8.3. Материальные запасы бюджетных учреждений, их состав, назначение и задачи учета; документы по поступлению, расходованию и списанию материалов и продуктов питания

К материальным запасам относятся материальные ценности, учитываемые на активных счетах:

• 03 «Продукция на складе, отгруженная»;

• 04 «Оборудование, строительные материалы для капитального строительства и материалы для научных исследований»;

• 05 «Животные на выращивании и откорме»;

• 06 «Материалы и продукты питания».

Рассмотрим подробнее счета, предназначенные для учета материальных запасов.

Счет 03 «Продукция на складе, отгруженная» – выделяют 2 субсчета.

• субсчет 030 «Продукция на складе» – предназначен для учета готовых изделий, выпущенных хозрасчетными подразделениями (производственными учебными мастерскими, подсобными сельскими хозяйствами и др.) и сданных на склад организации;

• субсчет 031 «Продукция (работы, услуги) отгруженная» – учитывает (до момента поступления выручки от покупателей) готовые изделия, отгруженные (отпущенные) со склада организации покупателям, а также принятые заказчиком работы и услуги.

Счет 04 «Оборудование, строительные материалы для капитального строительства и материалы для научных исследований» – выделяют 4 субсчета.

• субсчет 040 «Спецоборудование для договорных научно-исследовательских работ» – учитывает готовые к установке строительные конструкции и детали; также субсчет предназначен для учета оборудования, требующего монтажа и предназначенного для установки, и других материальных ценно­стей, необходимых для строительства;

• субсчет 041 «Строительные материалы для капитального строительства» – учитывает строительные материалы, приобретаемые за счет средств капитальных вложений и используемые в процессе строительства и монтажных работ;

• субсчет 043 «Материалы длительного пользования для научных исследований и на лабораторном испытании» – учитывает материалы, полученные со склада, которые используются неоднократно или длительное бремя, а так же материалы, которые являются объектами научных исследований;

• субсчет 044 «Спецоборудование для договорных научно-исследовательских работ» – учитывает спёцоборудование, приобретенное для выполнения научно-исследовательских работ, до передачи его со склада в конкретное подразделение.

Счет 05 «Животные на выращивании и откорме» – используется в подсобных сельских хозяйствах для учёта молодняка всех видов животных и животных на откорме независимо от их стоимости. Выделяется один субсчет 050, который имеет такое же название, как счёт первого порядка – 05 "Животные на выращивании и откорме".

Счет 06 «Материалы и продукты питания» – подразделяется на 10 субсчетов.

060 «Материалы для учебных, научных и других целей»;

061 «Продукты питания»;

062 «Медикаменты и перевязочные средства»;

063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности»;

064 «Топливо, горючее и смазочные материалы»;

065 «Корма и фураж»;

066 «Тара»;

067 «Прочие материалы»;

068 «Материалы в пути»;

069 «Запасные части».

Материальные запасы выделяются в самостоятельный раздел в Балансе исполнения сметы расходов и в Плане счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета. Материальные запасы (продукты материального производства), используемые в процессе труда в отраслях непроизводственной сферы, в отличие от материалов, используемых в сфере производства, не являются предметами труда и не относятся к средствам производства, а служат целям потребления, то есть являются предметами непроизводственного и личного потребления.

Для целей бухгалтерского учета материальные запасы классифи­цируются по признаку выполняемых функций в деятельности бюд­жетной организации (рис. 8.2).

Рис. 8.2. Классификация материальных запасов

Материальные запасы выделяются в самостоятельный раздел в Балансе исполнения сметы расходов и в Плане счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета. Материальные запасы (продукты материального производства), используемые в процессе труда в отраслях непроизводственной сферы, в отличие от материалов, используемых в сфере производства, не являются предметами труда и не относятся к средствам производства, а служат целям потребления, то есть являются предметами непроизводственного и личного потребления.

Учет материальных запасов в бюджетных организациях ведется в соответствии с Методическими указаниями о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, утвержденными Приказом Министерства финансов № 59 от 11.12.1997 г.

Задачи учета материальных запасов:

• обеспечение их полной сохранности, контроля за использованием в соответствии с установленными нормами и целевым назначением;

• соблюдение установленных норм запасов, выявление излишних и не используемых материальных ценностей, подлежащих реализации или передаче организациям своей Системы;

• получение точных сведений об их остатках, находящихся на складах организаций;

• сокращение расходов на ведение учета и затрат времени на получение учетной информации.

Ответственность за приемку, хранение и отпуск материалов возлагается на материально ответственных лиц, назначенных при­казом руководителя организации. С этими лицами заключаются договоры об имущественной ответственности за сохранность ценностей. Смена материально ответственных лиц должна сопровождаться инвентаризацией ценностей и составлением приемо-сдаточных актов, утверждаемых руководителем организаций.

В планировании и учете материальные запасы (материалы) группируются по их функциональной роли в деятельности организации, а так же по сортам, маркам, размерам и другим параметрам. В основу построения синтетических счетов бухгалтерского учета положена группировка материалов по функциональной роли.

Порядок оценки материальных запасов установлен Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и конкретизирован Методическими указаниями № 59. В соответствии с ними оценка производится следующим образом:

1. активы, приобретенные за плату, оцениваются по стоимости, определяемой путем суммирования фактически произведенных расходов на их покупку (в том числе НДС);

2. активы, полученные безвозмездно, оцениваются по рыночной стоимости на дату их оприходования, определяемой на основе цены на данный или аналогичный вид активов, действующей на дату оприходования;

3. активы, изготовленные в самой организации, оцениваются по стоимости их изготовления, в которую включаются фактически произведенные затраты, то есть по фактической себестоимости;

4. оценка активов, стоимость которых выражена в иностранной валюте, производится в белорусских рублях путем пересчета иностранной валюты по официальному курсу Нацбанка на дату совершения операции.

При поступлении, расходовании и списании материалов и продуктов питания в бюджетных организациях предусмотрены следующие виды документов:

• транспортные документы – оформляются продавцом (поставщиком) и являются сопроводительными документами, которые свидетельствуют о наименовании и количестве товара; к таким документам относятся: счет-фактура, спецификация, опись, упаковочный ярлык и др.;

• акт приемки (ф. № 429) – оформляется в случае недостачи товара или его ненадлежащего качества по сравнению с данными, содержащимися в транспортных и сопроводительных документах; составляется в двустороннем порядке с участием уполномоченных представителей продавца и покупателя;

• накладные, требования (ф. № 434) и приходные ордера (ф. М-4) – приходные документы, оформляемые материально ответственным лицом организации, осуществляющим приемку материалов и продуктов питания, при отсутствии расхождения с транспортными и сопроводительными документами;

• накладные (требования) аналогичной формы так же используются для оформления внутреннего перемещения материальных ценностей, выдачи со склада дефицитных и/или особо ценных материалов под отчет;

• меню-раскадка (ф. № 44-МЗ) и требование (ф. № 45-МЗ) на выдачу продуктов питания (или альтернативный вариант – меню-требование) – оформляются при отпуске со склада продуктов питания в пищеблок;

• заборная карта (ф. № 431) – выписывается (в 2 экз.) на материалы и топливо, которые систематически отпускаются подразделениям организации со склада;

• ведомость выдачи материалов на нужды учреждения (ф. № 410) и ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. № 397) – выписываются при отпуске со склада на нужды учреждения материалов, кормовых ресурсов под подпись лица-получателя с заполнением в течение месяца и последующей передачей в бухгалтерию по окончании отчетного периода;

• путевые листы – предназначены для списания автомобильного топлива по фактическому расходу, но не выше утвержденных норм.

Со склада материалы и продукты питания отпускаются подразделениям организации или отдельным организациям. Ненужные материалы реализуются на сторону.

Отпуск материалов со склада оформляется различными документами в зависимости от вида материалов, периодичности их отпуска и направления отпуска. Материалы на нужды организации отпускаются в пределах установленных норм.

Отпуск материалов на сторону производится по товарно-транспортной накладной ф. ТТН-1 или товарной накладной ф. ТН-1.

Отдельные материалы разрешается списывать на расходы организации при выдаче их со склада, например канцелярские принадлежности, медикаменты и т. п.