Основные этапы инновационного совершенствования в организации
I. Выявление проблемы. В данном случае проблема оказывается выявленной, если ее осознают большинство руководителей высшего и среднего уровня. Тогда остается найти специалиста по совершенствованию организационной структуры и подобрать ему команду помощников из сотрудников фирмы.
II. Анализ ситуации. Желательно, чтобы данный анализ проводил специалист со стороны, т. к. сотрудник фирмы уже привык к соответствующей обстановке, многого не замечает и с трудом может выявить причины проблем.
Анализ проводят при помощи 4 методов:
Опрос в форме собеседования.
Анонимное анкетирование.
Индивидуальное наблюдение за работой фирмы.
изучение докладов и различных внутрифирменных отчетов.
III. Постановка проблемы и ее признание персоналом. Здесь главная задача – убедить персонал в существовании проблемы и в необходимости инновационных преобразований. Желательно, чтобы люди осознали необходимость нововведений. Нежелательно их принуждать.
IV. Выбор решения.
V. Планирование и внедрение преобразований.
Методы и приемы инновационного совершенствования в организации.
Чтобы эффективнее совершенствовать организационную структуру необходимо применение разнообразных методов одновременно, т.е. и для налаживания научной организации труда и для налаживания взаимодействия в коллективе. Можно использовать диагностические методы. Например, номинальный групповой метод – НГМ – прием, позволяющий начертить круг проблем, выявить необходимость преобразования и найти пути их проведения. Это групповое обсуждение по выработке идей.
Технология: формируют группу, ее участники пишут свои предложения, которые зачитывает лидер группы. Затем остальные участники письменно дают отзывы и ранжируют перечень проблем организации. Лидер группы зачитывает наиболее общие проблемы, затем анонимно из них выделяют самые важные и вновь участники составляют свои предложения. Наиболее интересные речи делают доступными для команды, снова обсуждают, предлагают общий проект. Если высшее руководство его одобряет, то привлекают к разработке проблемы специалистов.
Тема 7. «процедурные аспекты управления инновационными проектами»
Информация.
Регулирование.
Контроль.
Управление инновационным проектом (И.П.) предполагает ряд действий: планирование, организация, информационное обеспечение, регулирование процесса реализации проекта, сдача проекта, контроль.
1. ИНФОРМАЦИЯ. Одним из важных аспектов является информационное обеспечение инноваций. Это важно и для организации работ, и для контроля за их выполнением. Средствами получения информации являются отчеты о ходе выполнения работ и совещания. Для достижения максимальной эффективности функций организации и контроля информация представляется в виде:
Сметной стоимости (ссумарная, на данное число или настоящий период) – позволяет сравнить реальные и прогнозируемые результаты;
Фактические результаты – позволяют характеризовать настоящий, реальный процесс преобразований на соответствующую дату;
Прогнозируемые результаты – основаны на отборе имеющейся информации, характеризуют возможное состояние объекта, его элементов;
Отклонения от плановых показателей;
Причины отклонений: они могут быть предполагаемые заранее и возникшие из-за непредвиденных обстоятельств.
Совещания являются насущной необходимостью для эффективного управления процессом и анализа информации.
Задачи совещания:
обмен информацией, благодаря чему каждая группа участников проекта узнает о работе других групп и о ходе всего процесса в целом;
обсуждение проблем;
обсуждение сроков, возможностей.
2. РЕГУЛИРОВАНИЕ хода реализации проекта – оно заключается в циклическом повторении с определенной периодичностью (сутки, неделя, декада, месяц) следующих процедур:
- Сбор и подготовка оперативной информации о ходе работ, о предполагаемых изменениях исходных работ; представление информации в проектных группах;
- Обновление моделей и подготовка данных для их расчета;
- Расчет сетевых моделей и актуализация календарных планов;
- Анализ фактического состояния комплекса работ и подготовка решений по его дальнейшей реализации;
- Разработка оперативных календарных планов и доведение их до ответственных исполнителей.
3. КОНТРОЛЬ за реализацией проекта.
Контроль является важнейшим средством реализации проекта. Контроль осуществляется по 3 аспектам реализации проекта: время; стоимость (бюджет); качество.
Контроль направлен на проверку продвижения работ и на корректировку действий.
Задачи контроля: получить фактические данные о ходе выполнения проекта, сопоставить их с плановыми характеристиками, выявить отклонения в проекте.
Контроль может различаться по типам – в зависимости от требуемой точности и качества работ:
- Контроль в моменты окончания работ;
- Контроль по точкам – в заранее определенных точках работ;
- Регулярный оперативный контроль;
- Экспертная оценка готовности проектов.
Итак, виды контроля:
1. Контроль сроков (времени работ).
Именно от выполнения сроков работ в ходе И.П. зависит эффективность трех основных показателей: сроки, стоимость, качество. Если сроки затягиваются, происходит перерасходование средств и возникновение серьезных проблем с качеством работ Þ при управлении работой по проекту основное внимание уделять календарному планированию и контролю за соблюдением календарного графика (сопоставлять постоянно).
При выявлении отклонений определяют причины запаздывания, рассматривают варианты вхождения в календарный график (учитывают: технические, организационные, сметные возможности).
2. Контроль затрат.
Контролируют расходование средств на проект путем постоянного сравнения фактических затрат с бюджетными. Это позволяет прогнозировать расходы на будущее и выявлять возможные проблемы.
Задачи контроля:
- Получение точных оценок затрат
- Распределение доходов по времени
- Подтверждение затрат
- Своевременность отчетности по затратам
- Выявление ошибочных затрат
- Подготовка отчета о финансовом состоянии проекта.
Цель бюджетного контроля – не экономия расходов, а выполнение бюджета и поиск отклонений от него. Обычно сравнение фактических затрат с бюджетными ведется по заранее установленным контрольным меркам. Если выявляется расхождение Þ ищут их причины и источник имеющихся отклонений.
Схема организации контроля за бюджетом
Пересмотр
или
принятие мер по
выполнению бюджета
3. Контроль качества.
Контроль качества предполагает соблюдение основного принципа: координация всех усилий, направленных на достижение уровня «ноль дефектов» при стоимости. Под «нолем дефектов» понимают – постоянное удовлетворение ожиданий заказчика.
Кроме того, необходимо соблюдение следующих принципов:
- Качество товара – это конечная задача;
- Качество продукта должно соблюдаться на всех этапах реализации И.П. (а не к его завершению);
- Все участники проекта должны быть обеспечены комплексом требований, характеристик качества;
- Должен быть разработан комплекс технических и технологических мероприятий по проверке, анализу и внесению необходимых корректирующих воздействий, которые бы позволили устранить отклонения от стандартов.