Тема 4. Техника личной работы руководителя высшего звена План:

1. Самоменеджмент руководителя.

2. Тайм-менеджмент в деятельности руководителя высшего звена.

3. Управление конфликтами и стрессами. Техника ведения переговоров

1. Самоменеджмент руководителя

Самоменеджмент (личная тектология руководителя) является частью менеджмента, которая включает в себя умение руководителя рационально и эффективно организовать свою жизнь: создание личностных предпосылок успешной управленческой деятельности; управление открытой, динамической, неравновесной системой – личностью менеджера; многоуровневый процесс самодеятельности.

Основные составляющие самоменеджмента: самоуправление (управление собой), самоорганизация (организация своей жизни и деятельности), саморегуляция (поддержание внутреннего равновесия), самовоспитание (формирование приоритетных качеств), самоконтроль (оценка и корректирование своей деятельности), рационализация мышления, планирование личного времени, самообразование (повышение качества жизни), технология здоровья (обеспечение трудоспособности), выбор целей и личной работы, информационный поиск, общение, ритмы и гармония, работа в группе, риск творческого мышления, работа с конфликтами.

Фундаментальное значение в самоменеджменте имеет жизненная стратегия руководителя, на основе которой определяются все основные приоритеты и целевые ориентиры. Основными областями жизненной стратегии являются: образование и профессиональное развитие (работа, управление карьерой), профилактика и поддержание здоровья, материальное благосостояние, досуговая деятельность, семейное благополучие, социальные коммуникации. На основе жизненной стратегии разрабатываются среднесрочные и краткосрочные планы деятельности. Более конкретно можно выделить следующие технологии самоменеджмента:

• Управление своим временем.

• Рациональная организация своего рабочего дня и рабочего места.

• Работа с секретарем.

• Реализация управленческих коммуникативных навыков.

• Проведение собраний, совещаний, переговоров.

• Умение вести разговоры по телефону.

• Прием посетителей.

• Работа с корреспонденцией.

• Владение техниками развития интеллекта, памяти, быстрого чтения.

• Владение аутотренингом.

• Управление конфликтами и стрессами и т.д.

2. Тайм-менеджмент в деятельности руководителя высшего звена

При планировании рабочего времени руководителю следует учитывать следующие правила:

• Правило 80:20 (принцип В.Парето)

• Правило 60:40

• Выделение срочных и важных задач. (АБС – планирование)

• Фиксация планов

• Оценка длительности акций

• Контроль и перенос несделанного

• Использование дневников времени

• Использование бюрографии

Этапы планирования включают в себя: целеполагание (что я хочу?), ситуационный анализ (что я могу?), собственно планирование (что я должен делать?).

Техники (методы) планирования подразумевают: использование технических средств (электронная записная книжка, электронный секретарь); метода «слоновьей техники» (деление крупной задачи на ряд мелких); методы оптимизации временных затрат (фотография рабочего дня, хронометраж рабочих операций, борьба с «ловушками времени»).

Основными «ловушками времени» являются:

1. Нечеткие цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Стремление сделать все сразу.

4. Отсутствие стратегии.

5. Неумелое планирование рабочего дня.

6. Личная неорганизованность, беспорядок на рабочем месте.

7. Избыточное чтение, стремление знать все.

8. Плохая система хранения документов.

9. Безразличие к работе, отсутствие мотивации.

10. Поиск заметок, записок, адресов, телефонных номеров.

11. Отсутствие распределения обязанностей, делегирования. Отсутствие контроля за делегируемыми полномочиями.

12. Лишние телефонные звонки. Неожиданные посетители.

13. Неспособность сказать «нет».

14. Запоздалая или неполная информация.

15. Отсутствие самодисциплины.

16. Неспособность довести дело до конца, привычка откладывать дела.

17. Шум.

18. Долгие совещания, продолжительные ожидания, очереди.

19. Отсутствие коммуникации или обратной связи.

20. Посторонние разговоры.

21. Излишняя общительность. Спешка, нетерпение.

22. Бюрократизм в организации.

В тайм-менеджменте большое значение имеют правила организации рабочего дня. Они сводятся к следующим:

• Начинать день с позитивным настроением

• Хорошо позавтракать и без спешки – на работу

• Начинайте работу по возможности в одно и то же время

• Перепроверка плана дня

• Вначале – ключевые задачи

• Приступать без «раскачки»

• Согласовывать план дня с секретарем

• Хорошая подготовка к работе

• Влиять на фиксацию сроков

• Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы

• Своевременно делать паузы

• Небольшие однородные задачи (телефонные разговоры, встречи с посетителями, работа с корреспонденцией) выполнять сериями

• Рационально завершать начатое

• Использовать временные промежутки

• Работать антициклично

• Выкраивать спокойный час

• Контролировать время и планы

• Завершать несделанное

• Контроль за результатами и самоконтроль

• Планировать свою деятельность на следующий день

• Домой – с хорошим настроением

Работать антициклично - это:

• в течение более спокойного дообеденного периода решать самые важные из запланированных задач;

• беспокойный период использовать для выполнения дел категории В, т. е. как запланированное «про запас» (40 %) время;

• не принимайтесь утром сразу за просмотр почты, отложите это на потом;

• старайтесь приходить пораньше утром и уходить побыстрее вечером.