3. Збір та джерела інформації і робота з інформаційним матеріалами.

Належний рівень ефективності зовнішньоекономічної діяльності забезпечується цілою низкою складових діяльності, однак в числі її першочергових є інформаційне забезпечення. Інформація є вихідним елементом системи управління зовнішньоекономічною діяльністю, після якого йдуть планування, оперативне управління, регулювання і контроль, а будь-яке управлінське рішення не може бути прийнятим без аналізу достовірної, релевантної, оптимальної та своєчасно отриманої інформації. Тому в практиці економічної дипломатії інформація і все, що стосується роботи з нею (збір, отримання, систематизація, опрацювання, передача за призначенням адресатам) має ключове значення.

Особливо це стосується дипломатичних переговорів, де значна частка успіху залежить від інформаційного забезпечення, інформаційної підготовки і володіння необхідними інформаційними матеріалами. На будь якій ділянці роботи дипломат повинен володіти основами і принципами інформаційно – аналітичних технологій, насамперед методами збору та обробки інформації про питання та теми, які представляють професійний інтерес.

В практиці економічної дипломатії інформація розглядається як сукупність відомостей, необхідних для активного впливу на об’єкт економічного інтересу країни і представляє собою набір вузькоспеціалізованих даних з різних сфер зовнішньоекономічної діяльності.

До інформації та відповідних інформаційних матеріалів у сфері інтересів економічної дипломатії ставляться певні вимоги, зокрема вони повинні бути:

1) об’єктивними (реально, без прикрас та згладжування «гострих кутів» чи замовчування неприємних і небажаних фактів відображати дійсний стан та фактичну ситуацію щодо розглядуваних питань, тем чи проблем);

2) достовірними (дані повинні повністю відображати дійсну ситуацію, спиратись виключно на факти, не допускати домислів, особистих трактувань та фантазій, ні в якому разі не видавати «бажане за дійсне»);

3) своєчасними (інформація може бути використана за умови вчасного її надходження, до прийняття рішення чи проведення переговорів);

4) оптимальними (при наданні інформаційних матеріалів вони за обсягами повинні бути достатніми для здійснення необхідного аналізу та вироблення оптимального рішення; інформації повинно бути «не замало» – тоді буде недостатньо даних для вироблення рішення, і «не забагато» - для опрацювання лишніх матеріалів може бути втрачений необхідний час);

5) релевантними (лат. relevo – підносити, полегшувати) – близькими до «адекватності», проте повинні не лише характеризувати ступінь відповідності, але і ступінь практичного застосування результату.

Інформаційне забезпечення є однією з головних функцій дипломатії в цілому і економічної зокрема. При цьому цілями інформації є:

1) інформувати свій уряд про стан, соціально-політичну і економічну ситуацію в країні перебування;

2) інформувати уряд країни перебування про політику, в тому числі зовнішньоекономічну, своєї держави.

В процесі підготовки інформаційно-аналітичних матеріалів для уряду своєї країни, а також до проведення переговорів необхідно використовувати всі можливі джерела інформації і весь механізм інформаційного забезпечення.

При цьому необхідно керуватись тим, що загальна класифікація інформації передбачає її поділ на наступні групи:

1) масова інформація – містить відомості загально інформаційного характеру;

2) документована інформація – містить дані про людей, персональні дані);

3) офіційна документована інформація (нормативно-правові акти, офіційні документи органів влади, державних установ, галузевих відомств і організацій);

4) звітна інформація (охоплює всю інформацію, подання якої є обов’язковим для визначених юридичних і фізичних осіб у встановлені терміни);

5) інформація яка формується і поширюється як товар.