5.11. Структура та функції протокольних підрозділів органів державної влади в Україні.

Під час виконання своїх функцій у сфері зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності центральні і регіональні органи державної виконавчої влади України повинні дотримуватись правил протоколу. Кількість та обсяг протокольних заходів перебувають в прямій залежності від інтенсивності міжнародних контактів відповідного відомства: у Міністерства закордонних справ частота контактів із зарубіжними партнерами максимальна, у інших міністерств та центральних відомств – значно менша. В зв’язку з необхідністю реалізації повноважень в сфері міжнародних та зовнішньо­економічних відносин, передбачених Законом України «Про місцеві державні адміністрації» (ст. 26), певний набір протокольних дій використовується і обласними державними адміністраціями.

З метою дотримання норм Положення «Про Державний Протокол і Церемоніал України», затвердженого Указом Президента України від 22 серпня 2002 р.№ 746/2002 (з врахуванням змін і доповнень до даного Положення, внесених Указом Президента України від 3 лютого 2010 р. № 98/2010) у структурі центральних органів виконавчої влади передбачені протокольні підрозділи.

Зокрема, в Адміністрації Президента України такі функції виконує Головне управління Державного Протоколу та Церемоніалу, самостійний структурний підрозділ, який здійснює діяльність в частині протокольного забезпечення діяльності Президента України. Складовими діяльності Головного управління в частині міжнародних відносин є:

1) протокольне та організаційне забезпечення офіційних заходів міжнародного характеру за участю Президента України;

2) забезпечення заходів за участю представників дипломатичного корпусу, акредитованого в Україні.

В Кабінеті Міністрів України протокольна складова діяльності Уряду координується і організовується Управлінням забезпечення протокольних заходів. Відповідно до Положення про Секретаріат Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою КМУ від 12 серпня 2009 р. №850 апарат Прем’єр-міністра України, урядові служби та структурні підрозділи відповідно до покладених на них завдань та компетенції:

• здійснюють комплексне забезпечення протокольних та церемоніальних заходів міжнародного характеру за участю Прем’єр-міністра України, Першого віце-прем’єр-міністра України, віце-прем’єр-міністрів України та Міністра Кабінету Міністрів України;

• забезпечують листування Прем’єр-міністра України з вищими посадовими особами іноземних держав і міжнародних організацій;

• організовують закордонні поїздки членів Уряду, проведення там зустрічей і переговорів з вищими посадовими особами іноземних держав та міжнародних організацій, оформлення відповідних протоколів за результатами зустрічей і переговорів;

• організовують проведення Першим віце-прем’єр-міністром України, віце-прем’єр-міністрами України прийомів іноземних делегацій.

В Міністерстві економіки України відповідно до наказу від 20 липня 2009 року №747 за протокольні заходи було відповідальним Управління протоколу, в складі якого працювали Відділ протокольних заходів і Відділ забезпечення роботи спільних міжурядових комісій. Після реорганізації, вже в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі наказом від 30 червня 2011 року №26 (із змінами і доповненнями) протокольна складова покладена на Відділ протоколу. До його функцій та обов’язків належать:

• організація прийому іноземних делегацій, представників іноземних дипломатичних та консульських установ, представників міжнародних організацій (в межах повноважень та компетенції Міністерства економічного розвитку та торгівлі) на підставі розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України, доручень Кабінету Міністрів України, листів Міністерства закордонних справ України, а також письмових заявок (нот або листів) безпосередньо від представництв іноземних країн;

• участь у підготовці програм перебування в Україні іноземних делегацій з урахуванням статусу міжнародного заходу (робочі зустрічі, двосторонні та багатосторонні заходи), що прибувають на запрошення керівництва Міністерства економічного розвитку і торгівлі;

• протокольне забезпечення двосторонніх та багатосторонніх заходів міжнародного характеру, що проводяться за участю Міністра, перших заступників Міністра, заступників Міністра та керівників департаментів;

• протокольне забезпечення (в частині повноважень та сфери відповідальності міністерства) під час виконання програм перебування в Україні офіційних делегацій іноземних держав, що прибувають на запрошення Уряду України;

• організаційно-протокольне та консульсько-візове забезпечення візитів Міністра, перших заступників Міністра, заступників Міністра та делегацій Міністерства економічного розвитку та торгівлі до іноземних держав;

• консультування, у разі необхідності, представників державних, громадських структур з питань протокольної практики та організації протокольної служби;

• протокольне забезпечення процедури підписання двосторонніх та багатосторонніх документів, яку здійснюють Міністр, перші заступники Міністра, заступники Міністра.

До обов’язків Відділу протоколу віднесено також інформаційно-аналітичну роботу, зокрема збір та аналіз звітів:

• про перебування делегацій Міністерства економічного розвитку та торгівлі за кордоном, накопичення їх з метою утворення банку даних для подальшого використання у роботі;

• про виконання структурними підрозділами Міністерства програм прийому і роботи з іноземцями.

В структурі галузевих міністерств та відомств протокольні функції можуть виконуватись або чисто протокольними підрозділами (за умови високої частоти міжнародних контактів установи, або іншими спорідненими підрозділами. Так, в структурі Державного Агентства України з туризму та курортів передбачено Сектор міжнародних відносин та протоколу, в обов’язки якого включено забезпечення протокольної складової. В структурі Міністерства енергетики та вугільної промисловості України окремий підрозділ протоколу не виділено, однак виконання функцій протоколу (міжнародна складова в міністерстві досить вагома) покладено на Управління забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба) та Департамент з питань євроінтеграції та міжнародного співробітництва. Частину протокольних функцій Міністерства оборони України виконують Управління військово-технічного співробітництва та експортного контролю, Департамент міжнародного оборонного співробітництва та Центр забезпечення службової діяльності структурних підрозділів Міністерства оборони.

Незважаючи на наявність і функціонування протокольних підрозділів у вищих органах державної влади, основне навантаження у міждержавних та міжурядових стосунках і у взаємовідносинах з міжнародними організаціями України в частині протоколу припадає на Міністерство закордонних справ. МЗС України визначено суб’єктом реалізації Державного протоколу у сфері забезпечення зовнішніх зносин України з іноземними державами та міжнародними організаціями. Дана функція була закріплена ще в «Положенні про Міністерство закордонних справ України», затвердженому Указом Президента України від 3 квітня 1999 р. №357/99. В діючому «Положенні про Міністерство закордонних справ України», затвердженому Указом Президента України від 6 квітня 2011 р. № 381/2011 зазначено, що МЗС України відповідно до покладених на нього завдань «здійснює функції дипломатичного протоколу у сфері забезпечення зовнішніх зносин з іноземними державами та міжнародними організаціями» (п. 4.53). В його структурі зазначеними питаннями займається Департамент Державного протоколу, функціональними обов’язками якого є:

• участь в комплексному забезпеченні протокольних та церемоніальних заходів міжнародного характеру за участю Президента України, Голови Верховної Ради України, Прем’єр-міністра України;

• забезпечення протокольних та церемоніальних заходів у сфері зовнішніх зносин за участю Міністра закордонних справ України;

• організація прийому іноземних делегацій, представників іноземних дипломатичних та консульських установ, представників міжнародних організацій відповідно до розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України, доручень Кабінету Міністрів України, а також письмових звернень від керівників та представництв іноземних країн;

• участь у підготовці програм перебування в Україні іноземних делегацій з урахуванням статусу міжнародного заходу (робочі зустрічі, двосторонні та багатосторонні заходи), що прибувають на запрошення вищих органів державної влади;

• протокольне забезпечення під час виконання програм перебування в Україні офіційних делегацій іноземних держав, що прибувають на запрошення Уряду України;

• протокольне забезпечення двосторонніх та багатосторонніх заходів міжнародного характеру, що проводяться за участю Міністра, перших заступників Міністра, заступників Міністра та керівників департаментів;

• організаційно-протокольне та консульсько-візове забезпечення візитів Міністра, перших заступників Міністра, заступників Міністра та делегацій Міністерства закордонних справ до іноземних держав;

• консультування, у разі необхідності, представників державних, громадських структур з питань протокольної практики та організації протокольної служби;

• протокольне забезпечення процедури підписання двосторонніх та багатосторонніх документів, яку здійснюють Міністр, перші заступники Міністра, заступники Міністра;

• забезпечення вимог порядку прийому та перебування іноземних делегацій, груп представників іноземних країн та окремих іноземців.

В зв’язку з розширенням міжнародних контактів у сфері економічної дипломатії на рівні областей зростає роль протокольної складової. Впродовж останніх років звичною практикою стали:

• ділові поїздки та обміни делегаціями між адміністративно-територіальними формуваннями України та іноземних держав;

• участь делегацій від областей у міжнародних виставках-ярмарках, економічних форумах і конференціях;

• проведення в обласних центрах України виїзних засідань Міжнародного трейд-клубу, в складі якого працюють представники економічних підрозділів посольств іноземних держав;

• проведення регіональних інвестиційних форумів за участю численних іноземних делегацій, в складі яких є дипломати, представники ділових кіл, бізнесу, гуманітарної сфери іноземних держав;

• діяльність регіональних представництв Українського національного комітету Міжнародної торгової палати, до роботи яких постійно залучаються представники іноземного бізнесу та фінансово-банківських структур.

Ефективність цих та інших заходів із зовнішньоекономічної діяльності, які проводяться на рівні областей, в певній мірі є залежною від організаційного та протокольного їх забезпечення. В зв’язку з тим, що на даний час не існує єдиної структури обласних державних адміністрацій та їх управлінь, в різних областях України питаннями протоколу із сфери зовнішніх зносин займаються різні служби та структурні підрозділи. В окремих обласних державних адміністраціях створені відділи протоколу, проте в більшості областей ці функції покладені на Управління зовнішніх зносин, зовнішньоекономічної та інвестиційної діяльності. В їх обов’язки входять всі питання протоколу при організації прийому іноземних делегацій, представників адміністративних і територіальних структур, ділових кіл іноземних країн (відповідно до їх статусу та до рівня їх візитів), проведенні офіційних переговорів і робочих зустрічей, підписанні угод та інших документів про співпрацю і партнерство.

Дотримання вимог протоколу місцевими органами державної виконавчої влади говорить про рівень сприйняття іноземних делегацій та представників, відповідно формує їх ставлення до української сторони, а звідси ставить оцінку взаємної зацікавленості у співпраці та налагодженні ефективного партнерства.

21