Властивості документу
Як і всякий об’єкт, документ має свої властивості. Найголовнішими з них є: атрибутивність, функціональність, структурність.
Атрибутивність. Кожен документ має свої обов’язкові атрибути, і складається з двох складових. Це інформаційна і матеріальна складові. Тобто кожен документ несе в собі певну інформацію, і має матеріальний носій.
Функціональність. Кожен документ виконує певні функції, для чого, власне, він і був створений. Ці функції обумовлені різними потребами суспільства, в цьому і полягає функціональна властивість документа.
Структурність. Кожен документ має чітку структуру, послідовне розміщення його елементів і підсистем. Так, наприклад, документ може складатись з передмови, вступної частини, основної частини, висновків та допоміжного апарату.
Структура документа – це матеріальна конструкція, що складається з певної кількості елементів, взаємозв’язок
Що стосується структури, то документи поділяються на прості (елементарні), складові (складні). Прості документи розміщені на одному матеріальному носієві, складові складаються з частин (багатотомне видання, періодичне видання). Також їх ще класифікують як, моно документи, та полі документи.
Типову структуру мають всі документи в системі соціальних комунікацій.
СТРУКТУРА ДОКУМЕНТУ
Структура документу
Простий
Елементарний
Повідомлення розміщене на одному матеріально носії
(Атореферат дисертації, листівка)
Складовий
Складний
Складаєть з двох або більше частин, томів, об’єднаних спільною темою, проблемою, атором (зібрання творів, журнал, комплекс)
Монодокументи
Складається з одного твору ( монографія, підручник, буклет, карта, листівка)
Полідокументи
Багатотомник, серійне видання, періодичне видання, продовжуюче
ВЛАСТИВОСТІ ДОКУМЕНТУ
Атрибутивність
Док. Складається з двох складових: інформаційної і матеріальної.
Док. має дві сторони: Вміст ( думки, ідеї) і форма ( матеральна сторона).
Функціональність
Док. виконує багато загальносистемних і специфічних функцій обумовлених різними потребами в інформації знаннях.
Структурність
Док. Має чітку структуру, з послідовним роз положенням його елементів і підсистем: текстова, інформаційна складова ( передмова, вступна частина, основний текст, допоміжні показники, додатки), матеріальна складова ( обложка титульний лист, книжковий блок, форзац т. д.)
Класифікація документів
Класифікація документів – означає багатогалузевий ієрархічний поділ на роди, види, підвиди та різновиди. Для проведення класифікації документів потрібно мати на увазі як мінімум такі положення:
Один і той же поділ повинен відбуватися на одній і тій же основі
Сума всіх членів поділу повинна бути рівна загальному об'єму поділеного поняття, поділ повинен бути вичерпуючим
Члени поділу повинні бути взаємно виключати одне одного
Члени поділу повинні бути близькими до ділового поняття, не допускається перескакувати із наступного ряду підкласа в окремий вище- або вищестоящий.
Загалом документи класифікують за такими ознаками як рід, вид, підвид, різновид, ієрархія, дихотомія.
Рід – Сукупність документів, які мають спільні ознаки, що відрізняють їх від інших об’єктів. Вид – другий рівень поділу. Наприклад види документів можуть бути по способу документування, за матеріальним носієм, за способом сприйняття людиною. Підвид є дрібнішою складовою виду. Ієрархія – класифікація документів в порядку від вищого до нижчого. Дихотомія – послідовний поділ документів одного класу на два протилежні види, наприклад опубліковані і неопубліковані документи.
Документи можна класифікувати за інформаційною складовою: вміст документа, ступінь обробки інформації, тип знаків, призначеність для сприйняття інформації людиною, Канал сприйняття знаків, використаних для запису змісту, ступінь розповсюдження інформації, спосіб запису інформації.
За останні десятиліття прогресивного розвитку документознавства все очевиднішою стає необхідність створення класифікацій, яка б реалізувала підхід до документа як до складової інформаційної системи.
КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
КЛАСИФІКАЦІЯ ПО ІНФОРМАЦІЙНІЙ СКЛАДОВІЙ
