Документооборот

Документооборот представляет собой процесс движения первичных документов в бухгалтерском учете организации, включающий их составление или получение от дру­гих организаций, принятие к учету, систематизацию и передачу в архив.

В общем случае документооборот включает в себя следующие этапы:

• составление первичных учетных документов по совершенным хозяйственным операциям;

• перенос сведений из первичных учетных документов в учетные регистры;

• систематизацию переносимых сведений путем отражения на соответствующих

• счетах бухгалтерского учета;

• составление бухгалтерской отчетности, организации по окончании отчетного перио­да на основании данных учетных регистров;

• составление инвентаризационных описей, ведомостей, актов;

• обработку и систематизацию всех документов для последующей сдачи в архив.

Руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средст­вами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполно­моченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера организации или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) допускается составление первичного учетного документа не ре­же одного раза в день (по окончании дня) на основании кассовых чеков.

В первичных учетных документах должны быть заполнены все строки. Если какие-либо строки не заполняются и остаются свободными, то в них обязательно ставятся прочерки.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных но­сителях информации. При использовании машинных носителей организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйст­венных операций. Копии таких документов также должны представляться по требованию суда, прокуратуры и органов, осуществляющих контроль в соответствии с законода­тельством РФ.

Внесение исправлений в первичные кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера) и первичные банковские документы (денежные чеки, платежные пору­чения) не допускается.

В остальные первичные учетные документы вносить исправления разрешается, одна­ко эти исправления должны быть обязательно оговорены.

Перечень первичных учетных документов, сроки составления, представления и обра­ботки первичных учетных документов, сроки систематизации и регистрации учетных дан­ных, а также сроки прохождения других стадий учетного процесса устанавливаются графиком документооборота.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером. На главного бухгал­тера и сотрудников бухгалтерии возлагается также и контроль за выполнением графика документооборота. График документооборота утверждается руководителем организации в виде приложения к приказу об учетной политике организации.

График документооборота может быть составлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых работниками или подразделе­ниями-исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Примерный график документооборота должен содержать следующий перечень работ:

1. порядок создания документов (устанавливаются ответственные за выписку, оформление и исполнение тех или иных документов, сроки их исполнения и количество экземпляров);

2. порядок проверки документов (устанавливаются ответственные за представление документов к проверке, порядок и срок их представления, а также ответственные за про­верку представленных документов);

3. порядок обработки документов (устанавливаются исполнители и сроки исполнения);

4. порядок передачи документов в архив (устанавливаются исполнители и сроки пере­дачи документов в архив).

Первичные учетные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательной передаче в архив.

До передачи в архив указанные документы должны храниться в бухгалтерии в специ­альных помещениях или закрывающихся шкафах. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах или металлических шкафах, обеспечивающих их сохранность.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтер­ского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. При этом обя­занностью руководителя организации является определение порядка хранения докумен­тов и назначение ответственных работников. Главный бухгалтер несет ответственность за сохранность первичных учетных документов, учетных регистров, бухгалтерских ба­лансов и отчетов, оформление и передачу их в архив.

Обработанные первичные учетные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, должны комплектоваться в хронологическом порядке, подшиваться в папки (де­ла) и сопровождаться справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты и выписки из банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные ра­порты и т.п.) могут храниться непереплетенными, но должны быть подшиты в папки во избежание их утери или злоупотреблений.