Раздел 2 Общие правила оформления документов

Реквизиты документа. Варианты размещения реквизитов: угловой и продольный. Формуляр-образец. Бланки и форматы документов. Правила оформления реквизитов.

Реквизит документа - это обязательный элемент определенного вида документа. На угловом бланке реквизиты "Наименование организации" (08), "Справочные данные об организации" (09), "Наименование вида документа" (10), "Место составления или издания документа" (14), ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа" (11), "Регистрационный номер документа" (12), "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Вопросы для самопроверки по разделу:

1. Основные правила, соблюдаемые при составлении документов.

2. Назовите реквизиты документов, придающие им юридическую силу.

3. Сколько адресов можно максимально поместить на одном документе?

4. Как формируется заголовок текста? В каких документах заголовок согласуется с наименованием вида документа в падеже?

5. Какие элементы входят в реквизит "подпись"?

6. Сколько экземпляров документов подписывает руководитель при отправлении документа нескольким адресатам?

7. Какие реквизиты входят в состав грифа утверждения? Где они располагаются?

8. Из каких элементов состоит гриф согласования?

9. Какие виды внутреннего и внешнего согласования вы знаете?

10. Где располагаются все виды согласования документа?

Раздел 3 Система организационно-правовой документации

Назначение и состав организационно-правовой документации. Составление и оформление организационно-правовых документов: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, регламент, инструкция, должностная инструкция, штатное расписание.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, — организация систем и процессов управления. Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, Определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников их права, обязанности, ответственность и др.

Устав — свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения.

Учредительный договор — договор, заключаемый между учредителями юридического лица при его создании.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

Регламент — это управленческий механизм, который регулярно применяется для решения конкретных задач. Каждый регламент содержит описание оперативной и месячной отчетности, ответственного за его применение, исполнение и контроль получения промежуточных и окончательного результатов.

Штатное расписание — форма отчётности юридического лица, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы.

Вопросы для самопроверки по разделу:

1. Перечислите реквизиты приказа.

2. Из каких частей состоит текст приказа?

3. Как формируются пункты распорядительной части приказа?

4. Как заверяется выписка из приказа?

5. Какие реквизиты используются при составлении протокола?

6. Из каких частей состоит текст протокола?

7. Кто подписывает протокол?

8. Какие реквизиты используются при составлении акта?

9. Какие виды актов полежат утверждению?

10. Как оформляется подпись в документах, составленных комиссией?