Раздел 8 Организация работы с конфиденциальной информацией

Главные направления защиты документированной информации. Технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов. Особенности адресования делового письма зарубежному партнеру

Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов – традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, предприятиях имеющих нескольких собственников представляет собой более сложный объект защиты.

Все документы в фирме делятся на три категории: входящие, исходящие и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями "жизненного" цикла документа. Этими стадиями являются следующие.

1 Получение (отправка) документа.

2 Хранение документа.

3 Использование документа.

4 Уничтожение документа.

5 Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок.

Вопросы для самопроверки по разделу:

1 Какая информация относится к конфиденциальной или содержащей коммерческую тайну?

2 Какие документы могут маркироваться грифом КТ или КН?

3 Какие документы регламентируют порядок работы с документами содержащими информацию КТ или КН?

4 Каков порядок составления документов содержащих информацию относимую к КТ или КН?

5 Каким образом оформляется регистрация и передача документов с грифом КТ или КН?

Раздел 9 Деловая переписка и структура деловых писем

Деловое письмо. Классификация деловых писем. Изучение стиля и лексики делового письма. Стандартные фразы и выражения в деловых письмах. Структура делового письма международного образца. Особенности коммерческой переписки на английском, французском и немецком языках (по желанию студента). Лексика и стиль. Особенности адресования делового письма зарубежному партнеру.

Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо – особый тип документов, менее жестко регламентированный, чем контракт или приказ, но имеющий юридическую значимость. Вот почему письма регистрируются и хранятся в организациях как исходящая и входящая документация. Деловые письма – различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров. Деловые письма классифицируются по различным признакам. По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового. Существует классификация деловых писем, основанием которой является цель отправителя: письмо-просьба, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-декларация (заявление), письмо-распоряжение, письмо-отказ, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо.

Вопросы для самопроверки по разделу:

1 Какие реквизиты используются при составлении служебного письма?

2 Как классифицируются служебные письма?

3 Что входит в понятие коммерческая корреспонденция?

4 Что такое отпуск служебного письма?

5 В каких случаях, служебное письмо оформляется на бланке формата А4, в каких - на формате А5?

6 Какие требования предъявляются к телеграммам, телефонограммам?

7 Каковы особенности в использовании телефакса при приёме и передачи деловой корреспонденции? Правила хранения факсограмм.

8 Что понимается под унификацией текстов деловых писем?

9 Перечислите составные части текста служебного письма.

Таблица 12 – Самостоятельное изучение разделов дисциплины по направлению подготовки 080100.62 – Экономика (профиль – Экономика предприятий и организаций (машиностроение), Финансы и кредит Бухгалтерский учет, анализ и аудит, очная форма обучения)

№ раздела	Вопросы, выносимые на самостоятельное изучение	Кол-во часов
1	2	3
1	Основные понятия: «делопроизводство», «документирование», «организация работы с документами», «документооборот», «информация», «документ», «реквизит документа».	2
2	Общие правила оформления документов	1
3	Система организационно-правовой документации	1
4	Система распорядительной документации	1
5	Система информационно-справочной документации	1
6	Организация работы с документами	1
7	Систематизация и обеспечение сохранности документированной информации	1
8	Организация работы с конфиденциальной информацией	1
9	Деловая переписка и структура деловых писем	1

Таблица 13 - Самостоятельное изучение разделов дисциплины по направлению подготовки 080100.62 – Экономика (профиль – предприятий и организаций (машиностроение), Финансы и кредит, Бухгалтерский учет, анализ и аудит, заочная форма обучения)

№ раздела	Вопросы, выносимые на самостоятельное изучение	Кол-во часов
1	2	3
1	Основные понятия: «делопроизводство», «документирование», «организация работы с документами», «документооборот», «информация», «документ», «реквизит документа».	4
2	Общие правила оформления документов	2
3	Система организационно-правовой документации	2
4	Система распорядительной документации	2
5	Система информационно-справочной документации	2
6	Организация работы с документами	2
7	Систематизация и обеспечение сохранности документированной информации	2
8	Организация работы с конфиденциальной информацией	2
9	Деловая переписка и структура деловых писем	2

Таблица 14- Самостоятельное изучение разделов дисциплины по направлению подготовки 080100.62 – Экономика (профиль – Бухгалтерский учет, анализ и аудит, (сокращенная на базе СПО), заочная форма обучения)

№ раздела	Вопросы, выносимые на самостоятельное изучение	Кол-во часов
1	2	3
1	Основные понятия: «делопроизводство», «документирование», «организация работы с документами», «документооборот», «информация», «документ», «реквизит документа».	6
2	Общие правила оформления документов	4
3	Система организационно-правовой документации	4
4	Система распорядительной документации	4
5	Система информационно-справочной документации	4
6	Организация работы с документами	4
7	Систематизация и обеспечение сохранности документированной информации	4
8	Организация работы с конфиденциальной информацией	4
9	Деловая переписка и структура деловых писем	6