6. Документування переговорів та оформлення їх результатів.

Всі види проведених переговорів, консультацій, робочих зустрічей, бесід обов’язково документуються і зберігаються в документації дипломатичного представництва або організації чи установи, яка проводила зазначені заходи. Один чи декілька примірників вказаних документів направляються у Міністерство закордонних справ України, при необхідності можуть направлятись іншим центральним органам державної виконавчої влади – Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерству економічного розвитку і торгівлі України, іншим міністерствам і відомствам. Як правило, примірник такого документу, фіксуючого результати переговорів, консультацій робочих зустрічей, бесід, візитів направляється установам і організаціям – безпосереднім учасникам цих заходів.

До числа документів, які фіксують результати переговорів, візитів, консультацій, робочих зустрічей і бесід у сфері економічної дипломатії, відносяться:

• записи бесід;

• доповідні та службові записки;

• протоколи;

• меморандуми;

• угоди;

• звіти.

У записі телефонної розмови вказуються підстави для проведення даної розмови, дату і час проведення, її тему, посаду, місце роботи, службові і наукові звання, ім’я та прізвище особи, з якою була проведена дана розмова. При цьому послідовно перечислюються обговорені питання, їх зміст, вказуються по пунктах обговорені проблемні моменти, зазначається на яких критичних моментах для нашої країни акцентував увагу співрозмовник, а також його бачення (або позиція організації, яку він представляє) щодо подальшої співпраці у розглядуваних сферах з Україною. Завершується запис телефонної бесіди переліком висновків і пропозицій. Текст запису телефонної бесіди підписується службовою особою, яка провела бесіду.

Запис бесіди, проведеної під час особистої зустрічі, складається по тій же схемі, що і запис телефонної бесіди. У верхній частині листка проставляється назва установи, яку представляла посадова особа на бесіді, реєстраційний номер і дата. Далі у заголовку вказується хто з ким зустрічався і проводив бесіду, в тому числі називаються посади, наукові ступені і вчені звання, імена і прізвища осіб, з якими була проведена дана бесіда, вказується дата, час і місце проведення самої бесіди, її тривалість. По тексту у записі відзначаються підстави для проведеного заходу; існуючі проблеми з обговорюваної тематики; перечислюються позиції, про які було проінформовано співрозмовника; про стан взаємовідносин сторін; акцентується увага на питаннях, в межах яких досягнуто певних домовленостей, або досягнуто прогресу чи забезпечено позитивну динаміку розвитку. Підписує запис бесіди особа, яка її провела. Наприкінці документу вказується кому (установи і організації, а також конкретні прізвища службових осіб - адресатів) направлено примірники даного запису бесіди (наприклад - МЗС України, прізвище відповідального працівника – 1 примірник; Міністерство економічного розвитку та торгівлі України, прізвище відповідального працівника – 1 примірник; до справи – 1 примірник).

Доповідна або службова записка подається відповідним працівником, який мав робочу зустріч з представником, наприклад, країни перебування (вказується повністю посада, місце роботи, прізвище, дата, час і місце проведення) на ім’я керівника дипломатичного представництва чи іншої організації. У цій записці лаконічно і чітко, бажано по пунктах, зазначається про проведену зустріч та обговорення відповідних питань з представником країни перебування чи відповідної бізнес-структури, перечислюються обговорені питання, може даватись аналітична оцінка ситуації, формулюються висновки і пропозиції. Підписує документ службова особа, яка провела таку зустріч.

Досить поширеним документом, який підтверджує про проведені консультації чи переговори, є протокол. У заголовку протоколу вказується хто з ким зустрічався – посади та місце роботи, прізвища і імена учасників переговорів, дата і місце їх проведення (у роботі дипломатичних представництв практикується вказувати поштову адресу місця зустрічі чи переговорів).

По тексту протоколу тезами перечислюються обговорені питання, приводяться ключові фрази, факти домовленостей, висновки і пропозиції сторін. Окремо подається перелік інформаційних даних, отриманих під час зустрічі чи переговорів, зафіксованих даним протоколом. Протокол може складатись як кожною стороною окремо, так і обома сторонами спільно.

У першому випадку протокол залишається внутрішнім документом кожної із сторін і служить документом фіксації проведених переговорів чи зустрічі. В кінці такого протоколу вказується хто ще, крім основних учасників переговорів, брав участь у заході. Підписує протокол службова особа, яка вела даний протокол, а оскільки він є внутрішнім документом дипломатичного представництва чи іншої організації, то тут і зберігається.

У другому випадку протокол складається за результатами спільних засідань міжурядових або міжгалузевих комісій, коопераційних рад, двосторонніх консультацій та засідань двосторонніх робочих груп. Такі протоколи можуть складатись і за результатами багатосторонніх переговорів у формі комісій, консультацій, робочих груп. Особливістю оформлення таких протоколів є те, що в них в кінці тексту зазначається кількість примірників, якими мовами написані і обов’язково з констатацією норми, що вказані тексти (примірники) мають однакову юридичну силу. Кожен примірник протоколу підписується уповноваженими представниками (керівниками делегацій) від всіх сторін - учасників заходу і кожен з них отримує і зберігає в себе по примірнику даного протоколу.

У ряді випадків поширеним документом щодо фіксації досягнутих домовленостей є меморандум. Даний документ, на відміну від попередніх, відразу є двостороннім (може бути багатостороннім), проект його аналізується всіма сторонами, ними ж обговорюється і доводиться до взаємоприйнятного варіанту. Меморандум в певній мірі нагадує протокол про наміри, але він вже є документом, який має юридичну силу, складається в такій кількості примірників, щоб був у розпорядженні насамперед сторін – учасників підписання і передбачає, крім всього, відповідальність за порушення тих чи інших взаємно погоджених і спільно прийнятих позицій. У меморандумі вказуються всі учасники даного договірного документу, підстави чи обставини, які обумовили його підписання і перелік обов’язків до сторін, насамперед у сфері міжнародної торгівлі. Сам документ складається з пунктів (або параграфів), які визначають зміст погоджених видів діяльності чи спільних заходів, реалізацію яких повинні забезпечити учасники меморандуму. Тут також зазначаються погоджені в результаті переговорів заходи впливу на порушників документу. Підписують меморандум вже офіційні представники обох чи більше сторін переговорів чи робочої зустрічі і у кожної сторони залишається як мінімум по примірнику Меморандуму.

Вищим рівнем документування досягнутих домовленостей під час візитів, консультацій та переговорів є складання і підписання угоди.

До підписання угоди проводиться значний обсяг роботи фахівцями з обох сторін, готується її проект, поводяться робочі узгодження і консультації, можливо навіть по кожній статті угоди та по кожному з пунктів, відбувається експертиза проекту угоди щодо її відповідності нормам міжнародного права, на предмет забезпечення національних інтересів, економічної ефективності та економічної безпеки, відповідності технічним, технологічним та іншим стандартам, критеріям і вимогам. Після всіх погоджень, узгоджень як по суті угоди, так і в організаційному та технічному плані, вона виноситься на підписання. Приурочується це або до відповідного візиту (державного, офіційного, робочого) державних керівників чи уповноважених осіб, або до заключного етапу переговорів, завершенням яких може бути підписання угоди.

Текст угоди передбачає преамбулу, в якій відзначається підґрунтя даної угоди, засвідчується бажання сторін зміцнювати і поглиблювати партнерство, розвивати співробітництво та робиться посилання на проведені переговори (із зазначенням дат та місця проведення), в результаті яких сторони домовились про викладення в даній угоді досягнутих домовленостей та її підписання. Як правило, в назві угоди вказується її предмет (торгово-економічне співробіт­ництво, фінансове співробітництво, про уникнення подвійного оподаткування, партнерство у справі захисту рослин, надання послуг транспортної авіації, військово-технічне співробітництво тощо). Основна частина угоди містить виклад досягнутих домовленостей з необхідними деталями натурального та вартісного характеру, з обов’язками сторін, термінами їх виконання та відповідальністю за порушення. Обов’язково вказується термін дії угоди, можливості внесення змін і доповнень до неї, умови її пролонгування та дострокового припинення. Наприкінці документу зазначають момент (дату) набуття чинності угоди, кількість примірників і на яких мовах. Підписують угоду відповідні державні керівники або уповноважені посадові особи від кожної із сторін (зразок угоди наведено у додатку).

1

17