8. Основные функции управления проектом. Управление рисками проекта. Приведите пример.

Функции управления проектом: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и при­емку, бухгалтерский учет, администрирование.

Управление рисками проекта: Включает в себя процессы, связанные с определением, анализом и реагированием на риски проекта с целью повышения вероятности и степени влияния положительных и снижения вероятности и степени влияния негативных событий в проекте.

Риск проекта – это неопределенное событие или условие, которое, в случае возникновения, имеет позитивное или негативное воздействие, по меньшей мере, на одну из целей проекта, например сроки, стоимость, содержание или качество.

Риски характеризуются: P – вероятность (0<P<1)

I – степень воздействия

RV = PxI

Остаточные риски – риски которые всегда остаются в проекте.

Возможности управления рисками и ущерб от рисков.

Планирование управления рисками – это процесс определения подходов по отношению к операциям по управлению рисками проекта.

Иерархическая структура рисков

При равных возможных условиях реализации проекта учитываются и такие  виды рисков, как:

1.   Производственный риск, риск невыполнения планиру­емых объемов работ и/или увеличения затрат, недостатки производственного планирования и, как следствие, уве­личение текущих расходов предприятия;

2.   Инвестиционный риск, риск возможного обесценивания инвестиционно-финансового портфеля, состоящего как из собственных ценных бумаг, так и приобретенных.

3.   Рыночный риск, связанный с возможным колебанием рыночных процентных ставок, как собственной национальной единицы, так и зарубежных курсов валют.

4.   Политический риск, риск понесения убытков или сни­жения прибыли вследствие изменений в государственной по­литике.

5.   Финансовый риск:Процентный риск возникает обычно при заключении долгосрочных соглашений о займе на основе плавающей процентной ставки.Кредитный риск возникает при невозможности выполнения банком кредитного договора вследствие финансового краха.Валютный риск представляет риск потенциальных убытков, которые может понести фирма вследствие изменений в валют­ных курсах.

Экономический риск, стратегической программы (проекта), риск потери конкурентной позиции предприятия вследствие непредвиденных изменений в экономическом окружении фирмы, например, роста цен на энергоносители, роста процентных ставок за кредиты под финансирование оборотных средств, повышения таможенных тарифов и других аналогичных факторов.

Ниже приведена классификация рисков, на которую необходимо обращать внимание при планировании проекта. Риски классифицируются следующим образом:

Внешне непредсказуемые риски Внешние предсказуемые (но неопределенные) риски Внутренние нетехнические риски Технические риски Правовые риски Страхуемые риски

9. Основные функции управления проектом. Управление коммуникациями проекта. Приведите пример.

Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и при­емку, бухгалтерский учет, администрирование.

Управление коммуникациями проекта

Включает в себя процессы, необходимые для гарантии своевременных и соответствующих процессов генерации, сбора, хранения и распространения информации проекта между его участниками.

Идентификация участников проекта – определение всех людей или организаций, воздействующих на проект и документирование важной информации, касающейся их интересов, вовлечения или влияния на успех проекта.

        - Шаг 1: идентификация всех потенциальных участников проекта и всей значимой информации.

        - Шаг 2: определение влияния на проект каждого участника.

- Шаг 3: определение, как ключевые участники проекта могут реагировать на различные ситуации (поддержка, участие, сопротивление)

Планирование коммуникаций:

Определяет информационные и коммуникационные нужды заинтересованных лиц (кто они, уровень их заинтересованности и степень влияния в проекте; кому, когда, какая необходима информация и как она будет передана).

Инструменты и методы:

-        Анализ требований к коммуникациям – определение информации необходимой для стейкхолдеров проекта (тип, объем, формат), и ее анализ по значимости для целей проекта и участников проекта. Ключевым моментом планирования реальных коммуникаций проекта, является определение и ограничение лиц, кто будет общаться с кем, и кто будет получать эту информацию.

-        Средства коммуникации – методы (формы ми технологии), используемые для передачи информации среди стейкхолдеров.

-        Модели коммуникации – демонстрирует, как информация отправляется и получается между двумя участниками, отправителем и получателем.

-        Методы коммуникации– способы и схемы распространения информации и обмена ею между многими участниками (интерактивность, направленность, сетевые схемы, индивидуальные и групповые встречи и др.)

Факторы влияющие на выбор технологий коммуникаций:

-        Срочность информации

-        Доступность технологии

-        Степень владения технологией

-        Длительность проекта

-        Окружение проекта

Критерий оценки коммуникативных сетей в организации:

1.   Надежность

2.   Скорость прохождения информации

3.   Коэффициент искажения или потерь информации в сети

4.   Неравенство (подчиненность) элементов позиций в цепи

5.   Характер связи элементов (детерминированный, вероятностный, случайный)

План управления коммуникациями может включать в себя следующие разделы:

-        Требования участников проекта (в части коммуникаций)

-        Требования к формату, содержанию и степени детализации информации

-        Лица, ответственные за распространение информации

-        Лица или группы, получающие информацию

-        Методы передачи информации

-        Частота распространения необходимой информации

-        Время необходимое для эскалирования спорных вопросов

Ключевой момент планирования коммуникаций проекта – это определение того, кто с кем будет взаимодействовать и кому какая будет передаваться информация.

Распространение информации – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта.

Способы распространения информации – способы и схемы распространения информации и обмена ею между многими участниками.

На эффективность распространения информации могут повлиять:

-        Средства связи

-        Стиль письма

-        Методы управления совещаниями

-        Методы проведения презентаций

Управление ожиданиями участников проекта

Относится к управлению коммуникациями для удовлетворения потребностей участников проекта и решения возникающих проблем.

Активное управление ожиданиями участников проекта повышает вероятность того, что не произойдет сбоя исполнения проекта из-за нерешенных проблем с участниками, способствует скреплению слаженности работы сотрудников, а также снижает вероятность нарушения нормального хода проекта.

Инструменты и методы:

-        Навыки межличностных отношений – такие навыки как построение доверительных отношений, разрешение конфликтов, активное выслушивание, преодоление сопротивления изменениям.

-        Навыки общего менеджмента – действия по направлению и контролю группы людей с целью координации и гармонизации группы в направление скорее цели, чем содержания персональных усилий.

Отчетность по исполнению (обратная связь в проекте)

- это сбор и распространение информации о выполнении работ (отчеты о текущем состоянии, оценка прогресса и прогнозирование). Отчеты могут быть либо полными, либо качаться только отклонений.

Инструменты и методы:

-        Анализ отклонений – пост-фактумное рассмотрение всего того, что вызвало разницу между базовым планом и действительным результатом.

-        Методы прогнозирования – методы предсказания будущего выполнения проекта, основанное на действительном выполнении к конкретной дате.

-        Системы отчетности – стандартные инструменты менеджера проекта выявления, хранения и распространения информации стейкхолерам о стоимости, выполнении расписания и ходе работ.

Отчетность по исполнению проекта может включать в себя:

1.   Отчет о состоянии проекта.Описывает, где мы сейчас находимся относительно базовых планов (по стоимости, содержанию, расписанию, качеству)

2.   Отчет о прогрессе. Описывает, что было сделано за прошедший период

3.   Отчет о тренде.Оценивает улучшается или ухудшается ситуация

4.   Прогноз. Предсказывает будущее состояние проекта.

5.   Другие отчеты по запросу руководства.

Общие рекомендации по управлению коммуникациями:

-        Объясняйте смысл действий

-        Рассказывайте о проекте

-        Убеждайтесь, что вас правильно поняли (обратная связь)

-        Информация должна иметь нужную степень детализации

-        Используйте невербальную коммуникацию

-        Продавайте результат – хорошая работа незаметна

-        Создавайте нужную эмоциональную картину (или ее иллюзию) для заинтересованных сторон

-        Контролируйте коммуникации

ИТОГИ:

Управление коммуникациями проекта – процессы создания, сбора, распространения, хранения информации.

Приведение языка и формальных правил общения к единому стандарту.

- непонимание – трата времени, основного ресурса проекта.

Выявление информационных потребностей участников проекта.

Правило 5К: какая информация, кому, когда, как и кем передается.

Распространение информации: плановое, по запросам.

Отлаженный процесс предоставления отчетности – важный фактор успешного выполнения проекта.

- основные виды отчетов: о текущем состоянии, о прогрессе, прогноз.

Принципы ориентированности отчетов на клиентов: - знать, какие отчеты нужны заказчику и подстраиваться под него; - для каждой группы участников соответствующая детализация

Активное управление ожиданиями участников проекта снижает вероятность возникновения проблем. Особое внимание – ключевым участникам проекта.

1 0. Основные функции управления проектом. Управление содержанием проекта. Приведите пример.

Основными функциями управления проектом являются: управление интеграцией; управление содержанием; управление сроками; управление стоимостью (бюджетом); управление качеством; управление персоналом; управление коммуникациями; управление рисками (безопасностью); управление поставками.

Управление содержанием проекта включает в себя процессы, обеспечивающих наличие в проекте тех и только тех работ, которые необходимы для успешного завершения проекта. Осуществляется на протяжении всего жизненного цикла проекта. Содержание проекта – работы, которые необходимо выполнить для создания продукта, услуги или результата с указанными свойствами и функциями.

ИТОГИ: 1. Основная задача управления содержанием проекта – включение в проект тех и только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта. 2. Содержание проекта должно быть одинаково понято всеми участниками проекта. 3. Декомпозиция – разделение работ на более мелкие элементы. 4. Низший уровень ИСР называется пакетом работ и представляет собой группу работ, для которого стоимость и график может быть определён с достаточной степенью достоверности

Основные функции управления проектом. Управление поставками проекта. Приведите пример. Функции управления проектом: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и при­емку, бухучет, администрирование. Планирование поставок – процесс документирования решений о покупках, определения подходов и идентификация потен. продавцов для проекта. Инструменты и методы: анализ «производить или покупать» (сами или на стороне). Тип используемого контракта и особые определения контракта и условий фиксируют степень риска, предполагаемую покупателем и продавцом.

Основные типы контрактов:С фиксированной ценой – для продукта с четкими характеристиками (риск убытков для продавца, если себестоимость превысит цену контракта. М.б. стимулирующие платежи при выполнении продавцом определенных условий- соблюдение или перевыполнение графика поставок). С возмещением затрат – покупатель оплачивает оговоренные затраты продавца и дополнительно оговоренную сумму- прибыль продавца. При контроле стоимости и прибыли продавца, риск увеличения цены для покупателя при увеличении затрат продавца). Контракт «Время и материалы» - гибрид предыдущих типов контрактов; нет оговоренной общей суммы – она растет с выполнением работ. Там, где невозможно сразу точно определить цели и результаты.

Выбор поставщика и информации: система взвешивания, независимая оценка; система отсевов; переговоры по контракту; экспертная оценка; методы оценки предложений. Конференции контрагентов – встречи со всеми перспективными продавцами и покупателями до рассмотрения заявокдля гарантии того, что все продавцы имеют ясное и целостное понимание поставки. Методы оценки предложений – выбора источника на основе предложений продавцов.  Независимые оценки стоимости, подготовленные проф.оценщиком, для сопоставления с предложенными поставщиками. Переговоры о поставках, рекламные объявления, поиск через интернет.

Администрирование поставок – процесс удостоверения в том, что выполнение обязательств поставщиком соответствует контракт. требованиям. Управление контрактами имеет элементы управления финансами: контракт, план управления контрактами, бранные продавцы, отчеты об исполнении, одобрение запросов на изменения, информация об исполнении работ. Закрытие поставок – процесс завершения всех поставок проекта путем подтверждения, что все работы и результат по контракту приняты. Досрочное завершение - частный случай. Обязанности менеджера: форм. приемка всех результатов работ, завершение всех действий по закрытию поставок и перечислению окончательных платежей, архивирование документов. Рук-ль должен: понимать процесс поставок, осн. положения поставок; быть уверен в полноте контрактов, чтобы они учитывали специфику проекта, операции управления поставками в расписании проекта; участвовать в переговорах с поставщиками; управлять изменениями контрактов.