21. Автоматизація обліку фінансово-розрахункових операцій засобами універсального програмного продукту
Для викладення цього питання як приклад розглянемо модулі «Банк, звіти» та «Клієнт-Банк» системи «Галактика».
Обслуговування операцій із безготівковими грошовими коштами підприємства й отримання різноманітних форм звітності забезпечує модуль «Банк, звіти». Його головне меню передбачає такі пункти (рисунок 2.24).
Рисунок 2.24 - Структура модуля «Банк, звіти»
Меню «Документи» містить функції, які забезпечують уведення в базу даних фінансових документів, їх друк та відображення інформації про рух грошових засобів на рахунках бухгалтерського обліку.
Меню «Операції» дає можливість провести переоцінювання валютних сальдо й оборотів, здійснити обмін інформацією з банком (у вигляді файлів).
Меню «Звіти» слугує для формування звітності за результатами господарських операцій, проведених у всіх модулях програми.
Модуль «Налаштування» забезпечує обов’язкове налаштування Контура бухгалтерського обліку, визначивши параметри та заповнивши каталоги.
Усі результати роботи Контура бухгалтерського обліку знаходять своє відображення в модулі «Банк, звіти».
Інформаційні зв’язки цього модуля зображено на рисунку 2.25.
Рисунок 2.25 - Інформаційна взаємодія модуля «Банк, звіти»
У модулі «Госпоперації» може бути виконано рознесення документів за господарськими операціями, сформовано групові проводки. Там же можна налаштовувати типові господарські операції, які дають можливість автоматизувати виконання проводок за платіжними документами.
У модулі «Зарплата» формуються бухгалтерські довідки та платіжні доручення, пов’язані з нарахуванням заробітної плати, податками на фонд оплати праці, перерахування сум утримань. Оброблення цих документів проводиться в модулі «Банк, звіти».
Модулі Контуру управління — це джерело документів-основ і накладних, із якими пов’язано платіжні документи, сформовані в модулі «Банк, звіти».
Модулі «Постачальники», «Одержувачі» з того ж контура використовують платіжні документи, створені за допомогою модуля «Баланс, звіти», для контролю розрахунків із контрагентами.
Результати операцій, виконаних у модулі «Банк, звіти», відображаються в Головній книзі, Балансі підприємства та в інших звітних документах, сформованих за допомогою модуля «Баланс, звіти».
Модуль «Клієнт-Банк» є посередником між модулем «Банк, звіти» і програмним забезпеченням, установленими в організації-банку (рисунок 2.26).
Рисунок 2.26 - Схема інформаційних зв’язків системи «Клієнт-Банк»
Модуль «Клієнт-банк» виконує автоматизоване проходження платіжних документів «Клієнт-Банк» та передбачає спільне використання з комплексом апаратно-програмних засобів банку. Платіжні документи, призначені для предавання в банк, зберігаються у файлах у визначеному банком форматі.
Потім ці файли відправляються (експортуються) в банк, наприклад, у вигляді повідомлень електронною поштою. Файли з платіжними документами, що надійшли з банку, додаються в базу даних системи «Галактика» (імпортуються). Гнучка система налаштування дає можливість експотрувати та імпортувати документи в кількох форматах. У модулі «Клієнт-Банк» реалізовано можливість експорту/імпорту близько 20-ти типів платіжних документів, що обробляються в модулі «Банк, звіти».
Експорт/імпорт документів передбачає три основні формати файлів: текстовий, текстовий із розділювачами і DBF. При цьому можливий запис кожного з документів у окремий файл або складання реєстру документів в одному файлі. Файли формуються системою з урахуванням заданої користувачем послідовності та форматів файлів. Текстові файли формуються на основі розробленого користувачем шаблону.
Функції меню «= Н =» виконують налаштування операцій експорту/імпорту платіжних документів. За допомогою функцій меню «Операції» здійснюється експорт/імпорт документів, а також перегляд протоколу цих операцій.
Рисунок 2.27 - Структура модуля «Клієнт-Банк»
Налаштування структури та формату файлів, які підлягають експорту/імпорту, полягає в заданні:
формату файлів (текстовий, DBF, текст із розділювачам);
типу документів, що обробляються;
шаблону назви файлу, який може мати лічильник номера, дату й час;
переліку полів платіжного документа;
каталога на диску, в який уміщуватимуться файли з експортованими документами для відправки в банк, або каталог, із якого будуть узяті файли, що надійшли з банку.
Таке налаштування виконується для кожного типу документів окремо. Для одного й того самого типу документів можна сформувати кілька налаштувань.
Контроль операцій експорту/імпорту здійснюється за допомогою протоколу, в якому для кожної операції наводиться перелік її відправлених та отриманих документів. Обов’язково в протоколі відображається дата, час і характеристика файла, а для кожного документа — дата, сума та контрагент. Із протоколу видно, на якій стадії оброблення знаходиться той чи інший документ, тобто у «статусі» інформації відзначається, чи експорт/імпорт відбувся успішно, чи була якась помилка.