Ключевые взаимоотношения в матричной структуре

В матричной организации члены групп подчиняются руководителю проекта, так и руководителям тех функциональных отделов, в которых они работают постоянно.

Руководители проектов отвечают в целом за интеграцию всех видов деятельности и ресурсов, относящихся к данному проекту. Для этого им передаются все материальные и финансовые ресурсы. Руководители проекта также отвечают за планирование проекта, особенно за составление графика и за ход его выполнения (то есть количественные, качественные и временные показатели).

Функциональный руководитель обеспечивает специальное обучение и назначение технического персонала на проекты.

Поскольку руководитель проекта имеет в своем подчинении только «половинку» каждого работника, он должен консультироваться со своим коллегой (руководителем функционального отдела), что означает необходимость совместных заседаний и дискуссий.

Основная особенность матричной структуры – наложение вертикальных и горизонтальных полномочий, что подрывает принцип единоначалия, но позволяет добиться равного внимания как к функциональной, так и дивизиональной линиям властных полномочий.

Матрица может быть очень эффективной в сложном, быстро меняющемся окружении. Частые заседания руководителей позволяют своевременно обсуждать возникающие новые вопросы. Матричная структура позволяет эффективно использовать человеческие ресурсы, так как появляется возможность перемещения специалистов из одного подразделения в другие. Матрица благоприятствует обучению, как специалистов, так и руководителей высшего звена.

В частности, такая структура характерна для научно-исследовательских и проектных институтов.

Командный подход (проектная организация)

Проектная организация - это временная структура, создаваемая для решения конкретной задачи.

Смысл такой структуры состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников организации для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества, не выходя за пределы установленной сметы. Когда проект завершен, команда распускается. Ее члены переходят в новый проект или возвращаются к постоянной работе в своем «родном» отделе, или уходят из этой организации.

Основные преимущества проектной организации в том, что она концентрирует все усилия на решение одной-единственной задачи.

Проектная организация – это уменьшенная по масштабам копия постоянной функциональной структуры данной организации. В этом случае руководителю проекта полностью подчинены и все члены группы и все выделенные для решения этой задачи ресурсы.

Примером может служить проблема внедрения на одном из петербургских предприятий участка новых станков с ЧПУ. Эффективность внедрения нового оборудования наталкивалась на работу «по-старинке» целого ряда смежных отделов (заготовительный участок, инструментальная кладовая, ПДО, отдел нормирования труда, отдел программ для ЧПУ станков и т.п.). При абсолютной несогласованности и незаинтересованности работы этих служб на одну задачу – максимизацию загрузки новых станков и минимизацию их простоя, повышение производительности этого нового оборудования по отношению к заменяемому универсальному, было близко к нулю.

Выходом в подобных случаях является определенная децентрализация властных полномочий высших уровней иерархии путем их делегирования и передачи ответственности на более низкие уровни иерархии и формирование участвующих в управлении рабочих команд.

Члены команды в сравнении с преследующими собственные цели сотрудниками функциональных отделов хорошо осведомлены о проблемах коллег и значительно быстрее находят компромиссные решения.

Как правило, члены команды подотчетны «своим» функциональным отделам, но в то же время они отчитываются и перед группой, одной из членов которой, как правило, выполняет функции непосредственного руководителя вовлеченных в группу сотрудников.

В рассматриваемом примере для разрешения сложившейся ситуации была создана децентрализованная команда под руководством начальника отдела программ ЧПУ, перед которой была поставлена задача координации работы всех остальных смежных отделов на решение главной цели – за короткий срок обеспечить заданную производительность нового участка станков с ЧПУ и плановый возврат банковских инвестиций в данный проект.