2. Планування та підготовка до переговорів. Інформаційне забезпечення переговорів.

Успіх переговорів значною мірою залежить від того, наскільки ефективно вони підготовані. Існує думка, що той, хто не готовий до компромісів не повинен приймати участь в переговорах.

Тут можна використати наступний план дій:

1. чітке визначення мети та ключових позицій – чи є зустріч необхідною? що від неї можна очікувати? Чи немає загрози беззмістовного спілкуван­ня?

2. з’ясування ролі кожного з учасників;

3. розробка регламенту та порядку денного;

4. визначення та підготовка необхідного інформаційного забезпечення;

5. розробка проектів рішень;

6. підготовка місця проведення зустрічі на задані час та дату;

7. забезпечення необхідного обладнання (оргтехніка, канцтовари, «гастрономічна складова»).

Якщо мова йде про сторону-ініціатор переговорів, виникає потреба в встановленні контакту та досягненні попередньої домовленості про дату, час та місце зустрічі. В політичній дипломатії хорошим тоном вважається домовленість щонайменше за 2-3 місяці у випадку зустрічей на найвищому рівні, в межах 1-2 місяці – для інших представників державної влади. Про поточні зустрічі дипломатів домовляються за 1-3 тижні до зустрічі. Менше, ніж за тиждень, звертатись з подібними проханнями не прийнято. Винятком можуть служити тільки надзвичайні обставини, хоча навіть їх наявність не гарантує отримання позитивної відповіді.

В Україні з метою вироблення уніфікованого підходу до підготовки матеріалів до закордонних візитів (на прикладі Прем’єр-Міністра України), розроблено перелік документів та вимоги до них. До даного переліку належать:

1. Концепція візиту – стисле викладення головної мети візиту, пропозицій по її досягненню; цілей та завдань у ході кожної окремої двосторонньої зустрічі; прогнозовані результати та наслідки. У концепції також викладається прогнозна оцінка очікуваного візиту керівництвом держави, до якої планується візит.

2. Пропозиції до складу делегації та програма візиту – вносяться за 10 робочих днів до початку візиту (за винятком ситуацій, коли організація візиту здійснюється в оперативному режимі).

3. Перелік питань, в яких зацікавлена українська сторона та перелік питань, у яких зацікавлена інша сторона (в схемі – курсивом) – готується в триденний термін після схвалення Концепції візиту (схема 1).

№ п/п	Питання	Відповідальні органи влади
1.	Одне питання викладається в межах однієї сторінки за таким планом: сутність питання; бажаний результат; стан попереднього обговорення: позиція української (іноземної) сторони; позиція іноземної (української) сторони; причини неможливості досягнути результат; можлива реакція іноземної держави / позиція української сторони; аргументація на користь досягнення бажаного результату / на захист власної позиції; прогнозовані наслідки реалізації пропозиції.

4. Перелік проблемних питань в двосторонніх відносинах.

№ п/п	Проблемне питання	Сутність питання	Позиції сторін		Стан опрацювання	Пропозиції вирішення питання	Позиція в ході обговорення під час візиту
			Української	Іноземної

5. Перелік двосторонніх договірних документів, підписання яких передбачається в ході візиту.

№ п/п

Назва угоди

Тип угоди

Укладають з української сторони

Строк дії

Очікуваний результат

6. Біографічні довідки про осіб, з якими заплановані зустрічі (в т.ч. президентів компаній, представників ділових кіл), подаються з фотографією цієї особи. В біографічні довідки включається коротка інформація про захоплення особи, схильності, смаки та уподобання.

7. На керівництво держави, до якої здійснюється візит, готується крім біографічної довідки, політичний портрет.

8. Інформація про діяльність компаній, з якими заплановані зустрічі, по-можливості, повинна містити статистичні показники і прогнози.

9. В разі проведення бізнес-форумів або зустрічі з представниками ділових кіл готується список компаній, які братимуть участь в зустрічі, з короткою інформацією про профіль їх діяльності, суму вкладених інвестицій, перспективами співробітництва.

10. Довідка про стан та перспективи вирішення цивільно-правових спорів (якщо такі є) за участю українських компаній та компаній держави, до якої здійснюється візит. Тут мають бути вказані пропозиції щодо подальшого розв’язання цих спорів.

11. Інвестиційні проекти, в реалізації яких зацікавлена українська сторона. Обсяг – не більше 1 арк., з зазначенням очікуваного результату.

12. Інформація про діяльність українських товариств, об’єднань, діаспори в державі, до якої здійснюється візит; в разі потреби, зазначаються окремі громадяни (проблемні питання або навпаки).

13. Витяги з останніх виступів державних посадовців держави, до якої здійснюється візит, що містять згадку про Україну або потенційно стосуються інтересів України.

14. Інформація до зустрічі з представниками ЗМІ держави, до якої здійснюється візит, подається у формі можливих запитань та пропозицій до відповідей на них.

15. Інформація про провідні інформаційні видання в іноземній державі (друковані, телевізійні, Інтернет) повинна містити згадку про висвітлення в них української тематики протягом останніх 3 місяців.

16. Виступи та тези до зустрічей у ході візиту готуються від першої особи, лаконічними та змістовними реченнями.

17. Тости та проекти текстів запису в книзі почесних гостей подаються з кінцевою фразою мовою приймаючої сторони.

18. Інформація про місця, відвідання яких передбачається у ході візиту та в яких відбуватимуться двосторонні зустрічі (із відомостями про їх відвідання українськими посадовцями).

19. В разі участі в конференціях – інформація про учасників.

20. Пакет довідково-інформаційних матеріалів:

    1. Довідка про соціально-економічний розвиток України за останні півроку;

    2. Довідка про двосторонні відносини;

    3. Довідка про стан торговельно-економічного співробітництва між Україною та державою, до якої здійснюється візит (обов’язково з показниками Державного комітету статистики України);

    4. Перспективні напрями економічного співробітництва;

    5. Довідка про діяльність двосторонньої міжурядової комісії (в разі наявності);

    6. Довідки про стан міжгалузевого співробітництва;

    7. Довідка про технічну допомогу, що надається державою, до якої здійснюється візит (якщо така є);

    8. Довідка про інвестиційну діяльність України в державі, до якої здійснюється візит;

    9. Довідка про інвестиційну діяльність в Україні держави, до якої здійснюється візит;

    10. Ставлення держави, до якої здійснюється візит, до євро інтеграційної та євроатлантичної політики України;

    11. Економічне становище держави, до якої здійснюється візит;

    12. Внутрішньополітична ситуація в державі, до якої здійснюється візит;

    13. Зовнішня політика держави, до якої здійснюється візит;

    14. Оцінка державою, до якої здійснюється візит, актуальних подій у світі;

    15. Участь держави, до якої здійснюється візит, у НАТО та ЄС (якщо це потрібно);

    16. Роль держави, до якої здійснюється візит, в регіоні;

    17. Загальна довідка про державу, до якої здійснюється візит;

    18. Довідка про столицю держави, до якої здійснюється візит;

    19. Довідка про договірно-правову базу між Україною та державою, до якої здійснюється візит;

    20. Довідка про роботу України з міжнародними організаціями, керівні органи яких знаходяться на території держави, до якої здійснюється візит;

    21. Довідка про стан роботи України в СОТ;

    22. Довідка про співробітництво між Україною та ЄС;

    23. Довідка про стан співробітництва між Україною та НАТО;

    24. Довідка про стан співробітництва між Україною та іншою міжнародною організацією.

21. Після закінчення візиту, розробляються пропозиції до Плану заходів по реалізації домовленостей, досягнутих під час візиту.

22. В 10-денний термін після візиту готується звіт за результатами візиту.

23. Протягом двох тижнів надається інформація про висвітлення візиту у ЗМІ.