1. Поняття про документ. Загальні вимоги до документа

Документ — основний вид ділового мовлення. Він фік­сує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у за­фіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведено­му порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Оформляють документи на папері, фотоплівці, магніт­ній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підпри­ємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

До документа ставляться такі вимоги:

Повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією.

Не повинен суперечити діючому законодавству і директивам вищестоящих органів.

Повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва.

Повинен бути складений за формою.

Бездоганно відредагований і оформлений.

2. Типові граматичні помилки в ділових паперах.

Складаючи текст документа, важливо не тільки правильно підібрати слово, а і правильно використати форму слова (відмінок, рід, число, особу та ін.).

Неправильно вибрана форма слова спричиняє граматичні помилки що утруднює розуміння змісту. Допущені в документі граматичні помилки не тільки свідчать про невисокий рівень грамотності и культури автора документа, а і створюють негативне враження про ділові якості суб’єктів ділових стосунків. Найчастіше граматичні помилки допускають у тих документах, текст яких складається творчо, на відносно низькому рівні стандартизованості. Це, наприклад, договори, контракти, протоколи та ін.. Граматичні норми порушуються у способах поєднання слів. Офіційні назви посад, звань, професій — іменники чоловічого роду, тому в ділових паперах їх вживають. Залежні слова узгоджуються у формі чоловічого роду: старший викладач Ольга Петрівна. науковий співробітник Зоя Олександрівна. Коли після таких сполук стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем у формі жіночого роду — старший викладач Ольга Степанівна Петрук відповідала на запитання студентів.

1. Назви осіб за професією, посадою, званням утворюють паралельні форми чоловічого і жіночого роду (тракторист, трактористка, учитель, учителька).

2. Але основними, офіційними назвами посад, професій і звань служать іменники чоловічого роду — секретар, лаборант, диспетчер.

3. Вживання найменувань жіночого роду в ділових текстах має бути виправданим і це відбувається тоді, коли немає інших засобів, наприклад: успіх наших баскетболісток: виступ відомої співачки.

4. У документах не вживають узгодження типу: наша голова наказала, головна інженер поїхала, головна агроном надіслала та ін.

5. В офіційних паперах не рекомендовано називати осіб за місцем проживания та їх професією типу: сельчани, городяни, заводчани, а вживаються: мешканці села, міста, робітники заводу.

6. Інколи в ділових паперах трапляються випадки необгрунтованого вибору форм однини там, де повинні вживатися іменники у множині. Наприклад, було вибракувано дитячого костюма у кількості 13 штук.

7. У діловому мовленні можуть виникнути труднощі у використанні ступенів порівняння якісних прикметників. Треба пам’ятати, то у діловому мовленні частіше вживані так звані аналітичні форми: повний, більш повний, найбільш повний.

8. Офіційні назви посад, шо є іменниками 2 відміни чоловічого роду переважно вживаються із закінченням — у в давальному відмінку (закінчення — ові переважно в художньому та розмовному стилях).Наприклад: директору, ректору, міністру (директорові, ректорові, міністрові у художньому та розмовному стилях).