності, або матеріально відповідальній особі документ про одержання цінностей та їх здачу на склад.

Невикористані довіреності повертаються особою, якій була видана довіреність, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності.

У разі використання довіреності або повернення невикористаної в журналі реєстрації довіреностей робиться відмітка про номери документів (накладних, актів тощо) на одержані цінності або про дату повернення довіреності. Невикористані довіреності гасяться надписом «Невикористана» i зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів. Такий строк становить 3 роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства або ревізії для госпрозрахункових підприємств i організацій, які знаходяться у сфері управління, а також інших центральних органів виконавчої влади. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих i судових справ первинні документи зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається.

Розглянемо, як відображається надходження, вибуття, використання бланків суворої звітності, зокрема довіреностей, у бухгалтерському обліку***.

Слід зазначити, що бланки довіреностей (типова форма № М-2 та типова форма № М-2б) є документами суворої звітності, що вимагає:

• їх виготовлення з друкарською нумерацією відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів i документів суворого обліку;

• обліку їх одержання, зберігання та використання як бланків суворої звітності;

• пронумерування, прошнурування, скріплення печаткою та реєстрації довіреностей (типова форма № М-3);

• видачу бланків i журналів особі, на яку покладено обов'язки з реєстрації виданих, повернутих i використаних довіреностей, за видатковою накладною;

• контроль за своєчасним поданням документів (актів, накладних, товарно-транспортних накладних, ордерів), що свідчать про їх використання або невикористання;

• списання використаних бланків довіреностей за актом (типова форма № М-2а).

Отже, відповідно до Інструкції № 291 бланки довіреностей, що зберігаються на підприємстві, відображаються на підставі платіжно-прибуткових документів за вартістю, що складається з витрат на їх придбання (виготовлення) та доставку, за дебетом субрахунку 209 «Інші матеріали». Одночасно на позабалансовий рахунок 08 «Бланки суворого обліку» зараховується вартість зазначених бланків виходячи з ціни 1 грн. 50 коп. за один бланк. В аналітичному обліку наводяться дані про місце зберігання, нумерацію, кількість i вартість таких бланків.

Передача бланків довіреностей з місця зберігання особі, призначеній для виписування i реєстрації виданих, повернутих та використаних довіреностей, провадиться за первинними документами на відпуск цінностей (накладна, вимога тощо) i відображається в аналітичному обліку оборотами на субрахунку 209 «Інші матеріали» та позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку».

На підставі затвердженого керівником акта про списання бланків довіреностей із зазначенням їх нумерації та кількості, що складається не рідше одного разу на квартал, вартість використаних бланків списується з субрахунку 209 «Інші матеріали» в кореспонденції з рахунками обліку витрат (рахунки класів 8 та 9), пов'язаних з управлінням виробництвом, та одночасно з позабалансового рахунку 08 «Бланки суворого обліку».

Невиконання вимог Інструкції № 99 про порядок реєстрації виданих, повернутих i використаних довіреностей на одержання цінностей є порушенням установленого в Україні порядку ведення бухгалтерського обліку, що тягне за собою накладення штрафу в розмірі від восьми до п'ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення).