9. Організація документообігу. Графік документообігу

Документообіг – це рух документів від моменту їх створення або надходження на підприємство до моменту передачі їх в архів.

Етапи документообігу:

• Складання та оформлення документів

• Приймання документів бухгалтерією

• Рух документів по відділах та робочих місцях, їх обробка і використання для бухгалтерських записів

• Передача документів до архіву

З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання документів для записів у БО наказом керівника підприємства затверджується графік документообороту.

Графік документообігу - це документ, що містить перелік робіт із складання, перевірки і обробки документів, які виконуються підрозділами і конкретними виконавцями з зазначенням термінів виконання і строків знаходження документів на робочому місці і взаємозв'язку відповідних робіт. Він оформляється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також всіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів виконання робіт. Графік документообігу складає головний бухгалтер і затверджує керівник підприємства.

Працівники підприємства створюють і надають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності за графіком документального обороту. Для цього кожному виконавцю видають витяг із графіку документообігу, в якому наводиться перелік документів, складання яких відноситься до функціональних обов’язків виконавця, терміни їх надання та підрозділи підприємства до яких подаються ці документи.

Контроль за дотриманням графіка документообігу здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії необхідних документів є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Графік документообігу на підприємстві повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів та виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначити мінімальний строк його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи та посилення контрольних функцій БО.

10. Організація зберігання документів. Вилучення та знищення документів

Заключним етапом документообігу є формування роботи облікової служби для організації поточного та документального зберігання.

Всі документи, які ведуться підприємством формують у справи відповідно до затвердженого керівником номенклатури.

З моменту заведення і до моменту передачі до архіву справи зберігаються за місцем їх формування, тому розрізняють поточний і постійний архів.

Поточний архів створюється в бухгалтерії для зберігання документів за поточний і минулий рік, до яких працівники бухгалтерії часто звертаються. В цьому випадку документи зберігаються в спеціальних шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності зберігаються в сейфах, металевих шафах.

Поточний архів заснований на чіткій класифікації документів і системному формуванні їх у справах. При цьому кожна партія первинних документів за поточний місяць, яка відноситься до певного регістру БО комплектується в хронологічному порядку і супроводжується довідкою, в якій вказується місяць, рік, шифр синтетичного обліку, № документів та кількість аркушів. Кожна справа повинна мати короткий і точний заголовок.

Способи зберігання документів:

1. Кореспонденція (за установами та особами)

2. Предметна (за операціями та питаннями)

3. Хронологічний (за порядком паперами і датами).

Як правило, на підприємстві застосовують поєднання всіх цих способів.

Постійний архів організовують в спеціальному приміщенні із стелажами для папок з документами. Входити до архіву мають право тільки головний бухгалтер та завідувач архіву(архіваріус). Обов’язки архіваріуса можуть бути накладені на будь-кого з працівників бухгалтерії, призначається наказом керівника. Передача первинних документів до постійного архіву супроводжується довідкою, в якій вказується найменування облікового регістру, до якого відносяться первинні документи, період до якого належать скомплектовані документи, їх перелік та дата комплектації та передачі до архіву, підпис відповідальної особи. Архіваріус зобов’язаний приймати до архіву папки з документами, записувати їх до архівної книги, щорічно вибраковувати справи, термін зберігання яких минув, стежити за збережністю і упорядкованістю в архіві.

Строки зберігання документів визначено на підставі Переліку типових документів. Н-д,

• Фінансова звітність зберігається до ліквідації підприємства;

• Квартальна звітність – не менше 3 років;

• Місячні звіти – не менше 1 року;

• Розрахунково-платіжні відомості – не менше 75 років;

• Касові документи – не менше 3 років;

• Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерська звітність в електронному вигляді повинні зберігатися на електронних носіях у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях протягом строку, який не повинен бути меншим від строку встановленого для паперових носіїв.

Документи зі строком зберігання не більше 1 року можна здавати до архіву після звичайного підшивання в папки або пачки будь-якої товщини без картонної обкладинки. Решту документів слід оформляти в папки до 2,5 см товщини. На верхній обкладинці справи вказують назву підприємства, назва справи, індекс справи за номенклатурою, рік і місяць початку і закінчення справи. На внутрішньому боці нижньої обкладинки проставляють кількість аркушів у папці (аркуші нумерують кольоровим олівцем), а також перший і останній номер документу.

У випадку втрати або зниження документа керівник підприємства призначає комісію по розслідуванню причин їх втрати або знищення. Керівник повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи. До участі у роботі створюються комісії, запрошуються представники слідчих органів, органів охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляється актом, копія якого надсилається органу у сфері формування якого перебуває підприємство або установа, а також державній податковій інспекції в 10 денний термін.

Щорічне вилучення з архіву справ оформляється актом з обов’язковою участю представника районного архіву. Після документального оформлення документів, що знищуються, вони передаються організаціям вторинної сировини. Квитанція приймального пункту є виправдовуючим документом.

Знищення документів минулих років оформляється актом про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Ці акти повинні зберігатися в головного бухгалтера.

При реорганізації підприємства з передачею його функцій іншому підприємству-правонаступнику, останнє приймає за актом всі незавершені діловодством справи підприємства та його архів.

При ліквідації підприємства, що немає правонаступника, документи повинні бути прийняті архівним підрозділом при органі місцевої адміністрації.

Законодавчі державні органи прокуратури, судів, податкової, КРУ мають право вилучити на підставі постанов первинні документи, регістри, звітність. Вилучення оформляється Протоколом або Актом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, головний бухгалтер або посадова особа підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються із зазначенням підстав і дати їх вилучення.

Якщо вилучаються документи, що недооформлені (непереплетені, непронумеровані), то з дозволу і в присутності органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи можуть до оформити ці документи (зробити опис, пронумерувати, прошнурувати, засвідчити підписом і печаткою).