Раздел 6 Организация работы с документами

Документооборот и его основные этапы. Анализ структуры документооборота. Сокращение объема документооборота. Учет, регистрация и контроль за исполнением документов.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.1

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация документов;

• контроль за исполнением;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

• отправка или направление в дело.

Вопросы для самопроверки по разделу:

1 В чем заключается цель документооборота?

2 Назовите основные методы совершенствования документооборота.

3 Каким образом последовательность делопроизводственных операций определяет порядок прохождения и исполнения документов?

4 Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?

5 Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?

6 Чем определяется количество заполненных регистрационных карточек?

7 Какие виды справочно-регистрационных карточек создаются в делопроизводстве учреждений?

8 По каким признакам строятся номенклатуры дел?

9 Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями?

10 Из каких составных частей состоят индексы дел, включенных в номенклатуру?

Раздел 7 Систематизация и обеспечение сохранности документированной информации

Экспертиза ценности документов. Составление номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Установление сроков хранения дел. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями. Номенклатура дел используется также для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дело - совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в обложку.

Значение и практическая ценность документов предприятий (организаций) различны. Одни необходимы для оперативной работы в течение определенного времени и их долговременное хранение нецелесообразно из-за ограниченных площадей архивов предприятий (организаций). Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются 4 группы дел:

- постоянного хранения;

- длительного хранения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Вопросы для самопроверки по разделу:

1. Что такое номенклатура дел?

2. Какие виды номенклатуры дел Вам известны?

3. Кто составляет номенклатуру дел в небольших организациях?

4. Кто утверждает номенклатуру дел в небольших организациях?

5. Каков срок действия номенклатуры дел?

6. В каком случае номенклатура дел подлежит пересоставлению?

7. Состав индекса дела по номенклатуре.

8. Какие требования предъявляются к заголовкам дел?

9. Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре?