20.Загальноприйняті графічні скорочення в діловому мовленні

Графічні скорочення вимовляються повністю і скорочуються лише на письмі. Графічні скорочення (крім стандартних скорочені, одиниць: м — метр, мм — міліметр, см — сантиметр) пишуться і крапками на місці скорочення. Зберігається написання великих ті малих літер, дефісів: півн.-сх. (північно-східний), Півн.-Крим. канал (Північно-Кримський канал).

Не скорочуються слова на голосну, якщо вона не початкова в слові, і на ь. Наприклад: український може бути скорочене укр., ук-раїн., українськ.

При збігу двох однакових приголосних скорочення необхідно робити після першого приголосного: змін, робота, відмін, навчання.

За збігом двох і більше різних приголосних скорочення можна робити як після першого приголосного, так і після останнього: мід., мідн. (мідний); висот., висотн. (висотний).

До найпоширеніших загальноприйнятих скорочень належать такі:акад. академік

вид. видання

гр. громадянин

див. дивись

дон.е. до нашої ери

доц. доцент

У текстах документів не повинно бути різниці в написанні назв осіб, посад, закладів, географічних назв, термінів тощо. Зовсім не бажані і спонтанні (авторські) скорочення. Сьогодні постають стандартизованими такі різновиди скорочень:поштові дані (м., обл., р-н, ст., від. і т. ін.);найменування посад і звань (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., в.о., пом. тощо);найменування документів (ДОСТ, техплан, ТЗ, спец-замовлення і т. ін.); слово рік (р., рр., 1996/97 звітному році);грошові одиниці (2000 грн.; 80 коп.; 4 тис.; 6 млн.);текстові позначення (т. д., т. п., див., пор., напр., та ін., с., гл., с.г.).Усі скорочення слів і найменування в документах повинні бути загальноприйнятими і зрозумілими. Слід пам'ятати, що насиченість тексту скороченнями загалом знижує офіційний тон документа. Щоб не помилитися у виборі скорочень, слід користуватися «Словником скорочень української мови» (К., 1982). Окремі правила користування скорочень і складноскорочених слів:

- Назви географічних понять, відрізків часу, кількісних означень тощо скорочують:

а) перед словом, до якого вони відносяться, наприклад: оз. (озеро) Глибоке, м. (місто) Донецьк;

б) після числівників, наприклад: 8 тис. (тисяч) верстатів, 10 млн. (мільйонів) гривень.

- Назви наукових ступенів, звань або професій можуть скорочуватися в тексті безпосередньо перед прізвищами. Наприклад: акад. (академік) Семенов, інж. (інженер) Кравцов.

- Складноскорочені назви, утворені з початкових літер, пишуть великими літерами ДТУ). У назвах, які утворені за змішаним принципом, літерні скорочення пишуться великими літерами, поскладові скорочення — малими (НДІБудшляхмаш — Науково-дослідний інститут будівельного і шляхового машинобудування).

- Скорочене слово повинно мати запас стійкості, щоб при розкритті його звучання воно сприймалося однозначно. Наприклад, замість слова зобов'язання не можна написати об.або обов., оскільки воно може бути неправильно витлумаченим.

- Скорочення повинно бути зрозумілим усім, хто читає документ. Тому при першому вживанні скорочення в тексті воно повинно розкриватися в дужках, а потім уже вживатися у скороченому вигляді: Українська академія державної служби (УАДС), потім тільки УАДС.

- Не можна скорочувати ключові слова. Наприклад, якщо в документі йде мова про відрядження — це слово не скорочується.