7. Перевірка та обробка документів

Перед здачею документів до архіву, вони мають бути перевірені і оброблені.

Документи, що надійшли до бухгалтерії, підлягають арифметичній перевірці, формальній та юридичній і за суттю, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції.

При цьому забороняється приймати до виконання та оформлення первинні документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання та використання активів і зобов’язань. Такі документи передаються безпосередньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень. Первинні документи можуть бути прийняті до обліку в тому разі, якщо вони складені за формою та підписані особою, на це уповноваженою.

Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• Найменування підприємства, установи, організації, від імені яких складений документ

• Назва документа (форми)

• Дата і місце складання

• Зміст і обсяг господарських операцій

• Одиниця вимірювання господарських операцій (натуральна або-та грошова форма)

• Посада і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій і правильність їх оформлення

• Особистий і електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійснені господарських операцій.

Залежно від характеру операцій і технологій обробки даних до первинних документів можуть бути вкладені додаткові реквізити: ідентифікований код підприємства, установи з державного реєстру, № документа, підстава для здійснення операції, дані про документ, що засвідчує особу одержувача. Документ має бути підписаний особисто, підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Первинні документи можуть бути складеними на паперових або машинних носіях.

Документи, які створюються в електронному вигляді застосовуються в БО за умови надання їм юридичної сили. Електронні документи створюються з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та документообіг. На вимогу контролюючих, судових органів та контрагентів підприємства зобов’язані за свій рахунок зробити копії таки документів на паперовому носії.

Документування може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити реквізити типових форм.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх для відображення в БО, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали та підписали ті документи.

Всі документи подаються до бухгалтерії у строки, встановлені керівником підприємства. Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать нормативно-правовим актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, ТМЦ та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам та іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані керівнику для приймання рішень.

Бухгалтерська обробка документів включає перевірку документів (за формою та змістом, арифметична перевірка, відповідальність господарських операцій чинному законодавству), таксування, групування, контирування.

Таксування – це грошова оцінка зазначених документів, матеріальних цінностей або виконаних робіт.

Контирування – проставлення на первинних документах кореспонденції рахунків.

Всі документи, що пройшли обробку повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного виконання (при ручній обробці на первинних документах проставляється дата запису , а при обробці на обчислювальній установці відтискають штамп оператора, відповідального за їх роботу або відмітку, придатну для її обробки електронними записами).