Раздел 4 Система распорядительной документации

Назначение и состав распорядительной документации. Составление и оформление распорядительных документов: приказ, распоряжение, постановление, решение, указание.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Постановление — акт, принимаемый высшим органом коллегиального управления.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера.

Вопросы для самопроверки по разделу:

1 Как называются информационные элементы документа?

2 Что составляет формуляр документа, типовой формуляр?

3 Для каких документов строится формуляр-образец?

4. Назовите бланки документов, требования, предъявляемые к ним.

5. Как оформить приложения к документу?

6. С какими функциями по делопроизводственному обслуживанию связана отметка "об исполнении и направлении документа в дело"?

7 Какие реквизиты используются при составлении докладной записки, справки?

8 Какие виды докладных записок Вы знаете?

9 Кем подписываются различные виды докладных записок?

10 В чём заключаются особенности ведения деловой корреспонденции по предложениям, заявлениям и жалобам граждан?

Раздел 5 Система информационно-справочной документации

Назначение и состав информационно-справочной документации. Составление и оформление информационно-справочных документов: докладная, объяснительная, служебная записки, протокол, акт, служебное письмо, заявление, предложение, представление, справка и т.д.

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями — как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80% входящей и исходящей документации.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Вопросы для самопроверки по разделу:

1 Виды информационно-справочных документов

2 Порядок подготовки и составления актов

3 Что такое справка?

4 Что такое докладная записка?

5 Какие виды актов Вы можете назвать?

6 Какие виды документов может составить руководитель в результате получения информационно-справочных документов?

7 Основные реквизиты информационно-справочных документов.