3. Створення і модифікування діаграм.

Діаграма використовується для графічного відображення і, аналізу даних робочого аркуша. Діаграму можна упровадити як об'єкт в робочий аркуш. Тим самим дані, на основі яких побудована діаграма, і сама діаграма відображуватимуться поруч і у такому вигляді можуть бути роздруковані. Упроваджені діаграми зберігаються як об'єкти робочого аркуша в робочій книзі.

Створення діаграми за допомогою майстра діаграм.

Для побудови діаграми Excel надає в допомогу користувачеві майстра діаграм, який послідовно в чотирьох вікнах діалогу запрошує необхідну інформацію і створює відповідно до неї діаграму.

1. Виділить в робочому аркуші дані для побудови діаграми. Текстові заголовки даних можна також включити у виділений діапазон. Якщо дані для побудови діаграми розташовані в несуміжних клітинки, то виділить несуміжні діапазони.

2. Клацніть на кнопці “Мастер диаграмм” на панелі інструментів “Стандартная”, або виконаєте команду Вставка – Диаграмма. У діалоговому вікні, що з'явилося, “ Мастер диаграмм ” виберіть потрібного типу і вигляду діаграму. Натиніть і утримуючи кнопку “Просмотр результата”, Ви зможете оцінити вибраного типу/вигляду діаграму для виділених даних.

Рисунок 4 – Вікно майстра діаграм

3. Натисніть кнопку “Далее”. У діалоговому вікні, що з'явилося, перевірте діапазон клітинок, що містять дані для побудови діаграми.

При необхідності вкажіть шляхом введення з клавіатури або виділивши в робочому аркуші за допомогою миші інший діапазон клітинок.

Рисунок 5 – Вікно майстра діаграм крок 2

Визначите, чи розташовані ряди даних в рядках або стовпцях.

4. Натисніть кнопку “Далі”. Задайте параметри діаграми. Введіть назву діаграми і назви по осях, наявність і частоту відображення сітки, наявність і місце розташування легенди і так далі

Рисунок 6 – Вікно майстра діаграм крок 3

5. Натисніть кнопку “Далі”. Задайте позицію створюваної діаграми

Рисунок 7 – Вікно майстра діаграм крок 4

Якщо будь-які параметри не були задані або їх треба змінити, це можна зробити в пункті меню Диаграмма.

Користувачу надається можливість зміни типу діаграми, вхідних даних, різноманітних параметрів та розміщення.

4. Фільтрація і сортування даних.

Сортування списку.

Ви можете відсортувати список в алфавітному, числовому або хронологічному порядку не більше ніж по трьох полях. Для кожного стовпця можна задати зростаючий і убуваючий порядок сортування.

Для сортування списку помістите покажчик вічка усередині списку і виконаєте команду Данные – Сортировка.

Excel автоматично виділить список і виведе на екран діалогове вікно “Сортировка диапазона”, в якому потрібно вказати параметри сортування. Ви можете задати сортування не більше ніж по трьох полях списку і вказати для кожного поля свій порядок сортування. Excel автоматично розпізнає імена полів, якщо формат клітинок, що містять імена, відрізняється від формату клітинок з даними.

Рисунок 8 – Діалогове вікно сортування діапазону

Якщо виконане програмою виділення діапазону не зовсім коректно, встановите перемикач внизу діалогового вікна в потрібне положення (Идентифицировать поля по “подписям (первая строка диапазона)” або “обозначениям столбцов листа”).

Ви можете також задати сортування стовпців діапазону замість рядків. Для цього натискуйте в діалоговому вікні “Сортировка диапазона” кнопку “Параметры” і в діалоговому вікні “ Параметры сортировки” в групі “сортировать” встановите перемикач в положення “столбцы диапазона”.

Фільтрація даних в списку.

Фільтрація даних в списку дозволяє відображувати лише ті записи, які відповідають заданим умовам.

Автофільтр.

При вживанні автофільтру імена полів будуть доповнені списками, що розкриваються, з яких можна вибрати потрібне значення поля або задати призначений для користувача критерій.

Вставка авто фільтру.

1. Помістите покажчик клітинки усередині списку.

2. У підміню Дані – Фільтр виберіть команду “Автофильтр”. Поряд з іменами полів відображуватимуть кнопки із стрілками, натискує які, можна відкрити список.

3. Відкрийте список для поля, значення якого хочете використовувати як фільтр (критерію відбору). У списку будуть приведені значення клітинок вибраного поля.

4. Виберіть із списку потрібний елемент. На екрані відображуватимуться лише ті записи, які відповідають заданому фільтру.

5. Виберіть при необхідності із списку іншого поля потрібний елемент. На екрані відображуватимуть лише ті записи, які відповідають всім заданим умовам фільтрації (умови окремих полів об'єднуються за допомогою логічної операції “І”).

Кнопки відкриття автофільтрів полів, для яких задані умови фільтрації, забарвлені синім кольором.

Якщо перед виконанням команди “Автофільтр” Ви виділили один або декілька стовпців, то списки, що розкриваються, будуть додані лише відповідним полям.

Щоб знову відображувати на екрані всі записи списку, виконаєте команду “Отображать все” з підміню Дані – Фільтр.

Вживання призначеного для користувача авто фільтру.

Застосовуючи призначений для користувача автофільтр, Ви можете з'єднати за допомогою логічних операторів окремі умови відбору записів.

- Вставте в список автофільтр, вибравши команду Дані – Фільтр – Автофільтр.

- Відкрийте список автофільтру для потрібного поля і виберіть в нім елемент (Условие).

- В діалоговому вікні, що відкрилося, “Призначений для користувача автофільтр”вкажіть перший критерій.

- Виберіть логічного оператора, об'єднуючого перший і другий критерії.

Рисунок 9 – Діалогове вікно користувацький авто фільтр.

Ви можете задати для окремого поля в призначеному для користувача авто фільтри один або два критерії. У останньому випадку їх можна об'єднати логічним оператором “І” або “АБО”.

- Задайте другий критерій.

- Натисніть кнопку “OK”. Excel відфільтрує записи відповідно до вказаних критеріїв.

Розширений фільтр

Для завдання складних умов фільтрації даних списку Excel надає в допомогу користувачеві так званий розширений фільтр.

Вживання розширеного фільтру

Після створення діапазону критеріїв можна запустити розширений фільтр і піддати дані списку фільтрації.

1. Помістите покажчик клітинки усередині списку. В цьому випадку Excel автоматично розпізнає діапазон списку і представить посилання на діапазон в діалоговому вікні.

2. Виконаєте команду Дані – Фільтр – Розширений фільтр. Помістите курсор введення в поле “Диапазон условий” і виділите відповідний діапазон в робочому аркуші.

3. Закрийте діалогове вікно натисненням кнопки “ОК”. На екрані тепер відображуватимуть записи, що задовольняють заданим критеріям.

Ви можете застосувати в робочому аркуші лише один розширений фільтр.

Якщо в результаті вживання розширеного фільтру не мають відображувати записи, що повторюються, в діалоговому вікні “Розширений фільтр” встановите прапорець параметра “Лише унікальні записи”.

Щоб після фільтрації задати відображення в робочому аркуші всіх записів списку, виконаєте команду Дані – Фільтр – Відображувати все.