4.Основные функции управления проектом. Управление содержанием проекта. Приведите пример.

Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и при­емку, бухгалтерский учет, администрирование.

Управление содержанием проекта Включает в себя процессы, обеспечивающих наличие в проекте тех и только тех работ , которые необходимы для успешного завершения проекта. Осуществляется на протяжении всего жизненного цикла проекта. Содержание проекта – работы, которые необходимо выполнить для создания продукта, услуги или результата с указанными свойствами и функциями. Содержание продукта – свойства и функции, которые характеризуют продукт, услуги или результат. Определение содержания и управление им определяет общий успех проекта. При работе над каждым проектом важно соблюдать баланс средств, источников данных, методологии, процедур и других факторов для того, чтобы усилия, потраченные на работу с содержанием, соответствовали размеру, сложности и важности проекта. Содержание проекта ориентировано на содержание продукта. Если меняется содержание продукта, меняется содержание проекта. Сбор требований–процесс определения и документирования требований участников проекта относительно результатов проекта. Определение содержания–создание детального документа, отражающего цели и задачи проектных работ Инструменты и методы:

Анализ продукта - Эффективный инструмент для проектов, результатом которых является продукт, а не услуга или результат. Анализ продукта включает в себя методы:

иерархическое разбиение продукта; системный анализ; анализ требований; системный инжиниринг

Анализ альтернатив – поиск и анализ альтернатив для генерации различных подходов исполнению и выполнению работ проекта.

Экспертная оценка и Анализ участников проекта

Описание содержания проекта – документ , документ детально описывающий результаты проекта и работы, необходимые для достижения этих результатов

Создание иерархической структуры работ – декомпозиция целей проекта на белее мелкие и более управляемые компоненты Декомпозиция – разделение результатов проекта на более мелкие и более управляемые элементы. Иерархическая структура работ. Нижний уровень ИСР – это пакеты работ. Разбиение производится до уровней, для которых возможна реалистичная оценка сроков, стоимости, рисков. Проверка содержания–формальное (официальное) принятие содержания и результатов проекта. Инструменты и методы: Инспекция – операции измерения, обследования и подтверждения, позволяющие определить, соответствуют ли работы и результаты требованиям и критериям приемки продукта.

Контроль содержания –контроль и координация изменений содержания. Инструменты и методы: Анализ отклонений –оценка и анализ величины отклонения от первоначального базового плана по содержанию на основании данных, полученных при измерениях исполнения проекта.

Неконтролируемые изменения – одна из основных причин неудачных проектов.

 Итог: Основная задача управления содержанием проекта – включение в проект тех и только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта. Содержание проекта должно быть одинаково понято всеми участниками проекта.Декомпозиция – разделение работ на более мелкие элементы. Низший уровень ИСР называется пакетом работ и представляет собой группу работ, для которого стоимость и график может быть определён с достаточной степенью достоверности

Вопрос № 5. Основные функции управления проектом. Управление стоимостью проекта. Приведите пример.

Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и при­емку, бухгалтерский учет, администрирование.

Стоимость проекта определяется совокупностью стоимостей ресурсов проекта, стоимостями и временем выполнения работ проекта. Оценка всех затрат по проекту эквивалентна оценке общей стоимости проекта.

Управление стоимостью проекта включает в себя процессы, необходимые для обеспечения и гарантии того, что проект будет выполнен в рамках утвержденного бюджета. Целями системы управления стоимостью (затратами) является разработка политики, процедур и методов, позволяющих осуществлять планирование и своевременный контроль затрат.

Стоимостная оценка производится с использованием следующих инструментов и методов:

-        Экспертная оценка;

-        Оценка по аналогам - оценка по аналогии с прошлым, прошлыми проектами или работами;

-        Параметрическая оценка - оценка по параметрам проекта. Например: стоимость ремонта 1 кв.м. помещения – в среднем 300$, т.о. оценка для 30 кв.м. = 900$;

-        Оценка «Сверху-вниз» (самая точная) – оценка стоимости отдельных работ, затем пакетов работ, этапов работ и т.д. (от нижнего к верхним уровням иерархической структуры работ);

-        Оценка по трем точкам (PERT-анализ) – использование наиболее вероятной, оптимистической и пессимистической оценок стоимости операций (или проекта) при различных сценариях развития операций (или проекта);

-        Анализ резервов – оценка необходимости включения денежных резервов на наиболее рисковые работы;

-        Стоимость качества – изменение стоимости работ в зависимости от необходимости достижения определенного качества (если по работе требуется низкое качество – уменьшение суммы, высокое качество – увеличение стоимости с учетом доработки, усиленного контроля качества);

-        Анализ предложений исполнителей – на основании коммерческих предложений компаний-поставщиков (по результатам тендеров) анализируется возможная стоимость проекта;

Смета проекта — документ, содержащий обоснование и расчет стоимости проекта (контракта), обычно на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен.

Управление стоимостью осуществляется на протяжении всего жизненного цикла проекта, при этом, естественно, процессы управления реализуются по-разному на различных этапах проектного цикла.

Распределение стоимости проекта в течение его жизненного цикла неравномерно и основная часть стоимости возникает на фазе реализации проекта.

В зависимости от этапа жизненного цикла проекта и целей оценки применяют различные виды и методы оценки стоимости проекта. Исходя из целей оценок, разной бывает и точность таких оценок.

Все затраты можно классифицировать следующим образом.

Прямые и накладные расходы.

Повторяющиеся и единовременные затраты, например, ежемесячные платежи за использование производственных мощностей — это повторяющиеся затраты, закупка комплекта оборудования — единовременные затраты.

Постоянные и переменные затраты по признаку зависимости от объема работ.

Плата за сверхурочное рабочее время.

Инструменты и методы:

-        Суммирование стоимости – оценки стоимости суммируются по пакетам работ в соответствии с иерархической структурой работ и объединяются в элементы более высоких уровней (контрольные счета). В результате образуется оценка стоимости всего проекта;

-        Историческая информация – исторические данные используются для разработки математических моделей параметрического оценивания или по аналогам с целью прогнозирования общей стоимости проекта;

-        Согласование объемов финансирования – расходование денежных средств должно быть согласовано с имеющимися финансовыми ограничениями по выделению средств под проект. Расхождение между этими ограничениями и плановыми расходами согласуются с нормами расходов внесением изменений и ограничений в расписание работ.

№ 6 Основные функции управления проектом. Управление командой проекта. Приведите пример.

Функции управления проектом осуществляются на всех этапах и фазах управления проектом и включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и при­емку, бухгалтерский учет, администрирование.

Управление командой проекта. 1) Планирование человеческих ресурсов – определение и документальное оформление ролей, ответственности и подотчетности, а также создание плана управления обеспечением проекта персоналом. 2) Набор команды проекта – привлечение человеческих ресурсов, необходимых для выполнения проекта. 3) Развитие команды проекта – повышение квалификации членов команды проекта и укрепление взаимодействия между ними с целью повышения эффективности исполнения проекта. 4) Управление командой проекта – контроль за эффективностью членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координация изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта.

Управление командой проекта включает в себя контроль за деятельностью членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координацию изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта.

ПРИМЕР: В первую очередь определяется участники проекта: Заказчик, клиент, спонсор, менеджер проекта, команда проекта и т.д. Менеджер проекта, исходя из поставленных проектом задач и имеющихся у него ресурсов, формирует команду проекта. Для выполнения тех функций, которые не являются прямыми компетенциями у имеющихся ресурсов, менеджер проекта нанимает субподрядчиков. Во время работы над проектом возникает потребность в развитии команды проекта. Это взаимопомощь в случае разбалансированности объемов работ, осуществление коммуникаций наиболее удобным для коллег образом, обмен информацией и ресурсами. С момента формирования команды проекта, менеджер проекта начинает ей управлять. Это включает в себя контроль над деятельностью членов команды проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координацию изменений, направленных на повышение эффективности исполнения проекта. Команда управления проектом наблюдает за деятельностью команды, улаживает конфликты, решает проблемы и дает оценку работе членов команды.

№ 7 Основные функции управления проектом. Управление сроками проекта. Приведите пример.

Функции управления проектом включают: планирование, контроль проекта, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и при­емку, бухгалтерский учет, администрирование. Управление сроками проекта - включает в себя процессы, необходимые для выполнения проекта в соответствии с расписанием.

Определение операций Пакеты работ, определенные в ходе процесса создания иерархической структуры работ, разбиваются на более мелкие элементы, которые называются операциями и служат для составления смет, планирования сроков, выполнения и контроля проектных работ. Инструменты и методы: Шаблоны – стандартные перечни операций. Планирование методом набегающей волны – последовательная разработка, при которой работа, которая должна быть выполнена в ближайшей перспективе, планируется в деталях на низшем уровне, а работа в отдаленном будущем планируется на более высоком уровне иерархической структуры работ.

Определение взаимосвязей операций Позволяет выявить и задокументировать логические взаимосвязи между операциями (работами). Инструменты и методы:-Применение опережений и задержек–ускорение сроков выполнения или отсрочка выполнения операций, не нарушающее логическую взаимосвязь операций. - Шаблоны сетевых диаграмм расписания – стандартизированные части сетевых диаграмм, облегчающие подготовку сетей операций проекта.

Метод диаграмм предшествования - Это метод построения сетевой диаграммы проекта с использованием узлов для представления работ и соединением их стрелками для показа зависимостей.

Метод, так же называется  Activity-On-Node (AON), что может быть переведено как работы в узлах. Для создания реалистичного расписания последовательность работ должна быть точно определена.

Оценка ресурсов операций Призвана определить какие ресурсы (человеческие, оборудование, материальные средства) будут использоваться и в каком количестве, и когда каждый из ресурсов будет доступен для выполнения проекта. Инструменты и методы:-Анализ альтернатив –использование различных уровней способностей и навыков ресурсов, машин различной мощности и типов и тд.-Опубликованные оценочные данные.-Оценка «снизу вверх» - оценка потребностей ресурсов каждого элемента работ и объединение оценок в общую оценку по каждому ресурсу операций.

Оценка длительности операций - Процесс оценки длительности плановых операций использует информацию о содержании работ плановой операции, типах требуемых ресурсов и количестве с указанием их доступности.

Инструменты и методы:- Оценка по аналогам–по аналогии с предыдущими проектами, - Параметрическая оценка – по объемам работ и производительности, - Оценка по трем точкам (PERT -–анализ) – получение ожидаемой оценки по трем оценкам– оптимистичной (О), наиболее вероятной (М), пессимистичной (Р): Оценка PERT=(P+4M+O)/6

Используется информация: о содержании операции, о разновидности необходимых ресурсов и тд. Разработка расписания - анализ взаимосвязей операций, требований к ресурсам в целях создания расписания проекта.

Инструменты и методы: - Анализ сети расписания – технология создания расписания, использующая различные аналитические методы, - Метод критического пути –анализ сети с целью изменения расписания проекта с учетом ограниченности ресурсов, - Выравнивание ресурсов – анализ распределения ресурсов по всем операциям с учетом их доступности, - Анализ возможных сценариев – анализ вариантов возникновения отклонений исполнения расписания.

-        Сокращение расписания – сокращение длительности проекта без изменения содержания и ограничений проекта. Методы сокращения расписания: сжатие – привлечение дополнительных ресурсов для ускорения выполнения работ; быстрый проход – выполнение последовательных операций параллельно. Графическое представление расписания: - Сетевая диаграмма – показывает последовательность работ и взаимосвязи между ними, - Диаграмма Ганта– показывает как даты начала и окончания, так и продолжительности работ и взаимосвязи между ними, - Диаграмма контрольных точек – показывает плановые и фактические даты исполнения ключевых результатов в проекте.

Контроль расписания Инструменты и методы:- Анализ эффективности исполнения – измерение, сравнение и анализ исполнения расписания, - Анализ отклонений – анализ причин и степени отклонений от первоначального расписания.

Основные действия в рамках процесса: определение текущего статуса расписания проекта, - оказание влияния на факторы, которые могут привести к изменениям в расписании, - выявление фактов изменения расписания проекта, - управление имениями. ИТОГИ: · Сроки – один их основных признаков успешности проекта. · Элементарная (плановая) операция – элементарная работа проекта; обычно имеет лоценочную длительность, оценочную стоимость и предполагаемыке требования к ресурсам, · Необходимо планирование ресурсов, учет рисков, планирование резерва.