6.4 Словарь основных понятий

Авторский признак — группировка в деле документов одного автора.

Адресат — учреждение или организация, которым направлен документ.

Адресант — отправитель документа.

Архив предприятия — создается для долговременного хранения докумен­тов.

Архивный фонд Российской Федерации — совокупность документов, име­ющих историческое, научное, социальное, экономическое, полити­ческое или культурное значение, отражающих материальную или духовную жизнь народа страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Бланк — белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняют актуальной информацией, например анкетные бланки.

Бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизводственным типографским способом постоянными элементами.

Ведомственное хранение архивных документов — хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государствен­ными и муниципальными организациями в течение периода, уста­новленного нормативными документами.

Виды документов по личному составу — приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

Виза документа — подпись должностного лица на документе, означаю­щая согласие с ее содержанием.

Владелец сертификата ключа электронной подписи — физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющей с помощью средств электронной и цифровой подписи создавать свою электронную циф­ровую подпись в электронных документах (подписывать электрон­ные документы).

Внешний документ — документ, отправленный другим организациям (ли­цам) или полученный от них.

Внутренний документ — документ, созданный фирмой и предназначен­ный для внутрифирменного использования.

Внутренняя опись — учетный документ, содержащий список документов, вошедших в дело с указанием их порядковых номеров, индексов, названий, дат и номеров листов дела.

Входящий документ — документ, поступивший на предприятие от сто­ронней организации.

Выборочный прием документов на постоянное хранение — прием на пос­тоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

Выделение документов к уничтожению — выявление в процессе экспер­тизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное и обществен­ное значение, и отбор их к уничтожению.

Выписка из приказа — копия основной части текста документа, которая необходима для работы.

Выписка из приказа по личному делу — копия части подлинного документа.

Гарантийное письмо — документ, в котором гарантируется оплата вы­полненной работы или предоставление каких-либо действий.

Географический признак — признак, позволяющий объединить в одном деле документы нескольких корреспондентов, с которыми ведется переписка.

Герб — эмблема государства, города, изображаемая на печатях, официальных документах.

Графа — раздел текста, рубрика в анкете.

Гриф — специальная надпись на документах; пометка, указывающая на особый способ пересылки деловой корреспонденции или особый характер документа («секретно», «срочно», «не подлежит оглаше­нию», «лично» и т.д.).

Гриф согласования — способ внешнего согласования документа.

Гриф утверждения — особый способ введения документа в действие.

Группировка документов — подбор документов по определенным прави­лам в дела.

Группы документов документационного обеспечения предприятия — внут­ренние документы; входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы.

Дата официального документа — реквизит официального документа, содержащий указание на документе времени его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликова­ния.

Дело — совокупность документов (в отдельных случаях — документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным признакам.

Делопроизводство — совокупность работ по документированию деятель­ности учреждения и по организации документов в нем.

Децентрализованная форма регистрации документов — предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (структурных подразделениях).

Директивный документ — документ, содержащий обязательные к испол­нению указания вышестоящих органов.

Доклад — последовательное изложение на собрании или заседании информации, касающейся проделанной или планируемой работы, руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.

Документ — материальный объект с информацией, закрепленной создан­ным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — деятельность аппа­рата управления, охватывающая вопросы документирования и орга­низации работы с документами в процессе осуществления ими управ­ленческих функций.

Документация — оформленная по единым правилам совокупность доку­ментов.

Документ на машинном носителе — документ, созданный с использова­нием носителей и способов записей, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязан­ностей.

Документооборот — движение документов в организации с момента со­здания или получения до отправки или передачи их на хранение.

Документы по личному составу — документы, характеризующие право­вую, трудовую и служебную деятельность работников организации.

Дополнение к личному листку по учету кадров — документ, в котором от­мечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка.

Досье — документ, относящийся к какому-либо делу.

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа.

Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) — комплекс основных положений, определяющих и регламентирующий органи­зацию документальных процессов на предприятиях.

Единица учета архивных документов — единица измерения количества документов в архиве.

Единица хранения архивных документов — учетно-классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Журнал учета документов — журнал, составленный по определенной фор­ме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответ­ствии с установленным порядком проставляют необходимые рекви­зиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов деле.

Заголовок официального документа — реквизит документа, кратко изла­гающий его содержание.

Заголовок письма — указание на содержание письма, выражается фирмой предложного падежа с предлогом «О».

Заголовочная часть документа — совокупность реквизитов: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, заголовок к тексту.

Задача документа — фиксирование информации в таком виде, чтобы ее можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.

Заключение — документ, содержащий мнение организации, комиссии, специалиста по какому-либо вопросу.

Закрытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последова­тельность символов, известная владельцу сертификата ключа под­писи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств элект­ронной цифровой подписи.

Записка — краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содер­жания какого-либо документа, факта, события (например, служебная, памятная, докладная, объяснительная записка).

Запрос — коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и (или) направить предложение на поставку товара.

Заявка — документ, автор которого изъявляет намерение получить оп­ределенные товары или услуги.

Зона унифицированной формы документа — часть площади унифициро­ванной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Инвентаризационная опись (ведомость) — перечень имущества учрежде­ния, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов, их стоимость.

Индекс — цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа; указывает место его составления и хранения.

Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным докумен­том организации или резолюцией.

Интервал — расстояние между основаниями смежных строк.

Информационное письмо — документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируется деятельность ор­ганизации, продукции.

Исковая давность — срок защиты права по иску лица, право которого нарушено.

Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Исходящие документы — документы, отправляемые из фирмы.

Картотека по личному составу — каталог документальных материалов, содержащий сведения о трудовом стаже, образовании, заработной плате, службе в армии, социальном положении отдельных лиц.

Классификационный индекс — условное обозначение (цифровое, буквен­ное, смешанное), присваиваемое классификационным делениям схемы классификации и проставляемое на карточках систематичес­кого и других каталогов. Он может проставляться и на документах, и на делах.

Ключевые слова — слова, каждое из которых необходимо, а всех вместе достаточно для отражения содержания документа.

Контракт — договор об установлении, изменении или прекращении вза­имоотношений.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечива­ющих своевременное исполнение документов.

Корреспондентский признак — в заголовке дела указывается корреспон­дент, с которым ведется переписка.

Модем — устройство передачи информации в электронном виде между двумя адресатами (пользователями ПК) с помощью телефонных ка­налов связи.

Номенклатура дел — список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения; предназначена для группировки исполненных документов в деле, их учета.

Основная цель контроля за исполнением — обеспечение выполнения тех документов, которые по поручению руководителя поставлены на контроль.

Операции обработки исходящей документации — составление проекта до­кумента исполнителем; согласование проекта документа; проверка правильности оформления проекта документа секретарем; подписа­ние документа руководителем; регистрация документа; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) докумен­та в дело.

Опись — учетный документ, основной вид научно-справочного аппа­рата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) — совокупность взаимосвязанных документов, функционирующих в сфере управле­ния.

Организация работы с документами (документооборот) — создание опти­мальных условий для всех видов работ с документами (с момента их создания или получения до момента их уничтожения или передачи на архивное хранение).

Первичный документ — документ, содержащий исходную информацию.

Первичная обработка входящих документов — проверка правильности доставки писем.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Письмо-извещение — документ, являющийся ответом на запрос.

Письмо-напоминание — документ, сообщающий о приближении, ускорении стечении срока исполнения какого-либо действия.

Письмо-ответ — документ, являющейся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.

Письмо-подтверждение — документ, уведомляющий отправителя о полу­чении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия.

Письмо—претензия — документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований.

Письмо-приглашение — документ, содержащий приглашение на совеща­ние, заседание и конференцию и т.д.

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, зада­чи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Приказ (по основной деятельности) — правовой акт, издаваемый руково­дителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Принятие управленческого решения по конкретному делу — одна из основ­ных функций руководителя, который должен определить исполни­теля, дать указание, установить сроки.

Разделы текста резюме — 1) цель резюме; 2) образование; 3) трудовая деятельность; 4) специальные знания; 5) семейное положение.

Регистрация документа — присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК.

Реквизиты — обязательные признаки на документе, установленные за, коном (стандартом).

Рекламное письмо — документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.

Смешанная форма регистрации документов — форма регистрации, при которой одна часть документов регистрируется централизованно, а другая — в структурных подразделениях.

Составление номенклатуры дел — основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов в делопроизводстве; составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с до­кументами, или архивистом предприятия.

Сопроводительное письмо — документ, информирующий адресата о на­правлении к нему прилагаемых к письму документов, отправляемых материальных ценностей.

Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Срочный договор — договор, заключенный в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы.

Стандартизация — процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности делопроизводства на пользу и при учас­тии всех заинтересованных сторон.

Унифицированный документ — документ, созданный по унифицирован­ной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая инфор­мацию, необходимую для управления в определенной сфере деятель­ности.

Унифицированная форма — совокупность реквизитов, установленных в соответствии и с решением в данной сфере деятельности задач и за­фиксированных в определенном порядке на носителе информации.

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела.