6.2 Теоретический раздел

1 Организационные документы

1 Устав организации.

2 Положение о подразделении организации.

3 Штатное расписание организации.

4 Инструкция организации.

5 Должностная инструкция.

Характеристика основных видов документов:

Организационные документы - комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав организации - свод правил, регулирующих деятельность организации, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной хозяйственной деятельности.

Положение о подразделении организации - правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Штатное расписание организации - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Инструкция организации - правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные специальные стороны деятельности предприятия, их подразделений и отдельных должностных лиц.

Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

2 Распорядительные документы

1 Постановление.

2 Приказ.

3 Указание.

4 Распоряжение.

5 Решение.

Характеристика основных видов документов:

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

Постановление - это правовой акт, ряда органов и должностных лиц, принимаемый высшим органом коллегиального управления.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, организациями по вопросам организационно-методического характера (организация исполнения приказов, инструкций).

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий государственную силу для граждан и организаций, которым он адресован.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами.

3 Информационно-справочные документы

1. Справка по производственным вопросам.

2. Справка с места работы.

3. Докладная записка.

4. Объяснительная записка.

5. Акт.

6. Протокол.

7. Телеграмма.

8. Телефонограмма.

9. Факс.

10. Служебное письмо.

Характеристика основных видов документов:

Информационно-справочные документы- документы содержащие информацию о фактическом положении дел в учреждении, которые служит основанием для принятия распорядительных документов (к ним относят: справочники, докладные, объяснительные записки и др.)

Справка по производственным вопросам - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий, может составляться по запросу руководства и содержать информацию по производственной тематики.

Справка с места работы - это документ, подтверждающий трудовой стаж и оплату работника, составляются на бланке предприятия формата А5.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или вышестоящей организации, содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу.

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.

Служебное письмо - это средство обмена информацией между учреждениями и гражданами, между структурными организациями.

4 Кадровая документации

1. Трудовой договор (контракт) с работником.

2. Приказ о предоставлении отпуска работнику.

3. Приказ о приеме на работу.

4. Приказ о прекращении трудового договора (об увольнении).

5. Приказ о переводе на другую работу.

6. Личная карточка работника.

7. Личное дело (досье).

8. Личный листок по учету кадров.

9. Автобиография.

10. Характеристика.

11. Резюме;

12. Анкета.

13. Трудовая книжка.

Характеристика основных видов документов:

Кадровая документация - совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.

Трудовой договор (контракт) с работником - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством.

Приказ о предоставлении отпуска работнику - (форма № Т-6 и форма № Т-6а) — применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом); составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку; на основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Приказ о приеме на работу - (форма № Т-1 и форма № Т-1а) — применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту); составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию; при оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.); подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Приказ о прекращении трудового договора (об увольнении) - (форма № Т-8 и форма № Т-8а) - применяются для оформления и учета увольнения работника; заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку; на основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 “Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником”.

Приказ о переводе на другую работу - приказ, на основании которого делаются соответствующие записи в трудовой книжке, учетной карточке, лицевом счете и изменяется табельный номер.

Личная карточка работника - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

Личное дело (досье)- совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, семейном положении, трудовой деятельности и т. д.

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем.

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, предоставляется лицом при трудоустройстве.

Анкета - это перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, пребывание за границей, участие а выборных органах, семейное положение и т. д.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы, ведется на всех работников, проработавших свыше пяти дней.

5 Коммерческие документы

1. Коммерческие письма (письмо – запрос, оферта).

2. Договоры (купли-продажи, поставки).

3. Коммерческий акт.

4. Претензионное письмо.

5. Исковое заявление.

6. Кассационная жалоба.

Характеристика основных видов документов:

Коммерческие документы - документ, содержащий стоимостную, качественную и количественную характеристику товара, а также любую другую коммерческую информацию.

Коммерческие письма - письмо, составляющееся от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Письмо-запрос - это документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара, т. е. сформулировать коммерческое предложение.

Письмо-оферта - представляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующих эти отношения.

Договор купли-продажи - по этому договору, продавец обязуется передать имущество в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него определенную денежную сумму.

Договор поставки - разновидность договора купли-продажи, является распространенной коммерческой операцией, при которой поставщик обязуется в определенный срок передать потребителю в собственность или оперативное управление определенную продукцию, а покупатель обязуется принять продукцию от поставщика и оплатить последнему стоимость этой продукции по установленным ценам.

Коммерческий акт - официальный документ, который фиксирует причины не сохранности и размер ущерба, служит основанием для претензии о возмещении убытков.

Претензионное письмо - это письмо, в котором изложены обоснованные и подтвержденные документами требования о возмещении убытков, связанных с нарушениями основных условий поставки.

Исковое заявление - это документ, в котором излагается обоснованная просьба в народный суд или арбитраж о решении спорного дела, которое не могло быть разрешено на добровольных началах.

Кассационная жалоба - это жалоба, приносимая на приговор или решение суда, в которой излагается просьба о пересмотре приговора вышестоящим судом- судом кассационной инстанции.

6 Обращение граждан

1. Предложение

2. Заявление

3. Жалоба

Характеристика основных видов документов:

Обращение граждан - право граждан на индивидуальные и коллективные обращения в органы местного самоуправления и к должностным лицам местного самоуправления.

Предложение - это вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление - это вид обращения, направленное на реализацию предоставленных законом объективных прав и интересов граждан.

Жалоба - это вид обращения, в котором речь идет о нарушении объективных прав и охраняемых законом интересов граждан.

7. Автоматизация делопроизводства

1 Электронный документ.

Характеристика основных видов документов:

Автоматизация делопроизводства - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением при помощи современных ЭВМ.

Электронный документ - это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти.