Порядок работы

1. Откройте рабочий план счетов Бухгалтерия/План счетов, выберите необходимый счет и субсчет.

2. Выберите меню Действия/Ввести начальные остатки по счету.

3. В открывшемся окне внесите необходимые реквизиты проводки. Укажите сумму, счет/субсчет, а также все необходимые аналитические признаки и количество (если счет ведется и в натуральных единицах) (рис.7.1).

Рис.7.1

4. Нажмите кнопку Сохранить изменения.

Краткая справка. Операции по вводу начальных остатков можно просмотреть в журнале хозяйственных операций. Меню Бухгалтерия/Журнал хозяйственных операций.

Задание 2. Введите остатки по ТМЦ из модуля «Склад».

Порядок работы

1. Откройте рабочий план счетов Бухгалтерия/План счетов, выберите необходимый счет и субсчет.

2. Выберите меню Действия/Ввести остатки ТМЦ по счету (рис.7.2).

Рис.7.2

3. Нажмите на кнопку Сохранить.

Краткая справка. Правильность ввода остатков можно проконтролировать путем получения отчетов – меню Отчеты. Сформируйте оборотную ведомость за 1 января и проверьте, совпадают ли данные по счетам с вашими исходными данными.

Дополнительные задания

Задание 3. Сформируйте Начальное сальдо по Кассе, Расчетному счету.

Задание 4. Сформируйте Начальное сальдо по ОС, Материалам, Товарам.

Задание 5. Сформируйте Начальное сальдо по Расчетам с покупателями, поставщиками.

Задание 6. Сформируйте Начальное сальдо по счетам, которые вы создали для своей организации.

Контрольные вопросы:

1. Что необходимо установить перед началом эксплуатации программы открыв Рабочий план счетов?

2. Какое обстоятельство следует учитывать, если мы работаем с программой уже более одного финансового года?

3. Что представляет собой Начальное сальдо?

4. Как сформировать начальные остатки по счетам, которые используются в вашей деятельности?

5. Какой документ позволяет избежать двойной работы по вводу остатков ТМЦ по счетам и по складу?

Практическое занятие №8

Тема: «Операции по расчетному счету, кассе и расчетам с подотчетными лицами»

Цель занятия: научиться отображать документально основные операции по кассе, расчетному счету и подотчетными лицами.

Краткая справка: правильное проведение документов вы можете просмотреть в журнале хозяйственных операций.

На практическом занятии студент должен:

- оформить входящее платежное поручение от покупателя за проданный товар;

- создать Платежное поручение;

- оформить Приходный кассовый ордер;

- создать Расходный кассовый ордер;

- сформировать Лист кассовой книги по операциям, проведенным им;

- сформировать Журнал приходных и расходных кассовых ордеров;

- создать Авансовый отчет своего сотрудника;

- сформировать новую Кассовую книгу.

Расчетный счет. На счетах в банках аккумулируются свободные денежные средства организации, полученные за реализованную продукцию, товары и услуги, а также прочие поступления. С расчетного счета производится оплата поставщикам за купленные материалы, погашение задолженности бюджету, получение наличных в кассу и т.п. Списание денежных средств осуществляется на основании распоряжения клиента. Без согласия организации списание может производиться только по решению суда, а также в случаях, предусмотренных законом.

Юридическое лицо имеет право открыть несколько расчетных счетов. Порядок совершения оформления операций по безналичным расчетам регулируется правилами Центрального Банка РФ. Формы безналичных расчетов определяются организацией самостоятельно и закрепляются в договорах с контрагентами. Если средств на счете для оплаты недостаточно, то расчетные документы оплачиваются по мере поступления денег в очередности, определенной законодательно. Расчетные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером, или лицами, на то уполномоченными, образцы подписей которых находятся в банке.

Бухгалтерский учет ведется на счете 51. Если у организации несколько расчетных счетов, открытых в разных банках, то учет операций на них ведется на отдельных субсчетах, открытых к счету 51.

Записи в учете производятся на основании выписок банка, которые представляют собой заверенные копии всех записей по счету клиента в течение операционного дня, включая остатки денежных средств на начало и конец, по дебету которого отражаются суммы поступивших денежных средств на расчетный счет, а по кредиту - списанные с расчетного счета. В бухгалтерском учете проводятся только те платежные документы, которые включены в банковскую выписку. К выписке прилагаются платежные документы.

Все банковские операции по безналичным расчетам¹⁵ осуществляются на основании платежных документов. К ним относятся:

1. Объявления о взносе денег - заполняется при оформлении сдачи денег в банк (выручка, остаток не выданной заработной платы, паевые взносы и т.д.). Банк в подтверждение приема денег выдает квитанцию. К выписке с расчетного счета прикладывается мемориальный ордер.

2. Чек - расходный платежный документ, которым оформляется получение наличных с расчетного счета. Для этого организация получает в банке денежную чековую книжку. Чеки выписываются в пределах остатка денежных средств на расчетном счете. На оборотной стороне обязательно указывается их целевое назначение.

3. Платежное поручение - распоряжение организации, даваемое банку на перечисление соответствующей суммы с ее расчетного счета на расчетные счета других организаций. Они принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. Ими оформляются перечисление денег за поставленные товары, услуги, платежи в бюджет всех уровней, перечисление средств по договорам и т.д. Платежи могут осуществляться электронно, почтой или телеграфом.

4. Платежное требование - содержит требование получателя средств (кредитора) по основному договору к плательщику (должнику) об уплате требуемой суммы в банк за полученные товары, оказанные услуги согласно направленным в банк плательщика расчетным и отгрузочным документам.

5. Инкассовые поручения и другие.

Все банковские документы заполняются без помарок и исправлений. Право первой подписи принадлежит руководителю, второй - главному бухгалтеру. Они могут составляться на бумажных носителях и в виде электронного документа. Чеки выписываются вручную чернилами (пастой) черного или синего цвета. Расчетные документы действительны в течение 10 дней, не считая дня составления. Расчетные документы принимаются банками на любую сумму. Документы должны содержать все обязательные реквизиты: наименование, номер и дата документа, вид и назначение платежа, наименование плательщика и получателя и их полные банковские реквизиты, очередность платежа, сумма платежа (цифрами и прописью). Число реквизитов может варьироваться в зависимости от формы расчетов.

Касса. Для расчетов наличными деньгами организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Руководитель организации обязан оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. Если необходимые условия, обеспечивающие сохранность денег в кассе или при их транспортировке, не созданы по вине руководителя, то они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

Наличные деньги, полученные в банке, должны расходоваться строго на цели, указанные в чеке. Организация может иметь в кассе деньги в пределах лимитов, устанавливаемых банками, по согласованию с руководителем организации. При необходимости лимит кассы может быть пересмотрен. Всю наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организация обязана сдавать в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками. Остаток наличных денег в кассе сверх лимита допускается только для оплаты труда, выплаты пособий и стипендий не свыше 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним - до 5 дней). Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Касса организации предназначена для хранения и выдачи наличных денег и денежных документов (почтовых марок, проездных билетов, туристических путевок и т.п.)

Как правило, организация имеет одну (главную) кассу. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность принятых им ценностей и обязан возместить ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного исполнения своих обязанностей. С приказом кассир должен быть ознакомлен под расписку. Кассиру запрещается передоверять исполнение своих обязанностей другому лицу. Если в организации только один кассир, то в случае необходимости его замены (на время отпуска, например) исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу (решению) руководителя.

Если кассир оставил работу внезапно (в случае болезни, например), то находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации и в присутствии комиссии, назначенной приказом руководителя. Результаты пересчета фиксируются в акте.

Документальное оформление кассовых операций по приему и выдаче наличных денежных средств регулируется положениями о кассовых операциях, утверждаемыми Центральным банком Российской Федерации. Кассовые операции оформляются только унифицированными первичными документами, утвержденными Госкомстатом России:

1. Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) и Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) - составляются в единственном экземпляре и передаются к исполнению в день их выписки. Недопустимо передавать их в кассу через лиц, которые должны внести или получить наличные деньги. К ордерам прилагаются необходимые оправдательные документы. Нумерация приходных и расходных ордеров ведется отдельно по порядку с начала года и до его окончания. Кассовые ордера составляются на основании первичных документов. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается кассиром и главным бухгалтером, заверяется печатью организации и выдается на руки лицу, сдавшему деньги. Номер и дата приходного кассового ордера должны соответствовать номеру и дате квитанции. Если приходный кассовый ордер был оформлен для получения наличных с расчетного счета в банке, то квитанция прилагается к выписке банка по расчетному счету, с которого получены наличные. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом, заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не допускается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

2. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

3. Кассовая книга (форма № КО-4) – здесь кассиром ведется текущий учет кассовых операций. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице книги делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано листов», которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в книге ведутся в двух экземплярах. Одна часть (линованная) заполняется кассиром и является первым экземпляром, вторая (нелинованная) заполняется под копирку. Первые экземпляры остаются в книге, вторые - отрывные и служат отчетом кассира за день. Первый и второй экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

4. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) - кассир записывает все операции по приему и выдаче денежных средств сразу после их совершения на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, остаток на конец рабочего дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми ордерами. Бухгалтер проверяет правильность проставленной корреспонденции, арифметических итогов. Если книга ведется автоматизированным способом, то к началу следующего дня должны формироваться Вкладной лист кассовой книги и Отчет кассира.

Расчеты с подотчетными лицами. Подотчетные суммы включают наличные денежные средства, выдаваемые персоналу организации (а в случае необходимости и другим физическим лицам) на расходы в служебных командировках, представительские цели, приобретение товарно-материальных ценностей, оплату услуг, расходы представительств и филиалов.

Подотчетные суммы могут выдаваться путем перечисления денежных средств на персональную расчетную карту физического лица. Порядок выдачи наличных денег подотчетным лицам регулируется правилами ведения кассовых операций, которые утверждает Центральный банк Российской Федерации.

Все лица, получившие подотчетные суммы, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока отчитаться об их фактическом расходовании, представив авансовый отчет и необходимые оправдательные документы. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Невозвращенные вовремя подотчетные суммы могут удерживаться из зарплаты сотрудника. Признается, что организация проавансировала свои обязательства по оплате труда. Крупные суммы, которые невозможно удержать из заработной платы, признаются недостачами и на них предъявляются судебные иски.

Авансовый отчет - это сводный документ первичного учета, составляемый подотчетным лицом самостоятельно (в случае компьютерного ведения бухгалтерии - с помощью бухгалтера), где указывается цель и дата получения подотчетный суммы, перечисляются оправдательные документы и произведенные расходы. Авансовый отчет, утвержденный руководителем, является основанием для списания подотчетной суммы с подотчетного лица. Авансовые отчеты представляются в течение 3-х дней после установленного руководителем срока выполнения задания (окончания командировки). Подотчетные суммы на хозяйственные и операционные расходы выдаются обычно на срок не более 15 дней.

Наиболее распространенной причиной выдачи подотчетных сумм является служебная командировка. В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель должен возместить сотруднику: расходы по найму жилого помещения, расходы по проезду, суточные, иные расходы, произведенные работником с ведения или разрешения администрации (например, расходы на страховые сборы по обязательному страхованию пассажиров, бронирование билетов и мест в гостиницах).

Порядок возмещения расходов определяется коллективным договором или нормативным актом организации.

Командировочное удостоверение - основание для служебной командировки, в котором указывается цель и время командировки, населенные пункты, куда направляется командируемый. Общий срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая время нахождения в пути, подтвержденное датами проездных документов и отметками на командировочном удостоверении, заверенных печатью, в каждом пункте, где побывал командируемый. День отъезда в командировку и приезда к постоянному месту работы определяется по датам отправления транспорта. Сутки отправления (или прибытия) начинаются в 0 часов и заканчиваются в 24 часа по местному времени.

Приобретенные материальные ценности сдаются на склады, а к авансовым отчетам вместе с товарными чеками, прикладываются приемные документы материальных складов.

В бухгалтерском учете для учета выданных подотчетных сумм, их расходования по предоставленным авансовым отчетам, учета остатков или перерасходов денежных средств используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Дебетовое сальдо по конкретному сотруднику равно остатку денежных средств, полученных им под отчет. Кредитовое сальдо означает задолженность организации перед сотрудником вследствие перерасхода денежных средств, выданных под отчет. Бухгалтерские проводки по 71 счету делаются на основании документов по учету расходования денежных средств, оформленных в установленном порядке, и утвержденных руководителем авансовых отчетов.

Задания

Задание 1. Вы осуществили продажу своего товара. Оформите входящее платежное поручение от покупателя за проданный товар.