Електронні таблиці Microsoft Excel. Призначення та загальна характеристика табличних процесорів.

Електронні таблиці або табличні процесори - це спеціальні пакети прикладних програм, орієнтовані на оброблення даних, поданих у табличній формі.

Excel - це табличний процесор, що входить до складу пакету Microsoft Office і дає змогу розв’язувати багато видів складних фінансово-економічних задач і здатний задовольнити потреби фахівців із економіки, банківської справи, менеджменту, маркетингу та інших галузей знань.

Особливість електронних таблиць – це можливість використання формул для опису зв’язку між значеннями різних комірок.

Крім оброблення та аналізу даних, Excel може:

• надавати користувачеві контекстнозалежну допомогу;

• подавати дані в наочній графічній формі у вигляді гістограм, графіків і будь-яких діаграм;

• працювати зі списками (базами даних) - створювати, форматувати та сортувати списки, шукати і вибирати їх елементи за заданими критеріями-автофільтрами;

• оперативно аналізувати економічну діяльність будь-яких об’єктів (організацій, підприємств, бірж, банків тощо), сприяти сприйняттю правильних рішень;

• сортувати табличні дані за алфавітом, за зростанням (спаданням) числових значень, за датами і т.д.;

• обмінюватися даними з іншими програмами та додатками за технологією OLE:

Інтерфейс та основні принципи роботи з електронними таблицями Microsoft Excel

Після завантаження програми на екрані з'явиться робоче вікно програми з новою робочою книгою і декількома чистими аркушами. Вікно програми має стандартний набір елементів: рядок заголовку, рядок горизонтального меню, панелі інструментів, рядок формул та робоче поле робочої книги.

Рядок формул використовують для введення і перегляду формул (рис. 6.1)

Рисунок 6.1 – Вид рядка формул

Рядок формул складається з трьох частин. У першій частині вказується адреса активної комірки і кнопка, що відкриває список функцій під час створення формул. При введенні даних у другій частині з'являються три допоміжні кнопки: Отмена, Ввод і Вставка функции. У третій частині відображується вміст активної комірки.

Користувачеві програми Microsoft Excel надається можливість створення як нових порожніх книг, так і книг на основі існуючих шаблонів.

Шаблон - книга, що створюється і використовується як початковий варіант усіх нових книг. Можна створити шаблони книг і аркушів.

Шаблон, що використовується за замовчуванням, називається Книга.хlt. Шаблон аркуша, що використовується за замовчуванням - Лист.хlt.

Шаблони визначають форматування і вміст книги - стилі заголовків, текстові фрагменти, рисунки тощо.

Робочі книги Microsoft Excel містять організаційні засоби для ефективного управління даними. Кожна книга за замовчуванням складається з трьох аркушів кількість і типи яких можна змінювати. Розрізняють наступні типи аркушів: робочі аркуші, аркуші діаграм, аркуші макрокоманд, діалогові аркуші. Робочі аркуші електронної книги зберігаються в одному файлі з розширенням .xls - робочій книзі, ім'я якій дає користувач. Кожен робочий лист MS Excel складається з 65536 рядків і 255 стовпчиків (версія Office 2003). Рядки нумеруються від 1 до 65536 (версія Office 2003), а стовпчики позначаються латинськими літерами:

• від А до Z - перші 26 стовпчиків;

• від АА до AZ - другі 26 стовпчиків;

• від ВА до BZ - наступні 26 стовпчиків і т.д.

На перетині стовпчику і рядка знаходиться комірка, яка є елементарною структурною одиницею листа і призначена для впровадження та відображення даних. Кожна комірка має унікальну адресу або ім'я.

У програмі Microsoft Excel XP використовується поняття абсолютної і відносної адресації комірок.

Під відносною адресою комірки чи їх блоку розуміють таку, що змінюється при копіюванні формул. Відносна адреса комірки складається з назви стовпчика і номера рядка. Абсолютні адреси комірок при копіюванні формул фіксуються і не змінюються. При запису абсолютних адрес використовується символ $.

Кожна комірка має унікальну адресу або ім'я, яке складається з літери та цифри (наприклад А8 і т. і Існують три стилі адресації комірок:

Перший стиль - А1, при якому адреса комірки складається з назви стовпчика і номера рядка. Адреса комірки може бути відносною або абсолютною. Під відносною адресою комірки чи їх блоку розуміють таку, що змінюється при копіюванні формул (наприклад А8, G2). Абсолютні адреси комірок при копіюванні формул фіксуються і не змінюються, в записі таких адрес, тобто перед номером рядка або позначкою стовпця, може зустрічатись знак $ . Наприклад:

$С4 - фіксується ім'я стовпчика С;

$С$4 - фіксується адреса комірки;

С$4 - фіксується номер рядка 4.

Другий стиль - стиль тривимірної адресації, у якому до адреси комірки додається ім'я аркуша робочої книги з позначкою <!>, наприклад, Лист1!А1, або [Книга1.xls], або ‘А:\ [Книга1.xls]ведомость’!D7. Тривимірна адресація використовується, наприклад, під час аналізу даних в однакових діапазонах з кількох аркушів робочої книги.

Третій стиль — R1C1, за яким нумеруються не тільки рядки, але й стовпчики. У стилі адресації R1C1 Microsoft Excel позначає адресу комірки буквою R, за якою наведений номер рядка, і буквою С, за якою наведений номер стовпчика. Слід зазначити, що у вигляді R1C1 надається абсолютна адресація комірок; для відображення відносної адресації використовуються квадратні дужки. Наприклад: R1C1 - абсолютна адреса комірки на перетині 1 рядка і 1 стовпчика (А1); R[2]C[2] - відносна адреса комірки, яка розташована на 2 рядки нижче і на 2 стовпчики правіше.

Для вмикання або вимикання стилю адресації R1C1 досить виконати команди Сервис→Параметры→Общие і встановити або зняти прапорець Стиль ссылок R1C1.