Срочные меры по устранению слабых мест

Не все обнаруженные слабые места требуют обширных мероприятий по реорганизации. Заметных улучшений часто можно добиться даже за счет незначительных организационных мер. Следующие признаки свидетельствуют о том, что реализация срочных мер ограниченного характера может иметь большие шансы на успех:

• незначительные структурные изменения процессов или их отсутствие,

• незначительная адаптация имеющейся информационно-технической инфраструктуры или ее отсутствие,

• одобрения мероприятий со стороны собственников или производственного совета не требуется,

• наличие консенсуса со стороны участвующего руководства и сотрудников компании.

Главным преимуществом срочных мер ограниченного характера является их экономическая эффективность, т. е. достижение заметных улучшений при инвестиции относительно незначительных средств. Нельзя недооценивать и психологически обусловленный мотивирующий эффект таких быстрых достижений на руководство и сотрудников компании.

Ряд слабых мест, выявленных в ходе моделирования и анализа «как есть» в компании Dele Immobilien, послужили поводом для проведения, срочных мер ограниченного характера. Для этого руководством проекта были утверждены сотрудники, ответственные за планирование, выполнение и контроль соответствующих срочных мероприятий. Следующий пример иллюстрирует потенциальную пользу срочных мер, приведших к заметному сокращению издержек производства в компании DeTe Immobilien. После возведения объекта недвижимости необходимо выполнить обход сооружения до истечения гарантийного, срока. Раньше обход здания проходил непосредственно перед истечением гарантийного срока, и в некоторых случаях просто не хватало времени для выставления гарантийных претензий. В результате адаптации этого процесса за счет элементарной организационной меры - перенесение срока обхода на более ранний период - подобные упущения, а также потери вследствие неиспользования гарантий были устранены. На рисунке.5.6 педставлены примеры слабых мест, которые были '-устранены в ходе реализаций срочных мер ограниченного характера.

Примеры срочных мер ограниченного характера в компании DeTe Immobilien

	Описание слабого места	Срочная мера
47	Ответственность за задачи «Использование прав собственника» и «Представитель общественных интересов» являются неясными.	Определить однозначную ответственность за процесс «использование прав и выполнение обязанностей собственника»
53	Клиент Deutsche Telekom не сообщает подразделению сервиса о важности определенной недвижимости. Интерфейсы между Deutsche Telekom и DeTe Immobilien недостаточно определены.	Процессы Deutsche Telekom и DeTe Immobilien должны быть согласованы: Контакт Оrg/fV с TEMPO и ответственные за проуесс ТЕMРО14b, Моделирование всего процесса предусмотрено.
64	Планирование портфеля осложняется из-за отсутствия прозрачности учета основных средств Deutsche Telekom в отношении TGA.	Процесс согласования с Deutsche Teietotn для присвоения учета основных средств (балансовая стоимость, стоимость закупки и годовые амортизационные отчисления ТGА) к номеру IMDAS.
71	Процесс планирования портфеля осложняется ограниченным доступом к SAP R/2 RA	Согласовать с Deutsche Telekom порядок доступа к SAP R/2 RA.
89	Утверждение бюджета на содержание объектов недвижимости происходит слишком поздно	Перенесение утверждения бюджетов на более ранний срок.
91	PV не регулярно информирует RKB проданных объектах.	Обеспечить RKB текущей информацией

Резюме

Целесообразность моделирования «как есть»

• Прибегайте к моделированию «как есть» только в случае необходимости. Взвеете все за и против,

• Определите приемлемую степень детализации моделей. Учтите расходы, связанные с детальным моделированием.

• Идентифицируйте потенциальные источники информации и оцените их на предмет актуальности и важности.

Порядок моделирования как есть

• Разделите предмет моделирования на проблемные области, которые представляют из себя законченные единицы.

• Проведите предварительный сбор данных о процессах проблемных областей и определите приоритетность их моделирования на основании адекватных признаков.

• При определении объема работ в каждой проблемной области следуйте правилу «80/20» (выполнение 80% работы за счет 20% ресурсов),

• Сгруппируйте выбранные проблемные области в виде комплексов моделирования и назначьте для каждого из них одну группу моделирования.

• Избегайте неконструктивных и неэффективных обсуждений в больших группах. Помните, что личные беседы со специалистами являются более располагающими к открытой дискуссии, нежели публичное обсуждением проблем,

• Используйте принцип структурной аналогии процессов при создании моделей.

• Учтите важность соблюдения единых правил моделирования, единой терминологии и одинаковой степени детализации для заключительной консолидации отдельных моделей.

• Структурируйте консолидированную модель с учетом систематизирующей схемы процессов.

Анализ фактической ситуации

• Определите критерии, с помощью которых можно выполнить оценку моделей «как есть». Для классификации слабых мест сгруппируйте эти критерии в отдельные категории.

• Выясните, существуют ли подходящие эталонные модели.

• Оцените возможность адаптации этих моделей или выборочного сравнения с ними.

• Оцените возможность бенчмаркинга процессов. Помните, что бенчмаркинг оправдывает себя, как правило, только в качестве регулярного инструмента менеджмента процессов.

• При непосредственной документации слабых мест и потенциалов оптимизации соблюдайте систематичность их отображения.

• Определите слабые места, устранимые с помощью срочных мер ограниченного характера. Используйте экономическую эффективность - таких мер для мотивации проекта.