41. Матеріальна основа документа

Матеріальна основа документа (МОД) - сукупність матеріалів, що використовується для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення) і складових носія інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяються на природні та штучні. Штучні в свою чергу поділяються на паперові документи та документи на непаперовій основі - полімерні документи (полімерно - плівкові та полімерно - пластикові).

В якості МОД спочатку використовувалися природні матеріали, котрі були під рукою: камінь, шкіра, кості, кераміка, глина, деревина, бамбук, пальма, береста. Пізніше почали створювати спеціальні матеріали, більш пригодні для фіксації інформації.

Перші документи на штучно створених матеріальних носіях дійшли до нас з далекого минулого у вигляді глиняних табличок, сувоїв папірусу, стародавніх пергаментів. Це були штучні носії з природних матеріалів.

Вважається, що першими документами призначеними для зберігання та передачі інформації були шумерські глиняні таблички-бирки V-IV ст. до н.е. з назвами об’єктів та позначенням їх кількості, виконуючи облікові функції при зберіганні та транспортуванні товарів. Ці документи одночасно фіксували перші письмові знаки шумерів. Загалом, природні матеріали не набули широкого вжитку як матеріальний носій інформації через непрактичність у використанні (об’єм, вага, складність в обробці матеріалу, тиражуванні).

42. Методи і способи документування

Документування – це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксації інформації на матеріальному носії.

Метод документування – це прийом або сукупність прийомів фіксації інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем (характер кодів мов, знакові системи і т.ін.).

Спосіб документування – це дія або сукупність дій, вживаних при записі інформації на матеріальному носії (висікання, тиснення, різьблення, фарбування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний, ручний та ін.).

43. Документ як знакова система

Документ є знаковою системою, тобто матеріальний посередник, що служить обміну семантичною інформацією між двома іншими матеріальними системами.

До властивостей документа як знакової системи віднесені:

1. особливості форми знаків;

2. способи нанесення (фіксації) знаків;

3. способи сприйняття знаків.

Знакова система володіє певними властивостями: 1) знаки зв'язані в ній між собою певними правилами граматики; 2) нові знаки запроваджуються в систему не довільно, а на основі правил; 3) значення знаку в системі залежить не тільки від нього самого, а від його місця в системі; 4) система складається з кінцевого (хоч і не завжди постійного) числа елементів (знаків), з яких може бути складений словник; 5) здійснюється переклад (заміна) однієї знакової системи іншою; 6) знаки фіксуються одним або кількома способами.

44. Кодування інформації

Кодування інформації – це спеціально вироблена система прийомів (правил) фіксації інформації.

Основними атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається у просторі та часі.

Мова – це складна система символів, кожний з яких має певне значення. Мовні символи, будучи загальноприйнятими й загальнозрозумілими в межах даного суспільства, у процесі мови комбінуються один з одним, породжуючи різноманітні за своїм змістом повідомлення.

Засіб документування – це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), використовуваних для створення документа. Засоби складання, копіювання й розмноження документів – це ручні, механізовані і автоматизовані пристосування.

Знак – це мітка, предмет, яким позначається що-небудь (буква, цифра, отвір). Знак разом з його значенням називають символом.

Код, мова і знак передають інформацію в символічному вигляді, зручному для її кодування і декодування.