5.5. Дипломатичні візити. Протокольні візити. Запис бесіди. Етикет дипломатичної бесіди.

Дипломатичний працівник не може обмежитись тільки службовим кабінетом, вивченням місцевої та іноземної преси, електронних ЗМІ. Одним з найважливіших інструментів дипломатичної роботи є зустрічі з різними особами країни перебування (дипломатами, підприємцями, політиками, громадськими діячами), оскільки тільки таким чином можна отримати достовірну інформацію про політичне, наукове, культурне, і, найголовніше, економічне життя країни перебування. Безумовно, що в сучасному світі все більше значення відіграють інформаційні та телекомунікаційні технології, але вони можуть бути лише доповненням до особистих контактів, які встановлюються на зустрічах різного роду, найвагомішими з яких є візити.

Дипломатичні візити можна поділити на:

• протокольні візити (візити ввічливості);

• ділові візити;

• приватні візити.

Протокольні візити.

В політичній дипломатії протокольні візити наносяться послом (після вручення вірчих грамот) політичним та громадським діячам країни перебування. Як правило, такі візити не передбачають обговорення або вирішення будь-яких важливих питань, проблем, їх метою є особисте знайомство, висловлення уваги особі.

В економічній дипломатії також існує поняття візитів ввічливості. Нормою є нанесення таких візитів особам, рівним за статусом.

Протокольні візити ініціюються візитером. Про день і час домовляються заздалегідь (в більшості випадків – телефоном). Протокольні візити тривають орієнтовно 20-25 хвилин. Надзвичайно важливим правилом є точне дотримання часу прибуття на візит. Запізнення в даному випадку не виправдовуються жодними об’єктивними обставинами.

Етикет протокольної зустрічі передбачає пріоритет у веденні розмови приймаючій стороні. Відволікатись на телефонну розмову категорично не рекомендується. Завершення візиту ініціюється візитером.

Ділові візити.

Умови проведення ділових візитів є менш жорсткими. Тобто відсутні суворі часові рамки, не регламентується сторона-ініціатор або характер питань, що розглядаються. Проте звичні норми ділової етики є обов’язковими для дотримання.

В плані підготовки до ділової бесіди можна дотримуватись наступної схеми:

1. Визначивши для себе тему, необхідно уважно, в деталях вивчити всі обставини, документи, пов’язані з нею, щоб досягти чіткого власного бачення;

2. Слід підготувати вагому аргументацію для захисту своїх думок, поглядів щодо тієї чи іншої події, одночасно готуючись до можливого спростування аргументів свого співрозмовника;

3. Доцільно заздалегідь опрацювати тактику ведення бесіди. Необхідно зважити на те, що співрозмовник, в разі незацікавленості в поглибленому розгляді питання, може уникати розмови.

4. Необхідно розрахувати час таким чином, щоб мати його в достатній кількості для основної частини бесіди, а не тільки протокольну її складову.

Серед інших важливих елементів підготовки до ділової бесіди – інформація про співрозмовника, основні моменти його біографії, політичні погляди, особисті інтереси та уподобання. Дипломатичні установи для такої цілі формують власні бази даних. Врахування даної поради дозволить з’ясувати, якими питаннями цікавиться ваш партнер по переговорах, а в чому поінформований менше, якими є уподобання та хобі. Останнє може особливо позитивно вплинути на хід розмови, сприяючи встановленню хороших особистих стосунків.

Після того, як розмова розпочалась, бажано дотримуватись сформова­но­го заздалегідь сценарію. Проте необхідно бути готовим до зміни ходу бесіди, коли можуть відкритись нові умови, які істотно впливатимуть на її подальший перебіг. Тому фахова підготовка співробітників дипломатичного профілю вимагає від людей високого рівня психологічної стійкості, креативності та вміння оперативно адаптуватись до мінливого середовища.

Запис бесіди.

Запис бесіди дозволяє провести її аналіз, зокрема з метою виявлення власних помилок і недопрацювань. Для максимально точного відтворення бесіди рекомендується оформляти її запис одразу після її проведення, як виняток – наступного дня.

Інколи можливе ведення поточних нотаток, в яких буде відображено зміст бесіди, її ключові положення. Особливу увагу тут слід звертати на конкретні дати, прізвища, назви, чіткі факти. Ведення аудіозаписів буде вважатись порушенням етикету.

Основна увага в записах повинна приділятись розкриттю сутності питань, про які йшла мова, відображенню досягнутих результатів та розбіжностей в поглядах сторін. Хоча обов’язкової регламентації порядку ведення таких записів немає, існують загальні рекомендації, згідно до яких необхідно зазначити країну, місце, дату та тривалість бесіди, ініціатора розмови, вказати усіх присутніх осіб з зазначенням їх посад.

етикет дипломатичної бесіди

В загальних рисах етикет дипломатичної бесіди багато в чому збігається з загальним етикетом ділового спілкування. Серед особливостей, на які слід звернути увагу: дотримання норм мовного та культурного етикету, притаманного країні перебування, врахування специфіки невербальних комунікативних методів. В спілкуванні рекомендується вживати нейтральний стиль спілкування незалежно від гостроти розглядуваних питань. Неприпустимо переходити на особистості, підвищувати голос на співрозмовника, вдаватись до погроз будь-якого характеру тощо.

Особливості титулування співрозмовників

При спілкуванні треба дуже уважно використовувати звертання до особи. Так, неправильно назване ім’я, прізвище чи статус можуть послужити причиною образ та непорозумінь. Крім того, применшення рівня співрозмовника може бути сприйнято як образа гідності та неповага, перебільшення – як крайня форма підлабузництва з усіма витікаючими наслідками.

Форми звертань в багатьох країнах мають багаторічну традицію, яку особам, що ведуть переговори необхідно знати. Звертання поділяються на слова-індекси та слова-регулятиви (пан, пані, мадам, ґерр). Слова-індекси показують соціальний статус особи, до якої звертаються: посада, рід занять (доктор, директор), вчений ступінь, звання (доктор, професор, магістр), військове звання (капітан, полковник, генерал), сан (митрополит, єпископ), титул (барон, князь).

Ці ж правила прийнято використовувати і дипломатичній переписці.