При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації. Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:

1. Об'єктивність.

Особистий момент у документах зведений до мінімуму. Це досягається вживанням мовних одиниць, які не називають особи мовця чи співрозмовника та дій, які вони виконують. Від першої особи викладають прохання (рідше пропозицію), висловлене в заяві, інформацію, подану в автобіографії, доповідній чи пояснювальній записці, розпорядчих документах, рекомендаційному листі, напр.:

Прошу звільнити мене від занять...;

Я, Василишин Богдан Павлович, народився...;

Доводжу (доводимо) до Вашого відома...

Я не з 'явився на заняття...

Наказую... Пропоную...

Знаю претендента ...

Об'єктивність документів пов'язана з використанням безособових конструкцій - односкладних безособових речень, присудок в яких виражений формою інфінітива дієслів, безособовими дієсловами та предикативними формами дієслів на -но, -то, предикативними прислівниками, напр.: Запропоновано внести на розгляд питання про ...

Об'єктивності надає документам текст, викладений від третьої особи, напр.: Комісія ухвалила...; Університет гарантує...

2. Стандартність.

Стандартність документів на рівні мовних засобів передбачає використання готових, перевірених практикою словесних формул, які легко сприймаються і точно описують ситуацію, яка неодноразово повторюється. Стандартизація мови документів дає змогу скоротити кількість зайвої інформації, швидко та ефективно її опрацювати. За даними інженерної психології, стандартизований текст сприймається в 8-10 разів швидше, ніж оригінальний. Стандартизовані мовні звороти виступають як сигнал певного типу інформації, напр.: У порядку надання технічної допомоги... (лист-прохання). Якщо службова особа відмовляється від стандартного викладу, це може означати, що цьому документові, справі надають особливої ваги, зумовленої винятковістю, незвичайністю ситуації.

Стандартизація мови ділових паперів відбувається здебільшого на синтаксичному та лексичному рівнях. Стандартні речення - це тип речень загального зразка, з чітко визначеним порядком розміщення його

складових частин, членів речення і словесного наповнення конкретної синтаксичної моделі, напр.: Заслухавши та обговоривши...; Комісія пришила до висновку; Рішення остаточне і оскарженню не підлягає.

Основними лексичними засобами стандартизації мови ділових паперів є канцеляризми, або кліше.

Канцеляризм - це слово або стійке словосполучення, граматична форма чи конструкція, які визначають специфіку адміністративно-канцелярського підстилю офіційно-ділового стилю літературної мови. Відзначаються сухістю, беземоційністю, словотвірною одноманітністю, напр.:

Заява. Доповідна записка. Витяг з протоколу. Довести до відома... Цей факт засвідчує...

Сучасною тенденцією більшості розвинених країн є „усування кан-целяриту". Канцелярський стиль стає анахронізмом, а отже, перешкоджає ясності та спричиняє дискомфорт. Не варто боятися „пускати" у професійну сферу форми, властиві живій мові, які не тільки не зіпсують стилю, а, навпаки, зроблять його комунікативно повноцінним. Наприклад, вислів На сьогоднішній день відповідні роз 'яснення Нацбанку та ДПАУ з цього питання відсутні можна подати у такому відредагованому варіанті: Відповідних роз 'яснень Нацбанку та ДПАУ щодо цього досі немає.

Механічне перенесення словесних формул (кліше), термінологічних сполук з ділових паперів в усне мовлення, публіцистичний чи художній стиль породжує мовний штамп (трафарет, шаблон, мовний стереотип з негативним забарвленням) - вислів, який механічно відтворюється і в результаті багаторазового повторення втратив свою образність і стилістичну виразність. Уживання мовних штампів у невідповідному контексті вважають порушенням мовної норми, напр.: Нам треба зустрітися з метою обговорення питання... замість Нам треба зустрітися, щоб обговорити...; або Я прибув на мітинг замість Я прийшов (приїхав) на мітинг. У художньому тексті штампи виконують роль стилістичного засобу створення комізму (Возний із п'єси „Наталка Полтавка" І. Котляревського освідчується в коханні Наталці словами: ,Це в состояніїпоставить на вид тобі сили любові моєй/..").

3. Логічна послідовність.

Усі частини документа логічно пов'язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які будуються з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу, вмотивованим порядком розташування змістових частин тексту (вступ, основна частина, висновки) та поділом його на абзаци, пункти, підпункти.

Мовними засобами реалізації виступають слова, які вказують на причинно-наслідкові зв'язки (тому що; оскільки; через те, що; внаслідок того, що), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, водночас, одночасно, потім, насамкінець), виражають протиставлення (не ... а), позначають результативність виконання дій (отже, таким чином, в результаті).

Логічна послідовність передбачає вміння виділяти основне в документі та зробити його очевидним для реципієнта.

4. Ясність викладу, точність опису.

Документ має бути зрозумілим, не викликати двозначності. Це досягається тоді, коли працівник глибоко проникає в суть справи і вміє дібрати слова і вислови, які дають змогу точно описати події чи явища об'єктивної дійсності, правильно користується термінами, уникає вузько вживаних професіоналізмів.

Особливої точності та ясності потребують формулювання наказів, прохань, розпоряджень.

5. Свобода від суперечностей.

У документі не може бути смислової суперечності, коли аргументи суперечать один одному.

Одночасно форма вираження не має суперечити змісту висловлювання, наприклад, прохання, що висловлене у формі наказу: Дозвольте повернутися до виконання своїх обов 'язків!

Текст документа є зразком офіційно-ділового стилю. Тому слова і вислови, які мають розмовний характер або є емоційно забарвлені, суперечать мовностилістичним вимогам цього стилю.

6. Переконливість.

Забезпечується обгрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі цифрової інформації та фактів.

Переконливим діловий папір робить також вмінням розмістити матеріал - усе важливе слід подавати в документі, а інше оформляти у вигляді додатків.

7. Лаконічність.

Лаконічним вважають документ, в якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів та повторень.

Лаконічності можна досягти вживанням простих речень, загальноприйнятих скорочень, умовних позначень, а також стандартних зворотів мови.

Стежити за тим, щоб кожен аспект висвітлення питання займав своє місце в тексті документа і не повторювався.

8. Повнота інформації.

Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання.

2. КИЇВСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

Центр законодавчих ініціатив при Київській

обласній державній адміністрації

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ щодо підготовки проектів нормативно-правових актівта їх супровідних документів, які подаються до Центру законодавчих ініціатив при Київській обласнійержавній адміністрації

II. Вимоги до оформлення проектів

нормативно-правових актів

Пропозиції щодо вдосконалення законодавства та відповідні супровідні документи подаються до Центру на паперових носіях із обов’язковим наданням електронних копій цих документів.

2.1. На паперових носіях.

2.1.1. Інформація, що розміщена на паперових носіях повинна відповідати вимогам, передбаченим Методичними рекомендаціями.

2.1.2. Звернення до Центру фізичних осіб із пропозиціями проектів нормативно-правових актів оформлюється у друкованому вигляді за особистим підписом фізичної особи із зазначенням її адреси та посади.

2.1.3. Пропозиції проектів нормативно-правових актів від юридичних осіб подаються до Центру у друкованому вигляді на фірмовому бланку юридичної особи із обов’язковим зазначенням її реквізитів.

2.2. На електронних носіях.

Електронна версія проектів нормативно-правових актів та відповідних супровідних документів передаються до Центру на електронному носії (кожний проект на окремому носії) або електронною поштою як вкладені файли за електронною адресою Центру.

2.2.1. Вимоги до формату файлів.

Всі файли готуються і зберігаються у форматі Reach Text Format (rtf). При необхідності архівування файлів використовується архіватор WinZip.

2.2.2. Вимоги до форматування тексту.

Тексти проектів законодавчого акта та супровідних документів подаються українською мовою з використанням текстового редактора Word версій 6-0 або наступних версій.

Перед початком створення документа необхідно встановити параметри:

- формат аркуша А4;

- орієнтація тексту на сторінці "Книжна" (для порівняльної таблиці "Альбомна");

- розмір полів : верхнє - 2 см, нижнє - 2 см, ліве - З см, праве - 1,5 см;

- шрифт Times New Roman;

- розмір шрифту основного тексту - 14 кегль;

- абзацний відступ - 1,27 см;

- міжрядковий проміжок - одинарний;

- вирівнювання тексту - по ширині;

- функція "Автоматична розстановка переносів" має бути відключена;

- у налаштуваннях "Автоформат при вводі" та "Автоформат" має бути включена опція "Заміняти при вводі прямі кавички парними".

Не допускається використання в кінцевій редакції документу опції "Виділити виправлення".

Ці вимоги поширюються на кожний складовий фрагмент текстового файлу, у разі необхідності їх об'єднання.

Прізвище, ім'я та по батькові відповідального за підготовку файлу, номер телефону для зв'язку вказується як нижній колонтитул у лівому кутку супровідного листа (8 кегль).

III. Вимоги до змісту та оформлення тексту проектів нормативно-правових актів

Текст проекту нормативно-правового акту та супровідних документів до нього повинен відповідати Методичним рекомендаціям.

До прийняття у встановленому порядку проекту нормативно-правового акту всі його редакції, порівняльні таблиці до нього, опрацьовані Центром, є об’єктом авторського права Центру.

Номери статей, частин статей, пунктів, абзаців тощо, до яких дається відсилка, викладаються текстом або в дужках.

Якщо при відсилці до статті дається її назва (таке буває в кодексах), номер такої статті пишеться в дужках.

Приклади:

а) у статті 223 Кодексу України про адміністративні правопорушення:

"Органи державного пожежного нагляду розглядають справи про адміністративні правопорушення, зв'язані з порушенням правил пожежної безпеки (статті 120, 175)".

Проте, досить часто відсилочні норми пишуться текстом, наприклад: "згідно зі статтею 5 цього Закону" або "відповідно до частини першої цієї статті".

Приклади:

а) у статті 43 Закону України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом":

"Задоволення вимог кредиторів здійснюється в порядку черговості згідно із статтею 31 цього Закону".